Checklist voor een goed georganiseerde schilderworkshop

Een schilderworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen verf en doeken klaarzetten. Je regelt deelnemers, docent, zaalindeling, materialen, catering en een duidelijke ontvangst. Begin met de deelnemerslijst en bevestig daarna de zaal en docent, zodat je het programma en de inrichting daarop kunt afstemmen. In de laatste dagen controleer je vooral techniek, droogruimte, instructiebladen en schoonmaakmateriaal. Zo kunnen deelnemers direct starten zonder te wachten op een ontbrekende stoel, stekkerdoos of kwast.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Reservering zaal controleren
Docentafspraken bevestigen
Schilderprogramma uitwerken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Deelnemersbadges maken
Instructiebladen printen
Schilderdoeken klaarleggen
2 personen
Tafels afdekken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Ezels en droogrekken plaatsen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Materialentafels inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
Materialen uitleggen
Schildertechniek demonstreren
Deelnemers begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
Hapjes serveren
2 personen
Werkstukken laten drogen
2 personen
Pauzehapjes aanvullen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Werkstukken presenteren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Verf en materialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Werkstukken ophalen afspreken
Verloren spullen controleren
Retourmaterialen klaarzetten
Geleende materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Presentatietafelsaantal 2
Kledingrekken

Apparatuur

Schildersezelsaantal 24
Droogrekkenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 36
Koffiemokkenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Schenkkannenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 6
Serveerbladenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Welkomstbord
Naambordjesaantal 30
Pijlbordjesaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8
Schoonmaakdoekenaantal 12
Dweilenaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de deelnemerslijst uiterlijk één week vooraf definitief. Verzamel dan ook dieetwensen en stuur bevestigingen, zodat je het aantal stoelen, badges, instructiebladen en hapjes niet hoeft te schatten.
Bevestig de docentafspraken minimaal 7 dagen voor de workshop. Leg het schilderprogramma vast met begin-, pauze- en afrondingstijden en stem af hoeveel uitleg er aan het begin nodig is.
Richt de zaal eerst functioneel in: tafels afdekken, stoelen plaatsen en per werkplek een schilderdoek klaarleggen. Zet ezels en droogrekken zo neer dat deelnemers elkaar niet blokkeren en nat werk veilig kan staan.
Controleer de stroomvoorziening de dag ervoor. Tel het aantal verlengsnoeren en stekkerdozen, test de verlichting en houd koffiezetapparaten en waterkokers weg van schildermaterialen en looproutes.
Zet ontvangst en schoonmaak niet op het laatste moment klaar. Richt de ontvangsttafel in met welkomstbord en naambordjes, plaats emmers, sponzen en doeken binnen handbereik en plan na afloop tijd om tafels, vloer en materiaal schoon te maken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schilderworkshop organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de deelnemerslijst, uitnodigingen, zaal en docent. Maak het programma en de boodschappenlijst uiterlijk 1 week van tevoren definitief.
Hoeveel stoelen en tafels heb ik nodig voor een schilderworkshop?: Reken minimaal 1 stoel en 1 werkplek per bevestigde deelnemer, plus 1 ontvangsttafel en 1 of meer materialentafels. Tel 10% extra ruimte of een reserveplek mee als de zaal dat toelaat.
Wanneer moet ik de schildermaterialen klaarzetten?: Sorteer de materialen de dag vóór de workshop en leg doeken, ezels en instructiebladen op de workshopdag minstens 60 minuten voor ontvangst klaar. Richt droogrekken en materialentafels in voordat deelnemers binnenkomen.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de opbouw van een schilderworkshop?: Plan minimaal 2 uur voor tafels afdekken, stoelen en ezels plaatsen, verlichting aansluiten, materialen klaarleggen en koffie en thee voorbereiden. Reserveer na afloop nog 45 tot 60 minuten voor opruimen en schoonmaak.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.