Organiser une journée portes ouvertes d’école, étape par étape

Commencez par fixer la date, le programme et les espaces accessibles aux visiteurs. Prévoyez ensuite le parcours, les inscriptions et les rôles des bénévoles avant de communiquer l’événement. Les présentations, démonstrations et visites doivent être préparées salle par salle, avec la technique testée à l’avance. Les derniers jours servent surtout à confirmer les effectifs, les besoins alimentaires, le catering, la signalétique et la répartition du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Attribuer les espaces et les salles
2 personnes
3
Créer un plan pour les visiteurs
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier la journée portes ouvertes en ligne
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Briefer les guides
3 personnes
12
Rassembler les présentations
2 personnes
13
Documenter les démonstrations
2 personnes
14
Réserver les fournisseurs
15
Commander le catering
2 personnes
16
Réserver les boissons
17
Vérifier la technique dans chaque salle
3 personnes
18
Concevoir la signalétique
2 personnes
19
Imprimer la signalisation
20
Imprimer les badges nominatifs
21
Imprimer le matériel de présentation
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Vérifier les produits frais
2 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Répartir le matériel par salle
4 personnes
26
Préparer la liste d’inscription
27
Organiser les clés et l’accès
2 personnes
28
Vérifier les toilettes
2 personnes
29
Vérifier l’accès et l’entrée
2 personnes
30
Préparer le point café
2 personnes
31
Installer les tables de buffet
3 personnes
32
Installer les tables et les chaises
5 personnes
33
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
34
Suspendre la décoration
3 personnes
35
Installer les panneaux d’information
3 personnes
36
Installer les panneaux d'itinéraire à l'extérieur
2 personnes
37
Tester la technique dans la salle de présentation
2 personnes
38
Aménager la salle de pratique en toute sécurité
3 personnes
39
Exposer les travaux et projets
4 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Préparer les en-cas
4 personnes
42
Remplir le buffet traiteur
3 personnes
43
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
44
Briefer les guides
3 personnes
45
Tester le système d'inscription
2 personnes

Événement

46
Ouvrir l’entrée
2 personnes
47
Accueillir les visiteurs
4 personnes
48
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
49
Distribuer le programme
2 personnes
50
Accompagner les visites guidées
8 personnes
51
Assurer les présentations
4 personnes
52
Encadrer les démonstrations
6 personnes
53
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
54
Servir le café et le thé
3 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
59
Encadrer le parcours et les flux de public
3 personnes
60
Répondre aux questions des visiteurs
4 personnes
61
Noter les inscriptions pour un suivi
2 personnes
62
Finaliser la dernière visite guidée
3 personnes
63
Faire un signe amical aux visiteurs au revoir
3 personnes

Suivi

64
Rassembler le matériel dans les salles de classe
4 personnes
65
Démonter le buffet
3 personnes
66
Stocker les aliments au frais
2 personnes
67
Ranger le stock de boissons
2 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Éteindre l’équipement
2 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Rassembler les déchets
3 personnes
73
Nettoyer les locaux
5 personnes
74
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
75
Retirer la signalétique
2 personnes
76
Trier le matériel emprunté
2 personnes
77
Retourner les matériels
2 personnes
78
Ranger le stock restant
2 personnes
79
Archiver les inscriptions en toute sécurité
80
Envoyer un message de remerciement
81
Confirmer les rendez-vous de suivi
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 180
Accueil
Tables hautesqté 8
Nappeqté 18
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verresqté 200
Assiettesqté 200
Fourchettesqté 200
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 150
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Vidéoprojecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Câbles HDMIqté 6
Microphonesqté 3
Enceintes mobilesqté 3
Tablettesqté 4
Chargeursqté 8
Panneaux d’affichageqté 12
Chevaletsqté 4
Marqueursqté 24

Décoration

Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 3
Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières de l'écoleqté 4
Compositions floralesqté 8
Ruban adhésifqté 12
Ruban adhésif double faceqté 6
Cordeqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes à batterieqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires des visites, des présentations et des démonstrations, puis attribuez chaque activité à une salle précise.
Ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour traiter les réponses et recueillir les besoins alimentaires. Utilisez ces informations pour ajuster le catering et prévoir l’accueil des visiteurs.
Préparez un parcours simple avec des panneaux visibles dès l’entrée. Imprimez la signalétique, les badges nominatifs et les supports de présentation avant le jour J, plutôt que de les produire dans l’urgence.
Briefez les guides et les bénévoles avec leurs horaires, leurs espaces et les consignes d’accueil. Prévoyez une personne capable de remplacer un bénévole absent et de répondre aux questions pratiques.
Testez chaque vidéoprojecteur, ordinateur portable, écran, rallonge et multiprise dans la salle où ils seront utilisés. Répartissez ensuite le matériel par salle et mettez les boissons au frais avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une journée portes ouvertes ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps d’établir le programme, de publier l’événement, de traiter les inscriptions, de réserver les fournisseurs et d’organiser les bénévoles.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines à l’avance, puis un rappel environ 7 jours avant. Fermez ou vérifiez les inscriptions 2 à 3 jours avant afin d’adapter l’accueil et le catering.
Comment organiser les visites pendant une journée portes ouvertes d’école ?: Limitez chaque groupe à une taille que le guide peut réellement accompagner, puis prévoyez des départs à horaires fixes, par exemple toutes les 30 minutes. Affichez le parcours et les salles sur un plan remis dès l’accueil.
Quand tester le matériel technique des présentations ?: Faites un premier test au moins 3 jours avant et un contrôle final le matin même. Vérifiez dans chaque salle l’image, le son, les câbles, les rallonges et les multiprises, puis gardez du matériel de remplacement accessible.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.