Schatzoektocht organiseren: checklist en planning

Een schatzoektocht vraagt meer voorbereiding dan alleen aanwijzingen verstoppen. Je regelt een veilige route, puzzels die getest zijn, teams met begeleiders en materiaal dat tegen weer en gebruik kan. Plan daarnaast de starttafel, eten en drinken en een duidelijke briefing. Met deze checklist zie je welke onderdelen je eerst vastlegt en wat je vlak voor de start nog controleert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en terrein controleren
2 personen
Locatie en route reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Schatzoektochtconcept uitwerken
2 personen
Puzzelopdrachten schrijven
2 personen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Teams en begeleiders indelen
2 personen
Schatten en prijzen inkopen
2 personen
Kaarten en aanwijzingen drukken
2 personen
Aanwijzingen lamineren
2 personen
Puzzelkisten voorbereiden
3 personen
Sloten en puzzels testen
3 personen
Teamhesjes en materialen labelen
2 personen
Benodigdheden verzamelen
2 personen
Schatten per team verpakken
3 personen
Niet-bederfelijke boodschappen doen
2 personen
Deelnemers herinneren
Verse boodschappen doen
2 personen
Eten en drinken voorbereiden
3 personen
Begeleiders instrueren
2 personen

Event

Starttafel opbouwen
3 personen
Partytenten en tafels opstellen
4 personen
Routeaanwijzingen plaatsen
4 personen
Puzzelkisten verstoppen
4 personen
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
Techniek en verlichting testen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams indelen en uitleg geven
3 personen
Schatzoektocht begeleiden
8 personen
Start- en eindtijden registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en avondeten serveren
4 personen
Barbecue bedienen
2 personen
Winnaars controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Puzzelkisten en aanwijzingen ophalen
4 personen
Meubilair en tenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Terrein en toiletten schoonmaken
3 personen
Materialen controleren en opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 6

Spelmateriaal

Schatkistenaantal 6
Hangslotenaantal 12
Kompasaantal 12
Teamhesjesaantal 50
Clipboardsaantal 12
Potlodenaantal 60
Waterdichte documenthoezenaantal 60
Plastic fichesaantal 100
Prijzentasjesaantal 12
Routepijlenaantal 30
Pionnenaantal 20
Lantaarnpaalbordjesaantal 12

Apparatuur

Portofoonsaantal 6
Megafoon
Draagbare speaker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Barbecuesaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Verlichting

Ledlantaarnsaantal 12
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Slingersaantal 6
Schatdecoratie

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 80
Besteksetsaantal 60

Keuken

Serveerbladenaantal 8
Barbecuetangenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minstens twee keer: eerst op doorgangen en reserveringen, daarna op veiligheid en zichtbaarheid van routepijlen, pionnen en lantaarnpaalbordjes.
Test elke puzzelkist met alle sloten minimaal één keer zonder voorkennis. Noteer per opdracht de oplossing en leg een reserveaanwijzing klaar bij de starttafel.
Maak teams en begeleiders uiterlijk één week vooraf bekend. Label teamhesjes, clipboards, potloden, fiches en schatten per team, zodat uitdelen minder dan 10 minuten kost.
Lamineer aanwijzingen en gebruik waterdichte documenthoezen als de zoektocht buiten plaatsvindt. Neem per team minstens één extra potlood en enkele reserveaanwijzingen mee.
Plan de boodschappen in twee rondes: niet-bederfelijke producten eerder en verse boodschappen op de dag zelf. Zet koelboxen en thermoskannen klaar voordat deelnemers arriveren, niet tijdens de briefing.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een schatzoektocht organiseren?: Reken op 3 tot 4 weken voorbereiding voor een tocht met meerdere teams. Reserveer de eerste week voor concept, route en locatie; plan de laatste 3 dagen voor inkopen, testen en klaarzetten.
Hoeveel aanwijzingen heb ik nodig per team?: Maak minimaal één complete set aanwijzingen per team en druk 10 tot 20 procent extra exemplaren. Bij vijf teams betekent dat vijf sets plus één extra set als reserve.
Wanneer moet ik de route van een schatzoektocht controleren?: Controleer de route 7 dagen vooraf op veiligheid en nogmaals op de ochtend van de zoektocht. Kijk dan ook of routepijlen, pionnen en aanwijzingen nog op hun plaats staan.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig bij een schatzoektocht?: Plan minimaal één begeleider per twee teams en houd één persoon vrij voor de starttafel en onverwachte problemen. Bij zes teams heb je dus minstens vier begeleiders nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.