Zo organiseer je een schilderworkshop

Begin met de datum, locatie en groepsgrootte; die bepalen hoeveel werktafels, stoelen, doeken en verfsets je nodig hebt. Werk daarna het programma uit, van ontvangst en uitleg tot schildertijd, pauze en opruimen. Bestel materialen op basis van het aantal deelnemers en houd enkele extra sets achter de hand. De meeste problemen ontstaan doordat dieetwensen, droogtijd, afdekfolie en verpakkingsmateriaal pas op de laatste dag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Workshopprogramma opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst controleren
7
Benodigdheden inventariseren
8
Tafels en stoelen reserveren
9
Materialen bestellen
10
Catering reserveren
11
Verlichting controleren
12
Muziek selecteren
13
Voorbeeldschilderij maken
14
Deelnemersinformatie versturen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Schildermaterialen controleren
2 personen
17
Werkbladen en naamkaartjes maken
18
Catering voorbereiden
2 personen

Event

19
Locatie openen
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
21
Werkplekken afdekken
2 personen
22
Schildermaterialen klaarzetten
3 personen
23
Dranken koud zetten
24
Koffie en thee voorbereiden
25
Buffettafel inrichten
2 personen
26
Ontvangsttafel inrichten
27
Deelnemers ontvangen
2 personen
28
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
29
Workshop introduceren
30
Schildertechniek demonstreren
31
Deelnemers begeleiden
2 personen
32
Dranken bijvullen
33
Werktafels tussentijds aanvullen
2 personen
34
Pauzesnacks serveren
2 personen
35
Avondmaaltijd serveren
3 personen
36
Schilderijen laten drogen
2 personen
37
Werkstukken labelen
2 personen
38
Afsluiting verzorgen
39
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Schildermaterialen verzamelen
3 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Werktafels schoonmaken
3 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Locatie dweilen
2 personen
45
Decoratie verwijderen
2 personen
46
Materialen laten drogen
47
Werkstukken veilig verpakken
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Overgebleven materialen opbergen
50
Werkstukken bezorgen of ophalen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Buffettafel
Ontvangsttafel

Kunstmateriaal

Schildersdoekenaantal 32
Acrylverfsetsaantal 32
Penselen kleinaantal 40
Penselen middelaantal 40
Penselen grootaantal 24
Mengpalettenaantal 32
Waterbakkenaantal 32
Potlodenaantal 40
Gummenaantal 32
Scharenaantal 16
Schortenaantal 32
Tafelezelsaantal 32
Werkstuklabelsaantal 40
Verpakkingskartonaantal 35
Papieren handdoekenaantal 4
Afdekfolieaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Koffiekopjesaantal 32

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Serveerbladenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Presentatiestandaard

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 6
Tafeldecoratieaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Sponzenaantal 8
Vloertrekkersaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan naast de schilderinstructie minstens 15 minuten voor ontvangst en 20 tot 30 minuten voor opruimen. Zo hoeven deelnemers hun werkstuk niet gehaast in te pakken.
Zet per deelnemer vooraf een doek, acrylverfset, mengpalet, waterbak en drie penselen klaar: klein, middel en groot. Leg ook enkele reserve-exemplaren apart voor beschadigde of ontbrekende materialen.
Dek elke werkplek volledig af voordat de materialen arriveren en leg per tafel papieren handdoeken en schorten klaar. Verf op tafels en kleding kost na afloop meer tijd dan het afdekken vooraf.
Maak het voorbeeldschilderij vóór je het programma definitief maakt. Als een stap meer dan 10 minuten uitleg vraagt of de verf niet op tijd droogt, pas je de volgorde aan voordat de uitnodigingen uitgaan.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf met begintijd, locatie, kledingadvies en informatie over het meenemen van werkstukken. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding, niet pas bij de cateringbestelling.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een schilderworkshop te organiseren?: Reken op ongeveer 3 tot 4 weken voor een workshop met uitnodigingen, catering en bestelde materialen. Reserveer de locatie en tafels eerst; bestel de schildermaterialen daarna, zodat je aantallen en levertijd goed kunt controleren.
Hoeveel schildermaterialen heb je per deelnemer nodig?: Voor elke deelnemer heb je minimaal 1 schildersdoek, 1 acrylverfset, 1 mengpalet, 1 waterbak en 3 penselen nodig. Bestel of leg daarnaast 2 tot 3 extra sets klaar voor materiaal dat ontbreekt of beschadigd raakt.
Hoe richt je een schilderworkshopruimte in?: Zet de werktafels zo neer dat iedere deelnemer ongeveer 60 centimeter werkbreedte heeft en zorg voor vrije loopruimte tussen de tafels. Richt een aparte ontvangsttafel en buffettafel in en controleer de verlichting minstens 1 dag vooraf.
Wanneer stuur je de informatie voor een schilderworkshop?: Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vóór de workshop. Vermeld daarin de starttijd, route, kledingadvies, eventuele dieetwensen en hoe deelnemers hun werkstuk na afloop veilig kunnen meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.