Checklist para organizar un musical escolar

Un musical escolar necesita más que ensayos y un escenario. Hay que cerrar la fecha, la sala, el reparto y el presupuesto antes de anunciar la función; después vienen las entradas, los vestuarios, la decoración y las pruebas técnicas. Esta checklist te ayuda a ordenar 81 tareas y 68 materiales sin dejar para el último día los permisos, el sonido, los cables o las preferencias alimentarias. Úsala como calendario de trabajo desde la primera reunión hasta la salida del público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y la función
2 personas
Reservar la sede y la sala
2 personas
Comprobar permisos y seguros
2 personas
Definir el presupuesto y el precio de las entradas
2 personas
Crear las reglas del tema y el programa
2 personas
Cerrar reparto y papeles definitivamente
3 personas
Distribuir las tareas del equipo y de los voluntarios
3 personas
Elaborar el calendario de ensayos
2 personas
Enviar invitaciones
3 personas
Abrir la venta de entradas
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Compartir el programa y la ruta
2 personas
Colgar carteles
3 personas
Desarrollar el diseño de la decoración
3 personas
Inventariar los disfraces
3 personas
Probar y etiquetar los disfraces
4 personas
Reunir los accesorios
3 personas
Crear elementos de decoración
5 personas
Diseñar los libros del programa
2 personas
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Confirmar las reservas
2 personas
Reservar el catering y las compras
2 personas
Revisar el plan técnico
3 personas
Probar la música y los archivos de audio
2 personas
Despejar las salidas de emergencia
2 personas
Preparar la distribución del público
2 personas
Cerrar la venta de entradas y la lista de invitados
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la decoración y los materiales
4 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Mantener libre la zona de carga y descarga
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar el escenario y la decoración
6 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Montar la iluminación
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la música y las señales
2 personas
Preparar los disfraces
3 personas
Preparar el atrezzo por escena
3 personas
Montar la zona de maquillaje y peinado
3 personas
Recibir al elenco
2 personas
Vestir al elenco
4 personas
Maquillar al elenco
4 personas
Hacer el ensayo con el equipo técnico
8 personas
Preparar las bebidas del descanso
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Dejar listos los programas
2 personas
Recibir al público
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Guiar al público a sus asientos
3 personas
Servir bebidas y aperitivos
4 personas
Empezar la actuación
3 personas
Manejar luces y sonido
3 personas
Cambiar los atrezos
3 personas
Ayudar al elenco con los cambios de vestuario
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Organizar la pausa
5 personas
Cerrar el espectáculo
3 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Despedir al elenco
2 personas

Seguimiento

Desmontar la decoración
5 personas
Apagar la técnica
3 personas
Reunir los trajes
3 personas
Empaquetar los accesorios
3 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Revisar y limpiar los baños
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los disfraces prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Gestionar la caja y los pagos
2 personas
Archivar el material fotográfico y de vídeo
2 personas
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 250
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 3
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 8
Módulos de escenariocant. 12
Taburetescant. 10

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 6
Soportes para micrófonocant. 4
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 20
Proyector
Pantalla de proyección

Iluminación

Focos LED de teatrocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 6
Lámparas de bateríacant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Tenedores de postrecant. 120
Cucharillascant. 80
Bandejas de serviciocant. 8
Jarrascant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Pinzas de servircant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Acumuladores de fríocant. 20
Fundas para disfracescant. 50
Etiquetas de ropacant. 60
Espejos de maquillajecant. 4
Pinceles de maquillajecant. 12
Recipientes para maquillajecant. 12
Toallascant. 12

Decoración

Telones de fondocant. 3
Paneles decorativoscant. 8
Mantelescant. 8
Globoscant. 150
Bomba para globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Cinta de pintorcant. 8
Cuerdacant. 2
Bridascant. 100
Credencialescant. 40
Señales de orientacióncant. 8
Atriles para programascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de limpiezacant. 20
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la sala, los permisos y el seguro antes de abrir la venta de entradas. Reserva también un margen de al menos 60 minutos el día de la función para montar módulos de escenario, sillas, percheros y postes separadores.
Define el reparto y los papeles antes de publicar el programa. Etiqueta cada disfraz y accesorio con el nombre del alumno y prepara una zona de cambio con percheros para evitar pérdidas entre escenas.
Haz una prueba técnica completa al menos 7 días antes: micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, portátil, proyector, pantalla y archivos de audio. Comprueba también la longitud de los cables, las regletas y las canaletas para cables.
Calcula las bebidas para el público y el equipo con las preferencias dietéticas recogidas como mínimo 10 días antes. Reserva el catering y las compras cuando conozcas las inscripciones, y prepara vasos, tazas, platos, cubiertos y bandejas de servicio.
Imprime los folletos del programa y prepara la señalización 2 o 3 días antes. Comparte entonces el programa y la ruta, confirma las reservas y revisa que la iluminación de escena y la ambiental funcionen sin bloquear los pasillos.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un musical escolar?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la función. Durante las primeras 2 semanas fija la fecha, reserva la sala, comprueba permisos y seguros, define el presupuesto y cierra las reglas del tema.
¿Cuándo abrir la venta de entradas para un musical escolar?: Ábrela entre 3 y 4 semanas antes, cuando la sala, el reparto y el precio estén confirmados. Deja al menos 7 días para revisar inscripciones y recoger preferencias dietéticas antes de cerrar el catering.
¿Cuándo probar el sonido y los archivos de audio?: Haz una prueba completa 7 días antes y otra el mismo día, como mínimo 2 horas antes de que llegue el público. Prueba cada micrófono, altavoz, cable de audio, conexión HDMI y pista en el orden del programa.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un musical escolar?: Reserva entre 2 y 3 horas para montar escenario, sillas, iluminación, proyector, decoración y zona de vestuario. Añade 60 minutos para una pasada técnica y deja 30 minutos libres para corregir cables, focos o cambios de última hora.

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