Checklist voor een goed georganiseerde schilderworkshop

Een schilderworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen verf en doeken klaarleggen. Je regelt eerst de locatie, begeleider en het thema, daarna de aanmeldingen, catering en materialen. In de laatste uren draait alles om een praktische opstelling: afgedekte werktafels, waterbekers, schorten en voldoende ruimte tussen de deelnemers. Deze checklist helpt je de 43 voorbereidingstaken in de juiste volgorde af te werken, zodat de workshop rustig begint en iedereen direct kan schilderen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Workshopbegeleider vastleggen
Schilderthema bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma naar deelnemers sturen
Schildermaterialen bestellen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Werkbladen printen
Naamkaartjes maken
Dranken koud zetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Schildermaterialen klaarleggen
3 personen
Werktafels afdekken
2 personen
Buffet inrichten
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
Muziek en verlichting testen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Workshop uitleggen
Schildertechniek demonstreren
Deelnemers begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Hapjes serveren
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Werkstukken laten drogen
Werkstukken fotograferen
Afsluiting en groepsfoto
Schilderijen veilig verpakken
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Restanten sorteren
Materialen opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Deelnemersfoto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Buffettafel
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 3

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Koelboxenaantal 2
Bluetoothspeaker
Telefoonstatief
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Schildermateriaal

Schildersdoekenaantal 24
Acrylverfsetsaantal 24
Penseelsetsaantal 24
Mengpalettenaantal 24
Waterbekersaantal 24
Schildersezelsaantal 24
Mengbakjesaantal 24
Potlodenaantal 30
Gummenaantal 24
Puntenslijpersaantal 6
Schortenaantal 24
Tafelezelsaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 30
Glazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerbladenaantal 4
Schenkkanaantal 2

Decoratie

Tafellopersaantal 6
Naamkaartjesaantal 24
Menukaartenaantal 6
Bloemstukkenaantal 3

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Stofzuiger

Verlichting

Tafellampenaantal 6
Snoerverlichtingaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg per deelnemer één schildersdoek, acrylverfset, penseelset, mengpalet en waterbeker klaar. Tel daarnaast enkele extra sets mee voor beschadigde of ontbrekende materialen.
Plan de tafelopstelling vóór je stoelen plaatst. Houd ruimte vrij voor schildersezels, looproutes, de ontvangsttafel en het buffet; controleer ook of verlengkabels en stekkerdozen veilig liggen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en bestel de catering pas nadat je deelnemerslijst een eerste sluitingsdatum heeft. Stuur het programma daarna opnieuw naar deelnemers met praktische informatie over aankomst en kleding.
Zet koffie, thee en koude dranken niet pas bij de start klaar. Plaats waterkokers, koffiezetapparaat, koffiekopjes, glazen en de schenkkan vóór de ontvangst op één vaste plek.
Controleer de materialen op de dag zelf met een korte afvinkronde: doeken, verf, penselen, mengbakjes, potloden, gummen, puntenslijpers, schorten en tafelezels. Test tegelijk de Bluetoothspeaker, verlichting en eventuele telefoonstatief-opstelling.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schilderworkshop organiseren?: Leg de locatie en workshopbegeleider bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna meteen, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen, dieetwensen, catering en het bestellen van schildermaterialen.
Hoeveel schildermaterialen heb ik per deelnemer nodig?: Reken per deelnemer op 1 schildersdoek, 1 acrylverfset, 1 penseelset, 1 mengpalet en 1 waterbeker. Bestel of leg daarnaast ongeveer 10% extra materiaal klaar voor ontbrekende of beschadigde spullen.
Wanneer moet ik de tafels voor een schilderworkshop opstellen?: Zet de werktafels, afdekking en stoelen minimaal 2 uur voor de ontvangst klaar. Leg de schildermaterialen daarna per werkplek klaar en houd minstens 30 minuten over om looproutes, verlichting en stroom te controleren.
Hoeveel koffie en thee moet ik voorzien voor een schilderworkshop?: Voorzie voor het ontvangst- en eerste pauzemoment ongeveer 1 kop koffie of thee per deelnemer, plus 10% extra. Zet ook voldoende water en glazen klaar; deelnemers werken meerdere uren met verf en hebben drinken binnen handbereik nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.