Checklist schilderworkshop organiseren

Een schilderworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen verf en canvasdoeken klaarleggen. Je regelt eerst de locatie, docent, techniek en inschrijvingen, daarna de materialen, catering en praktische deelnemersinformatie. Op de dag zelf moeten werktafels, stoelen, beschermfolie, droogrekken en de inchecktafel op tijd klaarstaan. Deze checklist helpt je de 44 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat je vlak voor de start nog materialen, dieetwensen of stroomaansluitingen moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Docent vastleggen
Thema en techniek bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst afronden
Programma naar deelnemers sturen
Materialen inventariseren
2 personen
Schildermaterialen inkopen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Eten en drinken controleren
Canvasdoeken voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes maken
Route en parkeren controleren

Event

Locatie openen
2 personen
Werktafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
2 personen
Schildermaterialen uitstallen
3 personen
Beschermfolie neerleggen
2 personen
Buffet en dranktafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
Inchecktafel klaarzetten
Deelnemers ontvangen
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Workshop introduceren
Schildertechniek demonstreren
Deelnemers begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Werktafels tussendoor reinigen
2 personen
Schilderijen laten drogen
2 personen
Buffet serveren
3 personen
Werkstukken presenteren
2 personen
Werkstukken veilig verpakken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Gebruikte verf verzamelen
2 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Voorraad terugpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 8
Stoelenaantal 32
Buffettafelsaantal 2
Inchecktafel
Droogrekkenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Presentatiescherm

Schildermateriaal

Canvasdoekenaantal 32
Acrylverfsetsaantal 32
Penselensetsaantal 32
Mengpalettenaantal 32
Waterbakjesaantal 32
Schildermessenaantal 16
Schildersponzenaantal 16
Potloodsetsaantal 16
Gummenaantal 32
Puntenslijpersaantal 8
Schetsboekenaantal 32
Schortenaantal 32
Verfbakjesaantal 32
Mengbekersaantal 32
Afdekfolieaantal 4
Schilderstapeaantal 8
Werkstuklabelsaantal 40

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Broodmandenaantal 3
Waterkannenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 40
Tafellopersaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 16
Handvegersaantal 2
Stofzuiger
Dweilmoppenaantal 2

Verlichting

Bureaulampenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het thema en de techniek vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo weten deelnemers wat ze gaan maken en kun je gericht acrylverfsets, penselen, schildermessen, sponzen en canvasdoeken inkopen.
Rond de deelnemerslijst enkele dagen voor de workshop af en verwerk dan ook dieetwensen. Stuur het programma, de route en parkeerinformatie uiterlijk 2 dagen vooraf naar alle deelnemers.
Controleer de materialen per deelnemer én per tafel. Reken naast canvasdoeken en verf ook op waterbakjes, mengpaletten, mengbekers, verfbakjes, potloden, gummen en werkstuklabels.
Plan de opbouw ruim voor de ontvangst: werktafels en stoelen eerst, daarna afdekfolie en schilderstape, vervolgens de materialen. Test presentatiescherm, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat de docent arriveert.
Zet eten en drinken op een aparte plek van de schildertafels. Richt buffet- en dranktafel in met herbruikbare bekers en borden, en bereid koffie en thee voordat de eerste deelnemer bij de inchecktafel aankomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schilderworkshop organiseren?: Leg de locatie, docent, techniek en het thema bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en rond de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor de workshop af.
Hoeveel schildermaterialen heb ik per deelnemer nodig?: Voorzie per deelnemer minimaal 1 canvasdoek, 1 acrylverfset, 1 penselenset, 1 mengpalet en 1 waterbakje. Leg daarnaast enkele extra sets, potloden, gummen en slijpers klaar voor verlies of beschadiging.
Wanneer zet ik een schilderworkshop klaar?: Begin minimaal 2 uur voor aanvang met de opbouw. Werktafels, stoelen, afdekfolie, droogrekken, materialen, buffet en inchecktafel moeten klaar zijn voordat deelnemers binnenkomen.
Wat moet ik vooraf aan deelnemers sturen?: Stuur het programma, de starttijd, route- en parkeerinformatie en eventuele kledinginstructies uiterlijk 2 dagen vooraf. Vraag dieetwensen op tijd uit, zodat eten en drinken bij de definitieve deelnemerslijst passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.