Gemäldeausstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Notiere von jedem Werk Maße, Titel, Künstlername und Verkaufsstatus, bevor du die Wandaufteilung erstellst. So bleiben Wege, Abstände und Ausstellungsplätze realistisch.
• Veröffentliche Öffnungszeiten und Einladungen erst, wenn Datum, Raum und Anmeldungsweg feststehen. Für Rückmeldungen und Ernährungswünsche solltest du mindestens 7 Tage vor der Eröffnung eine feste Frist setzen.
• Plane den Kunsttransport mit mindestens zwei Personen und einem Transportwagen. Bereite Schadensformulare vor und kontrolliere jedes Werk beim Ein- und Ausladen.
• Teste Kartenterminal, Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen und Wasserkocher spätestens am Vortag. Eine Leiter, Werkzeugkiste und Klebehaken gehören ebenfalls in den Aufbauplan, nicht auf die spontane Einkaufsliste.
• Lege Preisliste, Verkaufsverfahren und Bezahlmöglichkeiten vor der Eröffnung schriftlich fest. Drucke Gästeliste und Bildunterschriften am selben Tag, an dem du sie abschließend prüfst, damit keine veralteten Angaben ausliegen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Gemäldeausstellung organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Raum, Datum, Künstlern und Werken. Einladungen und Werbung sollten spätestens 3 Wochen vor der Eröffnung fertig sein.

Was muss bei einer Gemäldeausstellung neben den Bildern vorbereitet werden?

Du brauchst unter anderem Wandlabels, Ausstellungstafeln, Wegweiser, Beleuchtung, Empfangstresen und eine Möglichkeit zur Bezahlung. Für den Empfang kommen je nach Angebot außerdem Gläser, Tassen, Teller, Besteck und Servierschalen hinzu.

Wann sollte man die Bildunterschriften für eine Ausstellung erstellen?

Sammle die Künstlerinformationen und Werkdaten mindestens 2 Wochen vor der Eröffnung. Prüfe die Bildunterschriften danach noch einmal gegen die endgültige Wandaufteilung und drucke sie erst kurz vor dem Aufbau.

Wie organisiert man den Transport von Gemälden zur Ausstellung?

Plane den Transport mindestens 1 bis 2 Wochen vorher und lege Zuständigkeiten für Abholung, Sicherung und Rückgabe fest. Beim Einladen und Ausladen sollten mindestens zwei Personen jedes Werk kontrollieren und Schäden dokumentieren.

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