Zo organiseer je een school open dag

Begin met een helder programma en leg vast welke ruimtes en lokalen bezoekers kunnen bekijken. Werk daarna de bezoekersroute uit, publiceer de open dag en verwerk aanmeldingen voordat je vrijwilligers en rondleiders indeelt. Controleer per lokaal techniek, presentaties en demonstraties afzonderlijk. In de laatste week draait alles om printwerk, bewegwijzering, catering en het verdelen van materialen, zodat de ontvangst op de dag zelf niet vastloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Ruimtes en lokalen toewijzen
2 personen
3
Plattegrond voor bezoekers maken
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Open dag online publiceren
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Rondleiders instrueren
3 personen
12
Presentaties verzamelen
2 personen
13
Demonstraties vastleggen
2 personen
14
Leveranciers reserveren
15
Catering bestellen
2 personen
16
Drankvoorziening reserveren
17
Techniek per lokaal controleren
3 personen
18
Bewegwijzering ontwerpen
2 personen
19
Bewegwijzering printen
20
Naamkaartjes printen
21
Presentatiemateriaal printen
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Versproducten controleren
2 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Materialen per lokaal verdelen
4 personen
26
Registratielijst klaarleggen
27
Sleutels en toegang regelen
2 personen
28
Toiletten controleren
2 personen
29
Oprit en entree controleren
2 personen
30
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
31
Buffettafels opstellen
3 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
33
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Infoborden plaatsen
3 personen
36
Routeborden buiten plaatsen
2 personen
37
Techniek in presentatieruimte testen
2 personen
38
Praktijklokaal veilig inrichten
3 personen
39
Werkstukken en projecten uitstallen
4 personen
40
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
41
Hapjes voorbereiden
4 personen
42
Cateringbuffet vullen
3 personen
43
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
44
Briefing rondleiders geven
3 personen
45
Registratiesysteem testen
2 personen

Event

46
Entree openen
2 personen
47
Bezoekers ontvangen
4 personen
48
Bezoekers registreren
3 personen
49
Programma uitdelen
2 personen
50
Rondleidingen begeleiden
8 personen
51
Presentaties verzorgen
4 personen
52
Demonstraties begeleiden
6 personen
53
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
54
Koffie en thee serveren
3 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
59
Route en publieksstromen begeleiden
3 personen
60
Vragen van bezoekers beantwoorden
4 personen
61
Aanmeldingen voor vervolgcontact noteren
2 personen
62
Laatste rondleiding afronden
3 personen
63
Bezoekers vriendelijk uitzwaaien
3 personen

Nazorg

64
Materialen uit lokalen verzamelen
4 personen
65
Buffet afbouwen
3 personen
66
Voedsel gekoeld opbergen
2 personen
67
Drankvoorraad opruimen
2 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
69
Versiering verwijderen
3 personen
70
Apparatuur uitschakelen
2 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Afval verzamelen
3 personen
73
Lokalen schoonmaken
5 personen
74
Sanitair schoonmaken
2 personen
75
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
76
Geleende materialen sorteren
2 personen
77
Materialen retourneren
2 personen
78
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
79
Aanmeldgegevens veilig archiveren
80
Bedankbericht versturen
81
Vervolgafspraken bevestigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 180
Ontvangstbalie
Statafelsaantal 8
Tafelkleedaantal 18
Kapstokkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Glazenaantal 200
Bordenaantal 200
Vorkenaantal 200
Messenaantal 100
Lepelsaantal 150
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Beamersaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
HDMI-kabelsaantal 6
Microfoonsaantal 3
Mobiele speakersaantal 3
Tabletsaantal 4
Opladersaantal 8
Prikbordenaantal 12
Flip-oversaantal 4
Stiftenaantal 24

Decoratie

Ballonnenaantal 300
Ballonnenpompaantal 3
Vlaggenlijnenaantal 12
Schoolbanierenaantal 4
Bloemstukkenaantal 8
Plakbandaantal 12
Dubbelzijdige tapeaantal 6
Touwaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilenaantal 6
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per rondleiding een vaste starttijd en houd per lokaal minimaal 10 minuten wisseltijd aan. Zo ontstaan er geen opstoppingen bij populaire demonstraties of presentaties.
Maak de plattegrond op basis van de echte bezoekersroute en test die minstens 7 dagen vooraf met iemand die de school niet kent. Controleer vooral ingangen, trappen, toiletten en lokalen met een eigen ingang.
Sluit de aanmeldingen uiterlijk 3 dagen voor de open dag af voor de eerste indeling. Gebruik de gegevens ook om dieetwensen, verwachte aantallen en de bezetting van rondleiders te controleren.
Test beamers, laptops, projectieschermen, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 1 week vooraf in elk lokaal waar een presentatie of demonstratie plaatsvindt. Leg reservekabels en presentatiemateriaal per lokaal klaar.
Zet dranken pas op de ochtend zelf koud en verdeel materialen per lokaal voordat bezoekers arriveren. Tel koffie, glazen, kopjes, borden en bestek per ruimte, zodat je niet tijdens het programma hoeft bij te vullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een school open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en ruimtes. Plan de publicatie en het aanmeldformulier uiterlijk 4 weken voor de open dag, zodat je genoeg tijd hebt voor indeling en communicatie.
Wanneer moet je vrijwilligers voor een school open dag indelen?: Maak een voorlopige indeling zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn en rond die af 7 dagen vooraf. Instrueer rondleiders uiterlijk 3 dagen van tevoren over route, starttijd, lokalen en bijzonderheden.
Hoeveel tijd moet je reserveren voor de voorbereiding op de dag zelf?: Reserveer minimaal 3 uur voor ontvangstbalie, bewegwijzering, techniek, catering en het verdelen van materialen. Laat alle ruimtes minstens 30 minuten voor de eerste bezoekers volledig klaarstaan.
Wanneer regel je catering en drank voor een school open dag?: Bestel catering en reserveer drankvoorziening minimaal 2 weken vooraf op basis van de aanmeldingen. Controleer versproducten 1 dag vooraf en zet dranken op de ochtend van de open dag koud.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.