Checklist para organizar un musical escolar

Organizar un musical escolar exige coordinar escenario, alumnado, familias, voluntariado y público en un mismo calendario. Empieza por confirmar la sala y las funciones; después encadena entradas, ensayos, vestuario, decorado, sonido e iluminación. Esta checklist reúne 74 tareas y 65 materiales para que no llegues a la semana del estreno sin micrófonos, programas o instrucciones para los voluntarios. Reserva el equipo técnico y cierra el reparto con margen suficiente para hacer pruebas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y la sala
2 personas
Planificar las funciones
3 personas
Fijar los precios de las entradas
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Registrar la venta de entradas
2 personas
Reservar la sala
Hacer la reserva de iluminación y sonido
Reunir el guion y la música
2 personas
Establecer el reparto de papeles
3 personas
Distribuir el programa de ensayos
2 personas
Inventariar los disfraces
3 personas
Ajustar los disfraces
3 personas
Reunir los accesorios
3 personas
Hacer paneles decorativos
5 personas
Pintar la decoración
5 personas
Desarrollar el plan de iluminación
2 personas
Probar la música y las señales
3 personas
Comprobar los micrófonos
2 personas
Preparar la distribución del público
2 personas
Imprimir el programa
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir las instrucciones para voluntarios
Pedir el catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el stock de vajilla
2 personas
Realizar el ensayo técnico
6 personas
Realizar el ensayo general
15 personas
Hacer la compra
3 personas
Empaquetar ropa y accesorios
4 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Despejar el suelo del salón
4 personas

Evento

Llevar la decoración al recinto
6 personas
Montar el escenario y la decoración
6 personas
Colocar las sillas para el público
5 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Conectar la técnica
3 personas
Probar la luz y el sonido
3 personas
Preparar los disfraces
3 personas
Preparar los accesorios
3 personas
Pintar la cara a los jugadores
4 personas
Cambiar a los jugadores
4 personas
Dar instrucciones a los acompañantes del público
2 personas
Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir programas
2 personas
Realizar el control de entradas
2 personas
Guiar la primera función
6 personas
Servir bebidas del descanso
6 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Revisar la sala durante el evento
2 personas
Coordinar la segunda función
6 personas
Servir el buffet del descanso
6 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

Desmontar la decoración y los atrezos
6 personas
Apagar la técnica
3 personas
Reunir los trajes
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
5 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Guardar decorado y materiales
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Lavar los disfraces
3 personas
Comprobar y guardar los sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 120
Mesas plegablescant. 8
Mesas de cervezacant. 4
Percheroscant. 3
Percheroscant. 4
Taburetes de barcant. 4
Papeleracant. 6
Bloques de podiocant. 12
Paneles decorativoscant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 140
Tazascant. 40
Platos de postrecant. 120
Servilletas de papelcant. 300
Cucharillascant. 50
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables de audiocant. 12
Portátil
Controlador de la lista de reproducción
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6

Iluminación

Focos de escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnaldas LEDcant. 6
Lámparas LED de repuestocant. 10

Decoración

Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 4
Guirnaldas festivascant. 12
Tela decorativacant. 6
Cortinas del escenariocant. 2
Jardinerascant. 6
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 8
Atriles para programascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Cestas de pancant. 8
Bandejas de serviciocant. 10
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 2
Alfombrillas para tabla de cortarcant. 4

Limpieza

Escobacant. 3
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Carros de limpiezacant. 2
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Spray desinfectantecant. 4

Catering

Compras

Consejos

Confirma la sala y el número de funciones antes de enviar invitaciones: cualquier cambio afecta a las entradas, los ensayos y la distribución del público.
Cierra el reparto de papeles y reúne el guion y la música antes de preparar el calendario de ensayos. Deja al menos una sesión específica para probar entradas, salidas y señales.
No dejes el vestuario y los accesorios para los últimos días. Haz un inventario, prueba cada conjunto y marca los cambios de ropa para evitar búsquedas durante la función.
Reserva con antelación los micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas y focos. Programa una prueba técnica completa, incluidos cables, regletas, música y señales, antes del estreno.
Imprime el programa, las tarjetas con nombres y las instrucciones para voluntarios al menos 2 días antes. Prepara también la colocación de asientos, percheros, mesas y papeleras antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un musical escolar?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes del estreno. Las primeras 2 semanas deberían servir para confirmar sala y funciones, fijar las entradas y cerrar el reparto; reserva las últimas 2 semanas para ensayos técnicos y ajustes.
¿Cuándo hay que reservar el sonido y la iluminación para un musical escolar?: Reserva el equipo técnico al menos 6 semanas antes. Haz una prueba completa de micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, focos, cables y señales entre 7 y 10 días antes de la primera función.
¿Cuántos ensayos necesita un musical escolar?: Planifica como mínimo 8 ensayos: 5 para escenas y música, 1 con vestuario y accesorios, 1 en la sala y 1 ensayo técnico con sonido e iluminación. Añade otro si hay cambios de decorado o varias funciones.
¿Cuándo imprimir los programas y preparar a los voluntarios?: Imprime los programas y las instrucciones para voluntarios 2 o 3 días antes, cuando ya estén confirmados los horarios y la distribución del público. Entrega las instrucciones en una reunión breve de 30 minutos antes de abrir las puertas.

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