Checklist schilderijententoonstelling organiseren
Een schilderijententoonstelling organiseren vraagt meer dan werken ophangen en bezoekers uitnodigen. Je legt eerst de ruimte, datum en collectie vast en werkt daarna toe naar een duidelijke wandindeling, correcte bijschriften en een verkoopprocedure. Ondertussen regel je uitnodigingen, aanmeldingen, catering, vrijwilligers en veilig kunsttransport. Deze checklist helpt je de 64 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat je op de openingsdag niet nog hoeft te zoeken naar labels, betaalmogelijkheden of een ladder.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Expositieruimte reserveren
Tentoonstellingsdatum vastleggen
Kunstenaars en werken inventariseren
2 personen
Afmetingen van werken noteren
2 personen
Wandindeling maken
2 personen
Openingstijden publiceren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kunstenaarsinformatie verzamelen
2 personen
Bijschriften schrijven
2 personen
Bijschriften controleren
2 personen
Prijslijst samenstellen
Verkoopprocedure bepalen
2 personen
Betaalmogelijkheden controleren
Promotiebericht publiceren
Catering bestellen
Vrijwilligers indelen
Kunsttransport plannen
2 personen
Schadeformulieren voorbereiden
Gastenlijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Kunstwerken veilig vervoeren
3 personen
Ruimte controleren
2 personen
Wanden beschermen
2 personen
Schilderijen ophangen
3 personen
Schilderijen rechtzetten
2 personen
Bijschriften plaatsen
2 personen
Verlichting afstellen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Gastenregistratie klaarzetten
Verkooptafel inrichten
2 personen
Routebordjes plaatsen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Garderobe beheren
Rondleiding begeleiden
2 personen
Kunstenaars introduceren
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Verkoopinformatie verstrekken
Aankopen registreren
Toezicht houden op de expositie
2 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Nazorg
Kassa afsluiten
2 personen
Kunstwerken controleren
2 personen
Schilderijen afnemen
2 personen
Schilderijen veilig verpakken
3 personen
Expositiemateriaal demonteren
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Kunstwerken terugbrengen
3 personen
Schadeformulieren archiveren
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Ontvangstbalie
- Garderoberek
- Afzetpalenaantal 6
Apparatuur
- Koelboxenaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Pinapparaat
- Laddersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Gereedschapskistenaantal 2
- Transportkarrenaantal 2
- Fotocamera
Servies
- Wijnglazenaantal 80
- Drinkglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 8
- Schenkkanenaantal 4
Decoratie
- Wandlabelsaantal 40
- Tentoonstellingsbord
- Routebordjesaantal 6
- Bloemstukkenaantal 4
- Tafelkledenaantal 6
- Kleefhakenaantal 30
- Linten voor afzettingaantal 2
Verlichting
- Expositiespotsaantal 12
- Ledlampenaantal 6
Keuken
- Flessenopenersaantal 3
- Kurkentrekkersaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveerbestekaantal 8
- Thermoskannenaantal 4
- IJsblokjesbakkenaantal 4
Schoonmaak
- Schoonmaakemmeraantal 2
- Dweilenaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak de wandindeling pas nadat je van elk werk de exacte afmetingen hebt genoteerd. Houd rekening met lijsten, tussenruimte en de looproute; zo voorkom je dat je op de opbouwdag opnieuw moet schuiven.
- Verzamel kunstenaarsinformatie en controleer alle bijschriften uiterlijk 7 dagen voor de opening. Een ontbrekende titel, naam of techniek is daarna lastig te herstellen als de werken al zijn geplaatst.
- Bepaal de verkoopprocedure vóór je de prijslijst publiceert. Controleer minimaal 3 dagen vooraf of het pinapparaat werkt en leg vast wie betalingen, reserveringen en overdracht van verkochte werken afhandelt.
- Plan kunsttransport niet op dezelfde ochtend als de opening. Reserveer een opbouwmoment van minstens 4 uur voor veilig vervoeren, ophangen, verlichting, labels en een volledige ruimtecontrole.
- Tel catering en servies op basis van de aanmeldingen en houd ongeveer 10 procent extra drinkglazen, kopjes en borden achter de hand. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf, zodat de bestelling nog aangepast kan worden.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een schilderijententoonstelling organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de ruimte, datum en kunstenaars. Plan de uitnodigingen en promotie uiterlijk 3 weken voor de opening en reserveer de laatste week voor controles, catering en transport.
- Hoe maak ik een wandindeling voor een schilderijententoonstelling?
- Noteer eerst de breedte en hoogte van alle werken en meet daarna de beschikbare wandruimte. Maak minstens 2 weken vooraf een schaaltekening met looproute, bijschriften en eventuele afzetting, zodat je tijdens de opbouw alleen nog hoeft te monteren.
- Hoeveel catering heb ik nodig voor een schilderijententoonstelling?
- Gebruik het aantal bevestigde aanmeldingen als basis en bestel ongeveer 10 procent extra. Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; pas koffie, water en andere dranken aan op het tijdstip en de duur van de opening.
- Wanneer regel ik kunsttransport voor een tentoonstelling?
- Leg het transport uiterlijk 2 weken vooraf vast en bevestig 3 dagen voor de rit de adressen, tijden en volgorde. Laat de werken bij voorkeur minimaal 4 uur vóór de opening arriveren, zodat je schadeformulieren, plaatsing en verlichting nog kunt controleren.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!