Malkurs organisieren: Die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Raum, Workshopleitung und Malmotiv mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. Prüfe dabei, ob für jede Person ein Arbeitstisch, ein Stuhl und ausreichend Licht vorhanden sind.
• Bestelle Malmaterial nicht erst nach Anmeldeschluss. Rechne pro angemeldeter Person mit einer Leinwand, einem Acrylfarbset, einem Pinselset, einer Mischpalette und einem Wasserbecher – plus 10 Prozent Reserve.
• Verschicke Programm und organisatorische Hinweise spätestens 7 Tage vor dem Kurs. Frage dabei auch Ernährungswünsche ab und aktualisiere die Teilnehmerliste bis 2 Tage vor Beginn.
• Baue die Arbeitsplätze mindestens 60 Minuten vor dem Empfang auf. Decke die Tische ab, lege Materialien bereit und teste Musik, Beleuchtung sowie Verlängerungskabel, bevor die ersten Gäste eintreffen.
• Plane Getränke und Catering nach der Teilnehmerzahl, nicht nach Bauchgefühl. Stelle Kaffee, Tee und Wasser bereit, kühle Getränke rechtzeitig und richte Buffet- und Empfangstisch spätestens 30 Minuten vor Kursbeginn ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Malkurs organisieren?

Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Raum, Workshopleitung und Malmotiv. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Material und Catering anhand der Anmeldungen planen kannst.

Wie viel Malmaterial braucht man pro Teilnehmer?

Plane pro Person eine Leinwand, ein Acrylfarbset, ein Pinselset, eine Mischpalette und einen Wasserbecher ein. Kaufe zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve, damit beschädigte oder fehlende Materialien nicht den Ablauf unterbrechen.

Wann muss die Teilnehmerliste für einen Malkurs feststehen?

Schließe die Anmeldungen möglichst 5 bis 7 Tage vor dem Kurs und aktualisiere die Liste noch einmal 2 Tage vorher. So kannst du Catering, Namensschilder, Arbeitsblätter und Sitzplätze passend vorbereiten.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Malkurs?

Rechne mit mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Tischabdeckungen, Materialien und Empfangstisch. Plane weitere 15 bis 30 Minuten ein, wenn Catering, Beleuchtung oder Technik geprüft werden müssen.

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