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Malkurs organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Malkurs steht und fällt mit drei Dingen: bestätigten Teilnehmenden, vorbereitetem Material und einem Raum, in dem gearbeitet und getrocknet werden kann. Plane die Anmeldungen, Essenswünsche und Dozententermine frühzeitig und lege das Malprogramm fest, bevor du einkaufst. Am Kurstag brauchst du neben Leinwänden und Staffeleien auch klare Wege, gute Beleuchtung sowie einen Empfang mit Namensschildern. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und den Aufbau.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

  • Raumbuchung prüfen

  • Dozenten-Termine bestätigen

  • Malprogramm ausarbeiten

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    2 Personen

  • Teilnehmerausweise erstellen

  • Anleitungsblätter ausdrucken

  • Leinwände bereitstellen

    2 Personen

  • Tische eindecken

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Staffeleien und Trockenständer aufstellen

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Materialtische einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Materialien auslegen

  • Maltechnik demonstrieren

  • Teilnehmende betreuen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Werkstücke trocknen lassen

    2 Personen

  • Pausensnacks auffüllen

  • Abendprogramm betreuen

    3 Personen

  • Arbeiten präsentieren

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Farbe und Materialien sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Abholung der Arbeiten vereinbaren

  • Verlorene Gegenstände überprüfen

  • Rückgabematerialien bereitlegen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 30
  • PräsentationstischeAnz. 2
  • Kleiderständer

Ausstattung

  • StaffeleienAnz. 24
  • TrockengestelleAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 36
  • KaffeebecherAnz. 30
  • TellerAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 30
  • AusgießkannenAnz. 4

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • Willkommensschild
  • NamensschilderAnz. 30
  • WegweiserAnz. 6

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • SchwämmeAnz. 8
  • PutzlappenAnz. 12
  • WischmopsAnz. 2
  • BesensetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vor dem Malkurs ab. So kannst du Teilnehmende bestätigen, Ernährungswünsche erfassen und die benötigten Leinwände, Sitzplätze und Materialmengen zuverlässig planen.
  • Prüfe den Raum mindestens 3 Tage vorher: Für jeden Arbeitsplatz brauchst du einen Tisch und einen Stuhl, zusätzlich Platz für Staffeleien, Trockengestelle und einen Materialtisch. Kontrolliere auch Steckdosen und Verlängerungskabel.
  • Lege das Malprogramm vor dem Einkauf fest und sortiere die Materialien anschließend nach Arbeitsschritten. Anleitungsblätter solltest du mindestens einen Tag vorher ausdrucken, damit am Kurstag nichts am Drucker hängen bleibt.
  • Richte den Empfangstisch vor dem Aufbau der Arbeitsplätze ein. Lege Namensschilder, Teilnehmerausweise und eine Anwesenheitsliste bereit, damit die Begrüßung der Gruppe nicht zwischen dem Aufstellen von Tischen und Staffeleien untergeht.
  • Plane für die Ankunft mindestens 30 Minuten Vorlauf ein. Stelle Kaffee und Tee in Thermoskannen bereit, serviere Snacks auf Schalen und kontrolliere vor Beginn, ob Beleuchtung, Trockenständer und Materialtische einsatzbereit sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Malkurs organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Teilnehmerliste, Einladungen und Raumbuchung. Spätestens 7 Tage vor dem Termin sollten Anmeldungen und Ernährungswünsche abgeschlossen sein.
Wie viele Staffeleien brauche ich für einen Malkurs?
Plane grundsätzlich eine Staffelei pro gleichzeitig malender Person. Bei 12 Teilnehmenden brauchst du also 12 Staffeleien; zusätzlich sollte ein Trockengestell für fertige Arbeiten verfügbar sein.
Was muss ich am Tag vor dem Malkurs vorbereiten?
Sortiere die Materialien, drucke die Anleitungsblätter aus und lege Leinwände, Namensschilder sowie Teilnehmerausweise bereit. Prüfe außerdem Raum, Beleuchtung und die bestellten Einkäufe mindestens am Vorabend.
Wann soll ich den Raum für einen Malkurs aufbauen?
Plane für Tische, Stühle, Staffeleien, Trockenständer, Beleuchtung und Materialtische mindestens 60 bis 90 Minuten vor Beginn ein. Der Empfangstisch und Kaffee oder Tee sollten 30 Minuten vor dem Einlass fertig sein.

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