Schilderworkshop organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een schilderworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen verf en doeken klaarleggen. Je moet de locatie, docent, deelnemers en materiaalvoorraad op elkaar afstemmen. Plan vaste controlemomenten voor aanmeldingen, dieetwensen en toegang tot de ruimte. Op de dag zelf draait het om een logische tafelindeling, goed beschermde vloeren en voldoende droogruimte. Deze checklist volgt de voorbereiding van reservering tot schoonmaak.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Schilderdocent bevestigen
Deelnemerslijst controleren
Programma naar deelnemers sturen
Schildermaterialen inkopen
2 personen
Materiaalvoorraad controleren
Boodschappen doen
2 personen
Naambadges voorbereiden
Werkbladen printen
Deelnemers herinneren
Locatie schoonmaken
2 personen
Verf en doeken klaarzetten
2 personen
Eten portioneren
2 personen
Dranken koud zetten
Materialen per tafel verdelen
2 personen
Telefoon en apparatuur opladen
Toegang tot locatie bevestigen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Vloer en tafels beschermen
2 personen
Easels en doeken plaatsen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
Catering klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Workshop en veiligheidsregels uitleggen
Schildertechniek demonstreren
Deelnemers begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
Kwasten en water verversen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Pauzeruimte netjes houden
Schilderijen laten drogen
2 personen
Avondeten serveren
2 personen
Werkstukken labelen
2 personen
Laatste ronde begeleiden
2 personen
Werkstukken veilig verplaatsen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Kwasten en paletten verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Verf- en watervlekken reinigen
3 personen
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
Locatie ventileren en afsluiten
2 personen
Voorraad tellen en opbergen
Schilderijen controleren
2 personen
Schilderijen verpakken
2 personen
Schilderijen aan deelnemers meegeven
Geleende materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Ontvangsttafel

Apparatuur

Easelsaantal 24
Droogrekkenaantal 4
Föhnsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Opladersaantal 2

Schildermateriaal

Schilderdoekenaantal 30
Acrylverfsetsaantal 30
Penselenaantal 90
Mengpalettenaantal 30
Waterbekersaantal 30
Schortenaantal 30
Potloodsetsaantal 30
Gumsetsaantal 30
Mengmessenaantal 30
Papieren handdoekenaantal 12
Tafelhoezenaantal 6
Vloerfolieaantal 2
Afplaktapeaantal 6
Potten voor verfaantal 12
Verfpaletbakjesaantal 6
Werkstuklabelsaantal 30

Servies

Mokkenaantal 30
Glazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerbladenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponsdoekenaantal 12
Handborstelsaantal 4
Droogdoekenaantal 12
Wasbakkenaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Tafelnummersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de materiaalvoorraad minimaal 7 dagen vooraf en verdeel verf, penselen, mengpaletten en waterbekers per tafel. Zo zie je direct welke sets of losse onderdelen ontbreken.
Stuur het programma en een deelnemersherinnering uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld daarin de starttijd, toegang tot de locatie en kleding die tegen verf kan.
Reserveer per deelnemer een werkplek en houd minstens één extra stoel vrij voor begeleiding of onverwachte aanmeldingen. Zet easels en doeken pas na het beschermen van tafels en vloer neer.
Zet verf, doeken en eten niet allemaal tegelijk klaar. Plaats verf en materialen vóór ontvangst, zet dranken koud en portionneer eten zo dat het geen werkruimte inneemt.
Test apparatuur en stroomvoorziening uiterlijk 1 uur voor de start. Controleer speaker, opladers, verlengkabels, stekkerdozen, föhns en droogrekken voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schilderworkshop organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de locatie, docent en uitnodigingen. Controleer 7 dagen vooraf de aanmeldingen, materialen en dieetwensen; plan de laatste herinnering 3 dagen voor de workshop.
Hoeveel schildermateriaal heb ik per deelnemer nodig?: Reken per deelnemer op 1 schilderdoek, 1 acrylverfset, meerdere penselen, 1 mengpalet, 1 waterbeker, 1 schort en een potlood- en gumset. Leg daarnaast per tafel extra papieren handdoeken, mengmessen en verfpotten klaar.
Wanneer zet ik de ruimte klaar voor een schilderworkshop?: Begin ongeveer 2 uur voor aanvang met openen, ventileren, tafels en stoelen opstellen en vloer en tafels beschermen. Plaats daarna easels, doeken en materialen; houd minstens 30 minuten over voor een laatste controle.
Hoe voorkom ik dat verf op de vloer en tafels komt?: Bedek de vloer volledig met vloerfolie en bescherm tafels met tafelhoezen voordat je materialen neerzet. Houd afplaktape, papieren handdoeken en extra waterbekers binnen handbereik en maak de locatie direct na afloop schoon.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.