Tag der offenen Tür an der Schule organisieren

Ein Tag der offenen Tür an der Schule braucht vor allem eine klare Abfolge: Erst legst du Datum, Programm und Räume fest, danach folgen Besucherplanung, Einladungen und Anmeldungen. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin müssen Helfer, Führungen, Präsentationen, Technik und Lieferanten verbindlich stehen. Kurz vor dem Öffnen verteilst du die Materialien raumweise, kühlst Getränke und prüfst die Beschilderung. So entstehen weniger Engpässe am Empfang und niemand sucht morgens noch Kabel, Namensschilder oder Vorführmaterial.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Räume und Klassenräume zuweisen
2 Personen
3
Besucherplan erstellen
2 Personen
4
Einladungen erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Tag der offenen Tür online veröffentlichen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Freiwillige einteilen
2 Personen
11
Führer anweisen
3 Personen
12
Präsentationen sammeln
2 Personen
13
Vorführungen dokumentieren
2 Personen
14
Lieferanten reservieren
15
Catering bestellen
2 Personen
16
Getränkeversorgung reservieren
17
Technik pro Raum prüfen
3 Personen
18
Beschilderung entwerfen
2 Personen
19
Beschilderung drucken
20
Namensschilder drucken
21
Präsentationsmaterial drucken
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Frischprodukte kontrollieren
2 Personen
24
Getränke kalt stellen
2 Personen
25
Materialien pro Raum verteilen
4 Personen
26
Registrierungsliste bereitlegen
27
Schlüssel und Zugang organisieren
2 Personen
28
Toiletten kontrollieren
2 Personen
29
Zufahrt und Eingang kontrollieren
2 Personen
30
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
31
Buffetische aufstellen
3 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
33
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Infotafeln aufstellen
3 Personen
36
Wegweiser im Außenbereich aufstellen
2 Personen
37
Technik im Präsentationsraum testen
2 Personen
38
Praktikumsraum sicher einrichten
3 Personen
39
Arbeiten und Projekte ausstellen
4 Personen
40
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
41
Snacks vorbereiten
4 Personen
42
Cateringbuffet auffüllen
3 Personen
43
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
44
Briefing für Rundgangsleiter geben
3 Personen
45
Registrierungssystem testen
2 Personen

Event

46
Eingang öffnen
2 Personen
47
Besucher empfangen
4 Personen
48
Besucher registrieren
3 Personen
49
Programm verteilen
2 Personen
50
Führungen begleiten
8 Personen
51
Präsentationen halten
4 Personen
52
Vorführungen betreuen
6 Personen
53
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
54
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Mülleimer leeren
2 Personen
58
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
59
Route und Publikumsströme begleiten
3 Personen
60
Besucherfragen beantworten
4 Personen
61
Anmeldungen für weiteren Kontakt notieren
2 Personen
62
Abschlussführung beenden
3 Personen
63
Besucher freundlich verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

64
Materialien aus den Räumen sammeln
4 Personen
65
Buffet abbauen
3 Personen
66
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
67
Getränkevorrat aufräumen
2 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
69
Dekoration entfernen
3 Personen
70
Geräte ausschalten
2 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Abfall sammeln
3 Personen
73
Räume reinigen
5 Personen
74
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
75
Beschilderung entfernen
2 Personen
76
Geliehene Materialien sortieren
2 Personen
77
Materialien zurückgeben
2 Personen
78
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
79
Anmeldedaten sicher archivieren
80
Dankesnachricht versenden
81
Folgetermine bestätigen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 180
Empfangstresen
StehtischeAnz. 8
TischdeckeAnz. 18
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
GläserAnz. 200
TellerAnz. 200
GabelnAnz. 200
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 20
ServierschalenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 6
BeamerAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
HDMI-KabelAnz. 6
MikrofoneAnz. 3
Mobile LautsprecherAnz. 3
TabletsAnz. 4
LadegeräteAnz. 8
PinnwändeAnz. 12
FlipchartsAnz. 4
StifteAnz. 24

Dekoration

BallonsAnz. 300
BallonpumpeAnz. 3
WimpelkettenAnz. 12
SchulbannerAnz. 4
BlumenarrangementsAnz. 8
KlebebandAnz. 12
Doppelseitiges KlebebandAnz. 6
SeilAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
BatterielampenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
WischmopsAnz. 6
EimerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane den Besucherfluss zuerst: Lege Empfang, Garderobe, Klassenräume und Führungswege fest und ordne jedem Raum eine klare Funktion zu. So vermeidest du, dass Gruppen an Türen warten oder sich im Gebäude kreuzen.
Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und frage dabei auch nach Ernährungswünschen. Prüfe die Anmeldungen spätestens 3 Tage vorher, damit Catering, Getränke und die Einteilung der Führer zur erwarteten Besucherzahl passen.
Teile Freiwillige mit konkreten Zeitfenstern ein: Für Empfang, Führungen, Raum Betreuung und Verpflegung sollte jeweils eine verantwortliche Person benannt sein. Gib Führern vor Beginn einen kurzen Ablauf mit Treffpunkt und Dauer.
Prüfe Technik nicht erst am Veranstaltungstag. Teste pro Präsentationsraum Laptop, Beamer, Projektionsfläche und Verlängerungskabel mindestens 1 Tag vorher und lege das Material anschließend direkt im jeweiligen Raum bereit.
Beschilderung und Namensschilder werden häufig zu spät gedruckt. Drucke sie spätestens am Vortag, stelle Wegweiser an Eingängen und Abzweigungen auf und halte Empfangstresen, Stifte und Namensschilder griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür an der Schule planen?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumaufteilung. Einladungen, Online-Veröffentlichung und Anmeldeformular sollten etwa 4 Wochen vor dem Termin verfügbar sein.
Wie viele Helfer braucht ein Tag der offenen Tür an der Schule?: Plane mindestens eine Person am Empfang, eine verantwortliche Person je Führungsgruppe und eine Betreuung pro geöffnetem Präsentationsraum ein. Für einen reibungslosen Ablauf sollten Helfer in Schichten von etwa 2 Stunden eingeteilt werden.
Wann sollte man Catering und Getränke bestellen?: Bestelle Catering und Getränke ungefähr 2 bis 3 Wochen vorher, sobald die Anmeldungen eine belastbare Größenordnung zeigen. Ernährungswünsche solltest du spätestens 7 Tage vor dem Termin an den Lieferanten weitergeben.
Was muss man am Tag vor dem Tag der offenen Tür erledigen?: Drucke Beschilderung, Namensschilder und Präsentationsmaterial, prüfe die Technik in jedem Raum und verteile die Materialien raumweise. Stelle Getränke kalt und kontrolliere Frischprodukte spätestens am Vorabend.

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