Schulmusical organisieren: Die Checkliste für die Aufführung

Ein Schulmusical braucht deutlich mehr als Rollenverteilung und Proben. Saal, Genehmigungen, Technik, Kostüme, Requisiten, Tickets und Verpflegung müssen in der richtigen Reihenfolge zusammenpassen. Beginne mit Termin, Aufführungsort und Budget und plane die technischen Tests spätestens in der letzten Probenwoche. Diese Checkliste hilft dir, Fristen festzulegen und typische Lücken zu vermeiden – etwa fehlende Mikrofone, unbeschriftete Kostüme oder zu spät gedruckte Programmhefte.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Aufführung festlegen
2 Personen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
2 Personen
Genehmigungen und Versicherungen prüfen
2 Personen
Budget und Ticketpreis festlegen
2 Personen
Themeregeln und Ablaufplan erstellen
2 Personen
Besetzung und Rollen finalisieren
3 Personen
Crew- und Freiwilligenaufgaben verteilen
3 Personen
Probenplan erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
3 Personen
Ticketverkauf öffnen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Programm und Route teilen
2 Personen
Plakate aufhängen
3 Personen
Dekorentwurf ausarbeiten
3 Personen
Kostüme inventarisieren
3 Personen
Kostüme anprobieren und beschriften
4 Personen
Requisiten sammeln
3 Personen
Dekorteile herstellen
5 Personen
Programmhefte gestalten
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Reservierungen bestätigen
2 Personen
Catering und Einkäufe reservieren
2 Personen
Technikplan prüfen
3 Personen
Musik- und Audiodateien testen
2 Personen
Notausgänge freihalten
2 Personen
Zuschaueraufteilung erstellen
2 Personen
Kartenverkauf und Gästeliste schließen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Dekoration und Materialien aufstellen
4 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Lade- und Entladebereich freihalten
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Bühne und Dekor aufbauen
6 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Lichttechnik aufbauen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Musik und Cues testen
2 Personen
Kostüme bereitlegen
3 Personen
Requisiten pro Szene bereitstellen
3 Personen
Schmink- und Maskenstation einrichten
3 Personen
Cast empfangen
2 Personen
Cast umkleiden
4 Personen
Cast schminken
4 Personen
Technik-Durchlauf durchführen
8 Personen
Pausengetränke bereitstellen
2 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
Publikum empfangen
4 Personen
Tickets kontrollieren
3 Personen
Publikum zu den Sitzplätzen begleiten
3 Personen
Getränke und Snacks servieren
4 Personen
Vorstellung starten
3 Personen
Licht und Ton bedienen
3 Personen
Requisiten austauschen
3 Personen
Cast bei den Kostümwechseln begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pause organisieren
5 Personen
Vorstellung beenden
3 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Cast auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Deko abbauen
5 Personen
Technik ausschalten
3 Personen
Kostüme einsammeln
3 Personen
Requisiten einpacken
3 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten überprüfen und reinigen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Kostüme zurückgeben
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
Kasse und Zahlungen abwickeln
2 Personen
Foto- und Videomaterial archivieren
2 Personen
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 250
BarhockerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 8
BühnenelementeAnz. 12
HockerAnz. 10

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 4
Laptop
HDMI-KabelAnz. 3
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 20
Projektor
Projektionsleinwand

Beleuchtung

LED-TheaterspotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
BatterielampenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
GebäckgabelnAnz. 120
TeelöffelAnz. 80
ServiertablettsAnz. 8
KaraffenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KühlelementeAnz. 20
KostümhüllenAnz. 50
KleideretikettenAnz. 60
Make-up-SpiegelAnz. 4
Make-up-PinselAnz. 12
Make-upbehälterAnz. 12
HandtücherAnz. 12

Dekoration

HintergrundvorhängeAnz. 3
DekorplattenAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 12
KlebebandAnz. 8
AbdeckbandAnz. 8
SeilAnz. 2
KabelbinderAnz. 100
NamensschilderAnz. 40
Wegweiser-SchilderAnz. 8
ProgrammständerAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
PutzlappenAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Saal möglichst 12 bis 16 Wochen vor der Aufführung fest. Prüfe dabei auch Fluchtwege, Bestuhlung, Garderobe und die benötigten Bühnenelemente.
Plane Rollen, Crew und Proben nicht nur nach dem Auftritt. Lege zusätzlich mindestens eine vollständige Durchlaufprobe mit Kostümen, Requisiten, Musik, Projektion und Licht an.
Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop, HDMI- und Audiokabel spätestens 7 Tage vorher im echten Saal. Ein kurzer Technikcheck am Aufführungstag reicht nicht für Fehlersuche.
Inventarisiere Kostüme und Requisiten mindestens 3 Wochen vorher. Beschrifte jedes Kostüm direkt nach der Anprobe und lege Ersatzlösungen für fehlende oder beschädigte Teile fest.
Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Ablauf, Sitzplätze und Verpflegung geklärt sind. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Aufführung und bestätige Reservierungen danach gesammelt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Schulmusical organisieren?: Starte idealerweise 12 bis 16 Wochen vor der Aufführung mit Termin, Saal, Budget und Genehmigungen. Rollen, Probenplan und Technik sollten spätestens 8 Wochen vorher feststehen.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Schulmusical beginnen?: Öffne den Ticketverkauf etwa 4 bis 6 Wochen vor der Aufführung, sobald Sitzplätze, Ablauf und Preis festgelegt sind. So bleiben mindestens 3 Wochen für Anmeldungen und Rückfragen.
Wann müssen Kostüme und Requisiten für ein Schulmusical fertig sein?: Plane die Inventur und erste Anprobe mindestens 3 Wochen vor dem Auftritt. Alle Kostüme sollten spätestens 7 Tage vorher beschriftet und die wichtigsten Requisiten im Ablauf getestet sein.
Wann soll die Technikprobe für ein Schulmusical stattfinden?: Führe den vollständigen Techniktest spätestens 7 Tage vor der Aufführung im Saal durch. Plane zusätzlich am Aufführungstag 2 bis 3 Stunden für Aufbau, Soundcheck, Licht und Projektion ein.

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