Checklist pour organiser une exposition de peintures

Une exposition de peintures demande de coordonner les œuvres, l’espace, les artistes et l’accueil du public dans le bon ordre. Commencez par réserver le lieu et fixer la date, puis centralisez les dimensions, les informations et les besoins de chaque artiste. Prévoyez ensuite l’accrochage, les légendes, les invitations, la vente et la logistique du jour J. Cette checklist rassemble 64 tâches et 43 fournitures pour ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver l'espace d'exposition
Fixer la date de l’exposition
Inventorier les artistes et les œuvres
2 personnes
Noter les dimensions des œuvres
2 personnes
Créer l’agencement du mur
2 personnes
Publier les horaires d’ouverture
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations sur les artistes
2 personnes
Rédiger les légendes
2 personnes
Vérifier les légendes
2 personnes
Établir la liste des prix
Définir la procédure de vente
2 personnes
Vérifier les moyens de paiement
Publier le message promotionnel
Commander le catering
Répartir les bénévoles
Planifier le transport d'œuvres d'art
2 personnes
Préparer les formulaires de dommages
Imprimer la liste des invités
Faire les courses
2 personnes
Transporter les œuvres d'art en toute sécurité
3 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Protéger les murs
2 personnes
Accrocher les tableaux
3 personnes
Redresser les tableaux
2 personnes
Ajouter des légendes
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer les tables et les chaises
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place l'enregistrement des invités
Aménager la table de vente
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Gérer le vestiaire
Animer la visite guidée
2 personnes
Présenter les artistes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Fournir les informations de vente
Enregistrer les achats
Assurer la surveillance de l’exposition
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vider les poubelles
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Contrôler les œuvres
2 personnes
Retirer les tableaux
2 personnes
Emballer les tableaux en toute sécurité
3 personnes
Démonter le matériel d’exposition
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rapporter les œuvres d'art
3 personnes
Archiver les formulaires de dommages
Rendre les objets empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Accueil
Portant à vêtements
Poteaux de balisageqté 6

Équipement

Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Terminal de paiement
Échellesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Boîtes à outilsqté 2
Chariots de transportqté 2
Appareil photo

Vaisselle

Verres à vinqté 80
Verres à boireqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 4

Décoration

Étiquettes muralesqté 40
Panneau d’exposition
Panneaux d’orientationqté 6
Compositions floralesqté 4
Nappesqté 6
Crochets adhésifsqté 30
Rubans de balisageqté 2

Éclairage

Projecteurs d'expositionqté 12
Lampes LEDqté 6

Cuisine

Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couverts de serviceqté 8
Thermosqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Nettoyage

Seau de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Demandez les dimensions exactes de chaque œuvre au moins 3 semaines avant l’accrochage. Vous pourrez ainsi dessiner l’agencement des murs et vérifier le nombre de crochets, d’échelles et de projecteurs nécessaires.
Faites valider les légendes et la liste des prix 7 jours avant l’ouverture. Une erreur de nom, de titre ou de tarif est difficile à corriger une fois les panneaux imprimés.
Fixez une date limite d’inscription et envoyez les invitations au moins 14 jours avant le vernissage. Relancez ensuite les personnes qui n’ont pas répondu afin d’estimer les besoins en catering.
Testez le terminal de paiement, les rallonges et les multiprises la veille. Prévoyez aussi une procédure claire pour les ventes, les paiements et le retrait des œuvres.
Répartissez les bénévoles par créneau d’au moins 2 heures et donnez à chacun une mission précise. Gardez une personne à l’accueil, une autre pour les ventes et une troisième disponible pour les questions liées aux œuvres.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une exposition de peintures ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver l’espace, confirmer les artistes, préparer l’agencement, imprimer les supports et envoyer les invitations.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une exposition ?: Envoyez-les au moins 14 jours avant l’ouverture, et plutôt 3 semaines avant pour un vernissage. Demandez une réponse avant une date précise afin de prévoir les boissons, les places assises et le catering.
Combien de temps avant faut-il préparer l’accrochage ?: Finalisez le plan des murs 7 jours avant et installez les œuvres idéalement la veille ou l’avant-veille. Gardez 2 à 3 heures le jour de l’accrochage pour les ajustements, les légendes et l’éclairage.
Que faut-il prévoir pour vendre des tableaux pendant l’exposition ?: Préparez la liste des prix, une procédure de vente et au moins un moyen de paiement testé 24 heures avant. Ajoutez des formulaires pour les dommages et notez pour chaque vente le nom de l’acheteur, l’œuvre concernée et les modalités de retrait.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.