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Malkurs organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Malkurs braucht mehr Vorbereitung als Leinwände und Farbe. Du musst frühzeitig Raum, Dozent, Thema und Technik festlegen, Anmeldungen bündeln und Material für jede teilnehmende Person einplanen. Kurz vor dem Termin kommen Schutzfolien, vorbereitete Leinwände, Namensschilder sowie Kaffee und Getränke dazu. Die Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Empfang am Kurstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Dozent festlegen

  • Thema und Technik festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste abschließen

  • Programm an Teilnehmer senden

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Malmaterialien beschaffen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Speisen und Getränke kontrollieren

  • Leinwände vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

  • Route und Parken überprüfen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Arbeits­tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Malmaterialien auslegen

    3 Personen

  • Schutzfolie auslegen

    2 Personen

  • Buffet und Getränketisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

  • Check-in-Tisch vorbereiten

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

  • Workshop vorstellen

  • Maltechnik demonstrieren

  • Teilnehmende betreuen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Arbeitstische zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Gemälde trocknen lassen

    2 Personen

  • Buffet servieren

    3 Personen

  • Arbeiten präsentieren

    2 Personen

  • Werkstücke sicher verpacken

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Verbrauchte Farbe sammeln

    2 Personen

  • Materialien reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Restbestand zurückpacken

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • ArbeitstischeAnz. 8
  • StühleAnz. 32
  • BuffetischeAnz. 2
  • Check-in-Tisch
  • TrockengestelleAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Präsentationsbildschirm

Malmaterial

  • LeinwändeAnz. 32
  • AcrylfarbsetsAnz. 32
  • PinselsetsAnz. 32
  • MischpalettenAnz. 32
  • WasserschalenAnz. 32
  • MalmesserAnz. 16
  • Maler-SchwämmeAnz. 16
  • BleistiftsätzeAnz. 16
  • RadiergummisAnz. 32
  • BleistiftspitzerAnz. 8
  • SkizzenbücherAnz. 32
  • SchürzenAnz. 32
  • FarbschalenAnz. 32
  • MessbecherAnz. 32
  • AbdeckfolieAnz. 4
  • AbdeckbandAnz. 8
  • WerkstücketikettenAnz. 40

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 50
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • BrotkörbeAnz. 3
  • WasserkannenAnz. 4

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 40
  • TischläuferAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 16
  • HandfegerAnz. 2
  • Staubsauger
  • WischmoppsAnz. 2

Beleuchtung

  • SchreibtischlampenAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Teilnehmerliste spätestens 7 Tage vor dem Malkurs ab. Erst dann kannst du Leinwände, Schürzen, Pinsel, Farben und Sitzplätze passend zur tatsächlichen Gruppengröße vorbereiten.
  • Plane pro Arbeitsplatz mindestens einen Arbeitstisch und einen Stuhl ein. Prüfe außerdem, ob Trockengestelle, Wasserschalen und genügend Platz zum sicheren Trocknen der Bilder vorhanden sind.
  • Lege Abdeckfolie und Abdeckband spätestens am Vortag bereit und schütze damit Tische und Boden. Diese Vorbereitung wird häufig vergessen und kostet am Kurstag besonders viel Zeit.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und kontrolliere Speisen und Getränke am Vortag. Kaffee, Tee, Wasser und wiederverwendbare Becher sollten vor Kursbeginn vollständig am Getränketisch stehen.
  • Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem Empfang. So bleiben Zeit für Tische, Stühle, Check-in-Tisch, Präsentationsbildschirm, Materialien und die Kontrolle von Route und Parkmöglichkeiten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Malkurs organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung der Location und der Festlegung des Dozenten. Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Termin, damit du die Teilnehmerzahl rechtzeitig abschließen kannst.
Wie viel Material braucht man pro Person im Malkurs?
Plane für jede Person eine Leinwand, ein Acrylfarbset, ein Pinselset, eine Mischpalette, eine Wasserschale, einen Bleistift und einen Radiergummi ein. Bei gemeinsam genutzten Materialien solltest du zusätzlich mindestens 1 Set pro 2 bis 3 Teilnehmende vorsehen.
Wann sollte man die Leinwände und Arbeitsplätze vorbereiten?
Bereite die Leinwände möglichst am Vortag vor. Am Kurstag sollten Arbeits­tische, Stühle, Schutzfolie und Malmaterialien mindestens 60 Minuten vor dem Check-in aufgebaut sein.
Was muss am Tag vor dem Malkurs kontrolliert werden?
Prüfe am Vortag die Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Materialien, Technik und Getränke. Kontrolliere außerdem Route und Parkmöglichkeiten und sende das Programm spätestens 24 Stunden vorher an die Teilnehmenden.

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