Checklist para organizar una búsqueda del tesoro

Organizar una búsqueda del tesoro requiere bastante más que esconder unas pistas. Primero hay que cerrar la ruta, comprobar que sea segura y gestionar los permisos; después se preparan las pruebas, los equipos y los materiales. Esta checklist te ayuda a seguir un orden claro, desde el recorrido y las inscripciones hasta los cofres del tesoro y el plan para la lluvia. También incluye los detalles que suelen quedarse para el último momento, como impermeabilizar las pistas y coordinar las salidas por equipo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el recorrido y la zona de búsqueda
2 personas
Comprobar la ruta por seguridad
2 personas
Gestionar el permiso para la ruta
Fijar la ubicación de salida y llegada
Determinar los puntos de descanso en la ruta
2 personas
Desarrollar el concepto de la búsqueda del tesoro
2 personas
Escribir puzles y pruebas
2 personas
Diseñar pistas en los puntos de la ruta
2 personas
Crear mapas de ruta
2 personas
Hacer formularios de respuesta
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
Registrar el contacto de primeros auxilios y los números de emergencia
Definir las horas de salida por equipo
2 personas
Preparar escenario meteorológico
2 personas
Comprobar los cofres del tesoro
2 personas
Preparar los números de equipo
Imprimir pistas y formularios
2 personas
Impermeabilizar las pistas
2 personas
Comprar el contenido del tesoro
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Llenar los cofres del tesoro
3 personas
Preparar las bolsas del equipo
3 personas
Repasar el mapa de la ruta y las respuestas
2 personas
Enviar la información para voluntarios

Evento

Balizar la ubicación y la ruta
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar la mesa de inscripción
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los cofres del tesoro y los premios
3 personas
Colgar las pistas de ruta
4 personas
Montar zonas de descanso
3 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Recibir a los voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir tarjetas del equipo
3 personas
Explicar las reglas del juego
Hacer salir a los equipos por fases
3 personas
Cubrir el puesto de ruta uno
2 personas
Cubrir el puesto de ruta dos
2 personas
Asignar a la ruta 3
2 personas
Comprobar respuestas y pistas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer snacks y fruta
2 personas
Atender a los participantes perdidos
2 personas
Comprobar la ruta de los rezagados
2 personas
Recibir a los equipos en la meta
3 personas
Recoger los formularios de respuesta
2 personas
Coordinar las tareas de la meta
3 personas
Determinar los ganadores
3 personas
Entregar premios
2 personas
Servir comida y bebida
4 personas
Servir café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Retirar las pistas de ruta
4 personas
Recoger el material del tesoro
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar la vajilla y el material
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger y retirar la basura
3 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Realizar el control de la ruta al finalizar
2 personas
Devolver objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 4
Mantelescant. 8
Cajas plegablescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platos reutilizablescant. 80
Cubiertos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 60
Cuencos de serviciocant. 12
Cuencoscant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Equipo de sonido móvil
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4

Material para búsqueda del tesoro

Cofres del tesoro de maderacant. 12
Brújulas pequeñascant. 15
Lupascant. 15
Mochilas del equipocant. 15
Llaves para cofres del tesorocant. 15
Monedas de orocant. 150
Premioscant. 12

Artículos de papel

Mapas de rutacant. 80
Hojas de respuestacant. 80
Pistas del recorridocant. 30
Tarjetas de equipocant. 20
Portapapelescant. 20
Bloc de notascant. 20
Bolígrafoscant. 40
Rotuladorescant. 20
Cinta adhesivacant. 8
Fundas impermeablescant. 40

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Pancarta de salida
Cartel de meta
Carteles direccionalescant. 20
Petos de equipocant. 20

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4
Linternascant. 8

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Chalecos reflectantescant. 8
Conos de tráficocant. 20
Cinta de balizamientocant. 4
Walkie-talkiescant. 6

Cocina

Termoscant. 6
Neveras para botellascant. 4
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Abrelatascant. 2

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 2
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Esponjascant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta al menos 3 o 4 semanas antes: define la zona, los puntos de descanso, la salida y la llegada, y comprueba el recorrido caminándolo completo.
Prepara las pistas con una semana de margen. Imprime mapas, formularios y pruebas, y protégelos del agua antes de colocarlos en la ruta.
Asigna los equipos y sus horas de salida 2 o 3 días antes. Así puedes preparar los números de equipo, las mochilas y el material específico para cada grupo.
Haz una prueba completa de cada acertijo y de cada punto de la ruta antes del día del evento. Comprueba que las instrucciones se entienden sin explicaciones adicionales y que las llaves abren los cofres.
Ten listo un plan para el mal tiempo y registra el contacto de primeros auxilios y los números de emergencia antes de enviar las invitaciones. Las preferencias dietéticas también deben recogerse durante la inscripción, no el mismo día.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una búsqueda del tesoro?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes si necesitas permisos, voluntarios e inscripciones. Reserva la última semana para imprimir, impermeabilizar y probar las pistas y los cofres.
¿Cuántas pistas hacen falta para una búsqueda del tesoro?: Depende de la duración y del recorrido, pero conviene definir una pista o prueba para cada punto marcado en el mapa. Prueba todo el itinerario completo al menos una vez antes del evento.
¿Cuándo se deben imprimir las pistas de una búsqueda del tesoro?: Imprímelas aproximadamente 7 días antes, cuando el recorrido y las pruebas ya estén cerrados. Deja tiempo para corregir errores, preparar los formularios y proteger las hojas contra la lluvia.
¿Qué hay que preparar el día antes de una búsqueda del tesoro?: Revisa los cofres, las llaves, las monedas, los premios, los mapas y las mochilas de cada equipo. Confirma también las horas de salida, los voluntarios, el material de seguridad y el plan meteorológico.

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