Einen Malkurs Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Malkurs entscheidet die Vorbereitung darüber, ob die Gruppe sofort loslegen kann oder erst Material sucht und Tische umräumt. Lege zuerst Termin und Raum fest, plane danach Programm und Teilnehmerzahl und bestelle das Material passend dazu. In den letzten Tagen prüfst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Arbeitsplätze. Am Veranstaltungstag zählen abgedeckte Tische, vorbereitete Farben, kalte Getränke und ein geöffneter Raum zur richtigen Zeit.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2
Workshopprogramm erstellen
3
Einladungen verschicken
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Teilnehmerliste prüfen
7
Bedarf erfassen
8
Tische und Stühle reservieren
9
Materialien bestellen
10
Catering reservieren
11
Beleuchtung kontrollieren
12
Musik auswählen
13
Beispielgemälde anfertigen
14
Teilnehmerinformationen versenden
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Malmaterial prüfen
2 Personen
17
Arbeitsblätter und Namensschilder erstellen
18
Catering vorbereiten
2 Personen

Event

19
Location öffnen
2 Personen
20
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
21
Arbeitsplätze abdecken
2 Personen
22
Malmaterialien bereitstellen
3 Personen
23
Getränke kalt stellen
24
Kaffee und Tee vorbereiten
25
Buffet-Tisch einrichten
2 Personen
26
Empfangstisch einrichten
27
Teilnehmende empfangen
2 Personen
28
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
29
Workshop vorstellen
30
Maltechnik demonstrieren
31
Teilnehmende betreuen
2 Personen
32
Getränke nachfüllen
33
Werktafeln zwischendurch auffüllen
2 Personen
34
Pausensnacks servieren
2 Personen
35
Abendessen servieren
3 Personen
36
Gemälde trocknen lassen
2 Personen
37
Werkstücke beschriften
2 Personen
38
Abschluss organisieren
39
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

40
Malmaterialien sammeln
3 Personen
41
Geschirr abwaschen
2 Personen
42
Werktafeln reinigen
3 Personen
43
Abfall sammeln
2 Personen
44
Veranstaltungsort wischen
2 Personen
45
Dekoration entfernen
2 Personen
46
Materialien trocknen lassen
47
Werkstücke sicher verpacken
2 Personen
48
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
49
Übrig gebliebene Materialien verstauen
50
Werke liefern oder abholen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

ArbeitstischeAnz. 6
StühleAnz. 32
Buffet-Tisch
Empfangstisch

Kunstmaterial

LeinwändeAnz. 32
AcrylfarbsetsAnz. 32
Pinsel kleinAnz. 40
Pinsel mittelAnz. 40
Pinsel großAnz. 24
MischpalettenAnz. 32
WasserbehälterAnz. 32
BleistifteAnz. 40
RadiergummisAnz. 32
ScherenAnz. 16
SchürzenAnz. 32
TischaufstellerAnz. 32
WerkstücketikettenAnz. 40
VerpackungskartonAnz. 35
PapierhandtücherAnz. 4
AbdeckfolieAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 40
TellerAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
KaffeetassenAnz. 32

Küche

Kaffeemaschine
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 3
ServiertablettsAnz. 4
KühlboxenAnz. 3

Ausstattung

Bluetooth-Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
Präsentationsständer

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 6
TischdekorationAnz. 6

Reinigung

PutzeimerAnz. 3
SchwämmeAnz. 8
BodenabzieherAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Arbeitsplätze anhand der bestätigten Teilnehmerzahl: Pro Person brauchst du einen Stuhl, eine Leinwand, Farben, Pinsel, eine Mischpalette und einen Wasserbehälter. Bestelle Material nicht erst in der letzten Woche, falls Nachlieferungen nötig werden.
Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 5 bis 7 Tage vorher. Nenne Beginn, Dauer, Adresse, mitzubringende Kleidung und den Ablauf, damit Rückfragen nicht am Veranstaltungstag entstehen.
Bereite ein Beispielgemälde vor und lege Arbeitsblätter, Namensschilder und Werkstücketiketten vor Beginn aus. So kannst du die Einführung konzentrieren und ordnest fertige Bilder später eindeutig zu.
Decke jeden Arbeitstisch vollständig mit Abdeckfolie ab und stelle Papierhandtücher sowie Schürzen bereit. Wasser, Acrylfarbe und kleine Farbspritzer werden sonst schnell zum Problem, bevor der eigentliche Kurs startet.
Kümmere dich am Vortag um Getränke, Kaffee und Tee und richte den Buffet-Tisch vor dem Eintreffen der Gruppe ein. Getränke sollten beim Start kalt stehen, während Kaffeemaschine, Wasserkocher und Thermoskannen direkt einsatzbereit sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Malkurs organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin mit Raum, Programm und Materialbedarf. Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vorher und bestelle Verbrauchsmaterial nach der ersten Anmelderunde.
Wie viele Malplätze braucht man für einen Malkurs?: Plane einen vollständigen Arbeitsplatz pro bestätigter Person: Tischfläche, Stuhl, Leinwand und Malmaterial. Halte zusätzlich 1 bis 2 Ersatzsets bereit, falls Material beschädigt wird oder kurzfristig jemand dazukommt.
Wann soll ich die Teilnehmerliste und Ernährungswünsche prüfen?: Prüfe die Liste 7 Tage vor dem Malkurs und noch einmal 24 Stunden vorher. Zu diesem Zeitpunkt kannst du Catering, Geschirr, Sitzplätze und Materialmenge zuverlässig anpassen.
Was muss am Tag des Malkurses zuerst vorbereitet werden?: Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, decke die Arbeitsplätze ab und verteile danach Material, Namensschilder, Getränke sowie Kaffee und Tee.

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