Schullandheim organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schullandheim-Aufenthalt steht und fällt mit sauberer Vorbereitung. Kläre zuerst Teilnehmer, Gesundheitsdaten, Einverständniserklärungen und Notfallkontakte, bevor du Transport, Unterkunft und Aktivitäten buchst. Danach folgen Zimmer- oder Zeltaufteilung, Tagesprogramm, Verpflegung und Material. Diese Checkliste führt dich durch 82 Aufgaben und 56 benötigte Gegenstände – einschließlich Regenprogramm, Kühlung frischer Lebensmittel und Gepäckorganisation.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Medizinische Informationen sammeln
2 Personen
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
Einverständniserklärungen einsammeln
2 Personen
Transport reservieren
Campingplatz reservieren
Aktivitäten reservieren
2 Personen
Campaufteilung erstellen
3 Personen
Zimmer- und Zeltaufteilung erstellen
3 Personen
Tagesprogramm ausarbeiten
3 Personen
Wettervorhersage prüfen
Alternatives Regenprogramm erstellen
3 Personen
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Einkäufe bestellen
2 Personen
Campmaterial kontrollieren
3 Personen
Campingausrüstung ergänzen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material auffüllen
2 Personen
Materialien beschriften
3 Personen
Gepäckanweisungen senden
Einkäufe abholen
3 Personen
Frische Lebensmittel kühlen
2 Personen
Gepäck sammeln
4 Personen
Transport beladen
4 Personen

Event

Anwesenheit erfassen
3 Personen
Gepäck einladen
4 Personen
Sicherheitsanweisungen geben
3 Personen
Zum Campgelände reisen
6 Personen
Zeltstandorte festlegen
3 Personen
Zelte aufbauen
10 Personen
Gepäck verteilen
4 Personen
Abendessen vorbereiten
4 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Campregeln erklären
3 Personen
Abendprogramm betreuen
6 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendsnack ausgeben
2 Personen
Nachtwache durchführen
3 Personen
Frühstück vorbereiten
4 Personen
Frühstück servieren
5 Personen
Tagesmaterial ausgeben
3 Personen
Morgenaktivität begleiten
6 Personen
Lunchpakete verteilen
4 Personen
Nachmittagsaktivität begleiten
8 Personen
Obst und Getränke ausgeben
3 Personen
Abendessen vorbereiten
5 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Abendspiel begleiten
6 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Nachtwache durchführen
3 Personen
Frühstück vorbereiten
4 Personen
Frühstück servieren
5 Personen
Morgenaktivität begleiten
6 Personen
Mittagessen vorbereiten
4 Personen
Mittagessen servieren
5 Personen
Nachmittagsaktivität begleiten
8 Personen
Zelte kontrollieren
4 Personen
Abendessen vorbereiten
5 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Abschlussabend begleiten
6 Personen
Abendsnack ausgeben
2 Personen
Nachtwache durchführen
3 Personen
Frühstück vorbereiten
4 Personen
Frühstück servieren
5 Personen
Zelte abbauen
10 Personen
Gelände reinigen
8 Personen
Gepäck sortieren
4 Personen
Transport beladen
5 Personen
Anwesenheit prüfen
3 Personen
Rückreise begleiten
6 Personen

Nachbereitung

Gepäck ausladen
5 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Materialien reinigen
5 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Material inventarisieren
3 Personen
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
Ort sauber übergeben
4 Personen
Eltern über den Abschluss informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

CampingzelteAnz. 20
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 12
PicknickbänkeAnz. 8
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare BecherAnz. 100
MesserAnz. 80
GabelnAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KochmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
KühlboxenAnz. 8
GasbrennerAnz. 4
KochtöpfeAnz. 8
PfannenAnz. 4
WasserkesselAnz. 4
KanisterAnz. 8
TablettsAnz. 8

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Mobile LautsprecherAnz. 2
MegafoneAnz. 2
PowerbanksAnz. 8

Beleuchtung

LED-LaternenAnz. 12
StirnlampenAnz. 20
LichtergirlandeAnz. 4

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
KorbbälleAnz. 4
Volleyballnetz
VolleyballsAnz. 4
FrisbeesAnz. 8
SpringseileAnz. 8
KegelAnz. 30
BändchenAnz. 40
SpielkartenAnz. 8
GesellschaftsspieleAnz. 8

Reinigung

SpülbeckenAnz. 6
SpülbürstenAnz. 8
SchwämmeAnz. 12
Wiederverwendbare TücherAnz. 20
EimerAnz. 8
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchrollenAnz. 12

Catering

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
TrinkwassercontainerAnz. 6
LunchboxenAnz. 80
KühlelementeAnz. 40
Einkäufe

Tipps

Sammle Anmeldungen, Ernährungswünsche, medizinische Informationen und Einverständniserklärungen nicht erst kurz vor der Abfahrt. Plane dafür mindestens 3 bis 4 Wochen Vorlauf und führe die Notfallkontakte in einer aktuellen Liste zusammen.
Reserviere Transport, Campingplatz und Aktivitäten, sobald die Teilnehmerzahl belastbar ist. Prüfe spätestens 14 Tage vorher, ob Buchungen, Anreisezeiten und Kapazitäten noch stimmen.
Erstelle Zimmer- oder Zeltaufteilung und Campaufteilung vor dem Packtag. Beschrifte Materialien und sende die Gepäckanweisungen mindestens 7 Tage vor Abfahrt, damit fehlende Ausrüstung noch ersetzt werden kann.
Plane neben dem Tagesprogramm ein Regenprogramm und prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn. So kannst du Aktivitäten, Kleidung und Material rechtzeitig anpassen, statt vor Ort improvisieren zu müssen.
Kontrolliere Camping- und Küchenmaterial mindestens 1 Woche vorher: Zelte, Kochausrüstung, Kühlboxen, Kanister, LED-Laternen, Powerbanks und Erste-Hilfe-Material. Frische Lebensmittel gehören erst am Abholtag in die Kühlung.

Häufige Fragen

Wann sollte man ein Schullandheim planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Teilnehmerliste, Unterkunft, Transport und Aktivitäten. Einverständniserklärungen, Gesundheitsdaten und Ernährungswünsche sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Abfahrt vollständig vorliegen.
Was muss man für ein Schullandheim organisieren?: Du brauchst unter anderem Teilnehmer- und Notfalldaten, Einverständniserklärungen, Transport, Unterkunft, Aktivitäten, Aufteilungen, Tages- und Regenprogramm sowie Verpflegung. Für Material und Gepäck solltest du eine eigene Kontrolle etwa 7 Tage vor Beginn einplanen.
Wie viel Essen und Trinken braucht man im Schullandheim?: Plane die Mengen anhand der bestätigten Teilnehmerzahl und aller erfassten Ernährungswünsche. Bestelle haltbare Einkäufe einige Tage vorher, hole frische Lebensmittel am Tag der Abfahrt ab und kühle sie unmittelbar in Kühlboxen oder Kühlschränken.
Wann soll man die Gepäckanweisungen für das Schullandheim verschicken?: Verschicke sie mindestens 7 Tage vor der Abfahrt. Nenne darin benötigte Kleidung, persönliche Dinge und besondere Ausrüstung; sammle das Gepäck anschließend früh genug, damit fehlende oder falsch beschriftete Taschen noch geklärt werden können.

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