Schoolmusical organiseren: checklist en planning

Een schoolmusical vraagt om meer dan repetities en een podium. Je regelt tegelijk de zaal, cast, crew, kaartverkoop, kostuums, decor, techniek en ontvangst van het publiek. Begin met datum, locatie en begroting en werk daarna toe naar een vast repetitierooster en een praktisch draaiboek. In de laatste weken ontstaan de meeste problemen: ontbrekende rekwisieten, ongelabelde kostuums, niet-geteste geluidsbestanden en kabels die nog niet veilig liggen. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en voorstelling vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
2 personen
Vergunningen en verzekeringen controleren
2 personen
Begroting en ticketprijs bepalen
2 personen
Themaregels en draaiboek maken
2 personen
Cast en rollen definitief maken
3 personen
Crew en vrijwilligerstaken verdelen
3 personen
Repetitierooster opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Ticketverkoop openen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Programma en route delen
2 personen
Affiches ophangen
3 personen
Decorontwerp uitwerken
3 personen
Kostuums inventariseren
3 personen
Kostuums passen en labelen
4 personen
Rekwisieten verzamelen
3 personen
Decoronderdelen maken
5 personen
Programmaboekjes vormgeven
2 personen
Programmaboekjes printen
2 personen
Reserveringen bevestigen
2 personen
Catering en boodschappen reserveren
2 personen
Techniekplan controleren
3 personen
Muziek en geluidsbestanden testen
2 personen
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
Publieksindeling maken
2 personen
Kaartverkoop en gastenlijst sluiten
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Decor en materialen klaarzetten
4 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Laad- en losruimte vrijhouden
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Podium en decor opbouwen
6 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Lichtapparatuur opstellen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek en cues testen
2 personen
Kostuums klaarleggen
3 personen
Rekwisieten per scène klaarzetten
3 personen
Grime en schminktafel inrichten
3 personen
Cast ontvangen
2 personen
Cast omkleden
4 personen
Cast schminken
4 personen
Doorloop met techniek uitvoeren
8 personen
Pauzedrankjes klaarzetten
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
Dranken en hapjes serveren
4 personen
Voorstelling starten
3 personen
Licht en geluid bedienen
3 personen
Rekwisieten wisselen
3 personen
Cast begeleiden bij verkledingen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze verzorgen
5 personen
Voorstelling afsluiten
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Cast uitchecken
2 personen

Nazorg

Decor afbreken
5 personen
Techniek uitschakelen
3 personen
Kostuums verzamelen
3 personen
Rekwisieten inpakken
3 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren en reinigen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende kostuums retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Kassa en betalingen verwerken
2 personen
Foto- en videomateriaal archiveren
2 personen
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 250
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 8
Podiummodulesaantal 12
Krukkenaantal 10

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 4
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 20
Projector
Projectiescherm

Verlichting

LED-theaterspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Theelepelsaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 20
Kostuumhoezenaantal 50
Kledinglabelsaantal 60
Make-upspiegelsaantal 4
Grimekwastenaantal 12
Make-upbakjesaantal 12
Handdoekenaantal 12

Decoratie

Achterdoekenaantal 3
Decorpanelenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Slingersaantal 12
Plakbandaantal 8
Schilderstapeaantal 8
Touwaantal 2
Kabelbindersaantal 100
Naambadgesaantal 40
Wegwijzerbordenaantal 8
Programmastandaardsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een technische repetitie uiterlijk 7 dagen voor de voorstelling. Test dan de luidsprekers, het mengpaneel, de draadloze microfoons, de projector, HDMI-kabels en alle muziekbestanden in de echte zaal.
Label kostuums direct na het passen met naam en rol. Maak per speler één complete set en controleer minimaal 3 dagen voor de voorstelling of ontbrekende kleding of accessoires nog geregeld kunnen worden.
Maak het draaiboek per half uur voor de voorstellingsdag. Zet daarin onder meer zaalopbouw, ontvangst, garderobe, catering, opkomstmomenten, pauze en het opruimen van decor en techniek.
Open de ticketverkoop pas nadat zaalcapaciteit, ticketprijs en reserveringswijze zijn vastgelegd. Verwerk dieetwensen en reserveringen uiterlijk 5 dagen vooraf, zodat catering en boodschappen daarop kunnen worden afgestemd.
Loop de zaal 2 keer door: eerst bij de opbouw en daarna 60 minuten voor aanvang. Controleer dan de route, afzetpalen, stoelen, garderoberekken, verlichting, kabelgoten en vrije doorgangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolmusical organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, zaal, begroting en rollen. Reserveer de locatie en plan de repetities voordat je uitnodigingen en ticketverkoop opent.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een schoolmusical starten?: Open de kaartverkoop meestal 4 tot 6 weken voor de voorstelling, zodra capaciteit en ticketprijs definitief zijn. Sluit of controleer de reserveringen 5 dagen vooraf voor de planning van stoelen en catering.
Wanneer test je de techniek voor een schoolmusical?: Plan een volledige technische test uiterlijk 7 dagen vooraf en herhaal de controle op de voorstellingsdag. Test microfoons, muziek, projector, verlichting en kabels in de zaal waar je speelt.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een schoolmusical?: Reserveer minimaal 3 uur voor podium, decor, stoelen, garderobe, techniek en verlichting. Plan daarna minstens 60 minuten zonder publiek voor een laatste doorloop en veiligheidscontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.