Checklist para organizar una búsqueda del tesoro

Organizar una búsqueda del tesoro requiere coordinar una ruta segura, pruebas que funcionen y materiales separados por equipo. Empieza reservando el lugar y comprobando el recorrido; después prepara las pruebas, asigna acompañantes y confirma las inscripciones. En los últimos días, imprime y protege las indicaciones, prueba cada candado y empaqueta los tesoros. El día del evento, monta la salida, coloca la señalización y da instrucciones claras antes de comenzar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Comprobar la ruta y el recinto
2 personas
Reservar el lugar y la ruta
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Desarrollar el concepto de la búsqueda del tesoro
2 personas
Redactar las pruebas de puzle
2 personas
Comprobar la ruta por seguridad
2 personas
Asignar equipos y acompañantes
2 personas
Comprar premios y obsequios
2 personas
Imprimir mapas e indicaciones
2 personas
Laminado de indicaciones
2 personas
Preparar las cajas de rompecabezas
3 personas
Probar candados y rompecabezas
3 personas
Etiquetar los petos del equipo y los materiales
2 personas
Reunir los suministros
2 personas
Empaquetar los tesoros por equipo
3 personas
Hacer las compras no perecederas
2 personas
Recordar a los participantes
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
Preparar comida y bebida
3 personas
Dar instrucciones a los asistentes
2 personas

Evento

Montar la mesa de salida
3 personas
Montar carpas y mesas
4 personas
Colocar indicaciones de ruta
4 personas
Esconder las cajas de puzles
4 personas
Montar el punto de comida y bebida
3 personas
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Asignar los equipos y dar instrucciones
3 personas
Guiar la búsqueda del tesoro
8 personas
Registrar las horas de inicio y fin
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos y la cena
4 personas
Atender la barbacoa
2 personas
Comprobar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Recoger las cajas de puzles y las pistas
4 personas
Desmontar el mobiliario y las carpas
4 personas
Recoger y clasificar los residuos
3 personas
Lavar la vajilla y el material de cocina
3 personas
Limpiar el recinto y los baños
3 personas
Comprobar y guardar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 6
Sillascant. 50
Mesas de cervezacant. 4
Mantelescant. 6

Material de juego

Cofres del tesorocant. 6
Candadoscant. 12
Brújulacant. 12
Petos de equipocant. 50
Portapapelescant. 12
Lápicescant. 60
Fundas impermeables para documentoscant. 60
Fichas de plásticocant. 100
Bolsitas de premioscant. 12
Flechas de rutacant. 30
Conoscant. 20
Carteles para farolascant. 12

Equipo

Walkie-talkiescant. 6
Megáfono
Altavoz portátil
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Barbacoascant. 2
Termoscant. 4

Iluminación

Faroles LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 6
Decoración de tesoros

Vajilla

Platos reutilizablescant. 60
Vasos reutilizablescant. 80
Cubiertoscant. 60

Cocina

Bandejas de serviciocant. 8
Pinzas para barbacoacant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3

Limpieza

Papeleracant. 6
Cubos de limpiezacant. 3
Paños de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Comprueba la ruta al menos dos veces: una al diseñar las pruebas y otra poco antes del evento. Revisa cruces, zonas privadas, obstáculos y puntos donde los equipos puedan confundirse.
Prueba todas las cajas, candados y puzles con alguien que no conozca las soluciones. Si una prueba tarda más de lo previsto o admite varias respuestas, corrígela antes de imprimir el material definitivo.
Prepara un paquete completo para cada equipo, con petos, mapa, lápices, portapapeles y tesoro. Etiquetarlo por equipo evita buscar materiales durante la salida.
Protege mapas e indicaciones en fundas impermeables y lleva copias de repuesto. Coloca flechas, conos y carteles solo después de comprobar que no bloquean el paso ni pueden retirarse fácilmente.
Compra los productos no perecederos con antelación y deja los frescos para el último día. Calcula también agua, bebidas y comida para los acompañantes y reserva neveras portátiles para mantenerlo todo frío.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una búsqueda del tesoro?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes si necesitas reservar un lugar, confirmar participantes y diseñar varias pruebas. Deja la comprobación final de la ruta, la compra de productos frescos y el empaquetado para los últimos 1 o 2 días.
¿Cuántas pruebas debe tener una búsqueda del tesoro?: Calcula entre 5 y 8 pruebas para una actividad de 60 a 90 minutos. Deja unos 8 a 12 minutos por prueba y añade tiempo para desplazamientos, explicaciones y posibles retrasos.
¿Cuándo se deben imprimir y plastificar los mapas?: Imprime los mapas e indicaciones entre 3 y 5 días antes, después de hacer la última prueba de la ruta. Plastifica o colócalos en fundas impermeables y prepara al menos una copia de repuesto por equipo.
¿Cuánto tiempo antes hay que montar la búsqueda del tesoro?: Llega entre 90 y 120 minutos antes para montar carpas, mesas y la mesa de salida. Coloca la señalización de la ruta después de revisar el recorrido y reserva los últimos 20 minutos para probar la comunicación y dar instrucciones al equipo de acompañantes.

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