Schoolkamp organiseren: checklist en planning
Een schoolkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie en een programma. Je regelt tegelijk deelnemers, toestemming, medische informatie, vervoer, overnachting, activiteiten, maaltijden en veiligheid. Met 82 taken en 56 benodigdheden helpt dit plan je om eerst de afhankelijkheden vast te leggen en daarna pas alles klaar te zetten. Vooral dieetwensen, noodcontacten, tentindeling, regenactiviteiten en gekoeld voedsel worden vaak te laat geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Medische informatie verzamelen
2 personen
Noodcontacten controleren
2 personen
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Vervoer reserveren
Kampeerterrein reserveren
Activiteiten reserveren
2 personen
Kampindeling maken
3 personen
Kamer- en tentindeling maken
3 personen
Dagprogramma uitwerken
3 personen
Weersvoorspelling controleren
Alternatief regenprogramma maken
3 personen
Boodschappenlijst maken
2 personen
Boodschappen bestellen
2 personen
Kampmateriaal controleren
3 personen
Kampeermateriaal aanvullen
2 personen
EHBO-materiaal aanvullen
2 personen
Materialen labelen
3 personen
Bagage-instructies versturen
Boodschappen ophalen
3 personen
Vers voedsel koelen
2 personen
Bagage verzamelen
4 personen
Vervoer laden
4 personen
Event
Aanwezigheid registreren
3 personen
Bagage inladen
4 personen
Veiligheidsinstructies geven
3 personen
Naar kampterrein reizen
6 personen
Tentlocaties aanwijzen
3 personen
Tenten opzetten
10 personen
Bagage verdelen
4 personen
Avondeten voorbereiden
4 personen
Avondeten serveren
5 personen
Kampregels uitleggen
3 personen
Avondactiviteit begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondsnack uitdelen
2 personen
Nachttoezicht uitvoeren
3 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
5 personen
Dagmateriaal uitdelen
3 personen
Ochtendactiviteit begeleiden
6 personen
Lunchpakketten uitdelen
4 personen
Middagactiviteit begeleiden
8 personen
Fruit en drinken uitdelen
3 personen
Diner voorbereiden
5 personen
Diner serveren
5 personen
Avondspel begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Nachttoezicht uitvoeren
3 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
5 personen
Ochtendactiviteit begeleiden
6 personen
Lunch voorbereiden
4 personen
Lunch serveren
5 personen
Middagactiviteit begeleiden
8 personen
Tenten controleren
4 personen
Diner voorbereiden
5 personen
Diner serveren
5 personen
Slotavond begeleiden
6 personen
Avondsnack uitdelen
2 personen
Nachttoezicht uitvoeren
3 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
5 personen
Tenten afbreken
10 personen
Terrein schoonmaken
8 personen
Bagage sorteren
4 personen
Vervoer laden
5 personen
Aanwezigheid controleren
3 personen
Terugreis begeleiden
6 personen
Nazorg
Bagage uitladen
5 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen schoonmaken
5 personen
Servies afwassen
4 personen
Afval afvoeren
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Materiaal inventariseren
3 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Ouders informeren over afronding
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Kampeertentenaantal 20
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 12
- Picknickbankenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 4
- Opbergkrattenaantal 20
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 80
- Herbruikbare kommenaantal 80
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Messenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Lepelsaantal 80
- Opscheplepelsaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 8
- Koks-messenaantal 8
- Mengkommenaantal 8
- Koelboxenaantal 8
- Gasbrandersaantal 4
- Kookpannenaantal 8
- Koekenpannenaantal 4
- Waterketelsaantal 4
- Jerrycansaantal 8
- Dienbladenaantal 8
Apparatuur
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Mobiele speakersaantal 2
- Megafonenaantal 2
- Powerbanksaantal 8
Verlichting
- LED-lantaarnsaantal 12
- Hoofdlampenaantal 20
- Slingerverlichtingaantal 4
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 4
- Korfballenaantal 4
- Volleybalnet
- Volleyballenaantal 4
- Frisbeesaantal 8
- Springtouwenaantal 8
- Pionnenaantal 30
- Lintjesaantal 40
- Spelkaartenaantal 8
- Gezelschapsspellenaantal 8
Schoonmaak
- Afwasteiltjesaantal 6
- Afwasborstelsaantal 8
- Sponzenaantal 12
- Herbruikbare doekenaantal 20
- Emmersaantal 8
- Bezemsetsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
- Handdoekrollenaantal 12
Catering
- EHBO-koffersaantal 3
- Drinkwatercontainersaantal 6
- Lunchboxenaantal 80
- Koelelementenaantal 40
- Boodschappen
Tips
- Begin 6 tot 8 weken vooraf met de deelnemerslijst, uitnodigingen, aanmeldingen en toestemmingsformulieren. Verzamel medische informatie, dieetwensen en noodcontacten in één overzicht en controleer dat vóór vertrek opnieuw.
- Reserveer vervoer, kampeerterrein en activiteiten zodra het aantal deelnemers redelijk vaststaat, bij voorkeur uiterlijk 4 weken vooraf. Zonder definitieve aantallen kun je de kampindeling, kamer- of tentindeling en boodschappen minder betrouwbaar maken.
- Werk 2 programma’s uit: een buitenprogramma en een regenprogramma. Controleer de weersvoorspelling 48 uur vooraf, maar houd het alternatief al klaar zodat je niet op het laatste moment activiteiten hoeft te vervangen.
- Controleer kampeermateriaal, EHBO-materiaal en kookmateriaal minimaal 2 weken vooraf. Tel onder meer tenten, koelboxen, gasbranders, kookpannen, jerrycans, LED-lantaarns, verlengkabels en powerbanks; ontbrekende spullen zijn vlak voor vertrek lastig te vervangen.
- Stuur de bagage-instructies uiterlijk 7 dagen vooraf en laat bagage minstens 1 dag voor vertrek verzamelen. Label materialen en bagage, koel vers voedsel direct na het ophalen en controleer vóór vertrek of indeling, deelnemerslijst en noodcontacten overeenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een schoolkamp organiseren?
- Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer vervoer, kampeerterrein en activiteiten uiterlijk 4 weken voor vertrek en verzamel toestemming, medische informatie en noodcontacten vóór je de definitieve indeling maakt.
- Wat moet je meenemen op schoolkamp?
- Denk naast persoonlijke bagage aan tenten, opbergkratten, herbruikbaar servies, kookgerei, koelboxen, gasbranders, jerrycans, EHBO-materiaal, verlengkabels, powerbanks en LED-lantaarns. Controleer deze materialen minimaal 2 weken vooraf en vul ontbrekende spullen aan.
- Wanneer verzamel je medische informatie voor een schoolkamp?
- Vraag medische informatie, dieetwensen en noodcontacten tegelijk met de aanmelding op, idealiter 6 tot 8 weken vooraf. Controleer de gegevens nog een keer in de laatste week en zorg dat begeleiders toegang hebben tot het actuele overzicht.
- Hoe plan je een schoolkamp bij slecht weer?
- Maak het regenprogramma uiterlijk 2 weken vooraf, zodat je activiteiten en materialen tijdig kunt aanpassen. Controleer de weersvoorspelling 48 uur vooraf en neem de definitieve beslissing over buitenactiviteiten uiterlijk de dag ervoor.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!