Checklist voor een goed georganiseerde schatzoektocht

Een schatzoektocht staat of valt met een route die klopt, opdrachten die op tijd klaarliggen en duidelijke afspraken voor elk team. Leg eerst het zoekgebied, de start en finish vast en controleer de route op veiligheid en toestemming. Werk daarna de puzzels, clues, routekaarten en antwoordformulieren uit. In de laatste dagen draait alles om printen, waterdicht verpakken, teams indelen en de schatkisten vullen. Met deze checklist houd je overzicht over alle 72 taken en 65 spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en zoekgebied vastleggen
2 personen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Toestemming voor route regelen
Start- en finishlocatie vastleggen
Rustpunten op de route bepalen
2 personen
Schatzoektochtconcept uitwerken
2 personen
Puzzels en opdrachten schrijven
2 personen
Clues op routepunten ontwerpen
2 personen
Routekaarten maken
2 personen
Antwoordformulieren maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
EHBO-contact en noodnummers vastleggen
Starttijden per team bepalen
2 personen
Weerscenario voorbereiden
2 personen
Schatkisten controleren
2 personen
Teamnummers voorbereiden
Clues en formulieren printen
2 personen
Clues waterdicht verpakken
2 personen
Schatinhoud inkopen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Schatkisten vullen
3 personen
Teamzakken samenstellen
3 personen
Routekaart en antwoorden nalopen
2 personen
Vrijwilligersbriefing versturen

Event

Locatie en route afzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Startbalie inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Schatkisten en prijzen klaarzetten
3 personen
Routeclues ophangen
4 personen
Rustpunten inrichten
3 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Teamkaarten uitdelen
3 personen
Spelregels uitleggen
Teams gefaseerd laten vertrekken
3 personen
Routepost één bemannen
2 personen
Routepost twee bemannen
2 personen
Routepost drie bemannen
2 personen
Antwoorden en hints controleren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Snacks en fruit aanvullen
2 personen
Verdwaalde deelnemers opvangen
2 personen
Route op achterblijvers controleren
2 personen
Teams bij finish ontvangen
3 personen
Antwoordformulieren innemen
2 personen
Finishopdrachten begeleiden
3 personen
Winnaars bepalen
3 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Eten en drinken serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Routeclues verwijderen
4 personen
Schatmaterialen innemen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies en materiaal schoonmaken
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Routecontrole na afloop uitvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen teruggeven
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Klapkratjesaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Serveerkommenaantal 12
Schaaltjesaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Mobiele geluidsset
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Schatmateriaal

Houten schatkistenaantal 12
Kompasjesaantal 15
Vergrootglazenaantal 15
Teamrugzakkenaantal 15
Sleutels voor schatkistenaantal 15
Gouden muntjesaantal 150
Prijzenaantal 12

Papierwaren

Routekaartenaantal 80
Antwoordformulierenaantal 80
Routecluesaantal 30
Teamkaartenaantal 20
Clipboardsaantal 20
Notitieblokkenaantal 20
Balpennenaantal 40
Stiftenaantal 20
Plakbandaantal 8
Waterdichte hoezenaantal 40

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Startbord
Finishbord
Pijlbordenaantal 20
Teamhesjesaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-doos
Veiligheidshesjesaantal 8
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 4
Handportofoonsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelers voor flessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Blikopenersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Sponzenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minimaal 1 week vooraf op gevaarlijke oversteekplaatsen, slechte paden en plekken waar clues kunnen verdwijnen. Regel toestemming voor het zoekgebied voordat je uitnodigingen verstuurt.
Schrijf per routepunt één duidelijke clue en test alle puzzels met iemand die het concept nog niet kent. Reken op 10 tot 15 minuten testtijd per opdracht en pas aanwijzingen aan als een proefteam vastloopt.
Maak de starttijden per team met minimaal 5 minuten tussenruimte. Zo vertrekken teams niet tegelijk naar hetzelfde routepunt en blijven de clues beter verborgen.
Print routekaarten, antwoordformulieren en clues uiterlijk 2 dagen vooraf. Verpak routeclues afzonderlijk waterdicht en maak per team een complete set met teamnummer, kaart en formulier.
Vul de schatkisten pas na controle van de sleutels en inhoud. Leg daarnaast één reservepakket met clues, formulieren, schrijfmateriaal en powerbanks klaar voor verlies, regen of lege telefoons.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schatzoektocht organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf met de route, toestemming en het concept. Plan de definitieve materiaalcontrole en het printen uiterlijk 2 dagen voor de tocht.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een schatzoektocht?: Reserveer voor de voorbereiding op locatie ongeveer 60 tot 90 minuten. De tocht zelf duurt vaak 1,5 tot 3 uur, afhankelijk van het aantal routepunten, puzzels en rustpunten.
Hoeveel tijd moet er tussen de teams zitten?: Start teams meestal met 5 minuten tussenruimte. Bij drukke routepunten of kwetsbare clues is 10 minuten veiliger, zodat teams elkaar niet direct volgen.
Wanneer moet ik de clues waterdicht verpakken?: Verpak de clues uiterlijk 1 dag vooraf, nadat de route nog één keer is gecontroleerd. Neem op de dag zelf minstens één volledige reserveset mee voor schade of verlies.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.