Zo organiseer je een schilderworkshop zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, locatie en workshopbegeleider; die drie bepalen hoeveel deelnemers je aankunt en welke materialen nodig zijn. Verwerk daarna de aanmeldingen, dieetwensen en route-informatie, zodat je catering en boodschappen op aantallen kunt afstemmen. Bestel schilderdoeken, verf, penselen en beschermende materialen ruim vooraf. Op de dag zelf richt je eerst de werkplekken in, dek je de tafels af en zet je per deelnemer een complete set klaar voordat de ontvangst begint.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Workshopbegeleider vastleggen
3
Benodigdheden inventariseren
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Catering bestellen
9
Schildermateriaal bestellen
10
Locatie en route delen
11
Aanmeldingen en dieetwensen controleren
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Schildermateriaal ophalen
2 personen
15
Materialen per deelnemer klaarzetten
2 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
17
Schildersezels plaatsen
2 personen
18
Tafels afdekken
2 personen
19
Verlichting en muziek testen
20
Dranken koelen
21
Koffie en thee voorbereiden
22
Ontvangstruimte inrichten
2 personen

Event

23
Deelnemers verwelkomen
2 personen
24
Werkplekken toewijzen
2 personen
25
Workshop uitleggen
26
Schildertechniek demonstreren
27
Deelnemers begeleiden
2 personen
28
Dranken bijvullen
29
Hapjes serveren
2 personen
30
Werktafels tussentijds schoonmaken
31
Pauzehapjes aanvullen
32
Eindresultaten laten drogen
2 personen
33
Schilderijen veilig verpakken
2 personen
34
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Verfresten afsluiten
2 personen
36
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
37
Servies en glazen afwassen
2 personen
38
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
39
Werkruimte schoonmaken
2 personen
40
Schildermateriaal drogen en opbergen
2 personen
41
Geleende materialen retourneren
42
Overgebleven materialen opslaan
43
Deelnemersfoto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 20
Presentatietafel
Kapstokkenaantal 2

Schildermateriaal

Schilderdoekenaantal 20
Schildersezelsaantal 20
Acrylverfsetsaantal 20
Penselen kleinaantal 40
Penselen middelaantal 40
Penselen grootaantal 20
Mengpalettenaantal 20
Waterbakjesaantal 20
Potlodenaantal 25
Gummenaantal 20
Schildersmessenaantal 20
Schilderschortenaantal 20
Droogrekkenaantal 2
Werkdoekenaantal 20
Afplaktapeaantal 6
Paletmessenaantal 20

Servies

Drinkglazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 25
Bordenaantal 25
Besteksetsaantal 25

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Serveerplateausaantal 4
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 6
Naamkaartjesaantal 20
Pennenaantal 25

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponsdoekenaantal 12
Vuilnisbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de deelnemerslimiet vast voordat je materialen bestelt. Reken per deelnemer op een schilderdoek, ezel, acrylverfset, een kleine, middelgrote en grote penseel, een mengpalet en een waterbakje.
Bestel schildermateriaal niet pas wanneer de laatste aanmelding binnen is. Controleer minstens 7 dagen vooraf of alle doeken, verfsets, penselen, schilderschorten en droogruimte beschikbaar zijn.
Maak de werkplekken vóór de ontvangst compleet. Zet tafels en stoelen neer, plaats de ezels, dek elke tafel af en leg potlood, gum, werkdoek en verf klaar; zo hoef je tijdens de uitleg niet meer te zoeken.
Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Controleer dit opnieuw 2 dagen vooraf en richt koffie, thee, water en gekoelde dranken apart van de verf in.
Plan extra tijd voor drogen en opruimen. Zet droogrekken klaar voordat de workshop start en houd na het schilderen minimaal 30 minuten vrij om werkstukken, schildersmessen en paletmessen veilig schoon te maken en te verzamelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schilderworkshop organiseren?: Leg de datum, locatie en begeleider bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Bestel schildermateriaal minimaal 7 dagen voor de workshop en controleer de definitieve deelnemerslijst en dieetwensen 2 dagen vooraf.
Hoeveel schildermateriaal heb je nodig per deelnemer?: Voor elke deelnemer heb je minimaal 1 schilderdoek, 1 schildersezel, 1 acrylverfset, 3 penselen, 1 mengpalet en 1 waterbakje nodig. Voeg enkele reservepenselen en extra schilderdoeken toe voor schade of late wijzigingen.
Wanneer richt je de werkplekken voor een schilderworkshop in?: Richt de ruimte 60 tot 90 minuten voor de ontvangst in. Zet eerst tafels, stoelen en ezels neer, dek de tafels af en leg daarna per deelnemer de materialen klaar.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor een schilderworkshop?: Plan naast de workshop zelf minimaal 30 minuten voor ontvangst en uitleg en 30 minuten voor drogen en opruimen. Zet het droogrek al vóór de start klaar, zodat natte schilderijen niet op tafels of in de looproute blijven staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.