Zo organiseer je een schatzoektocht die soepel verloopt

Begin niet met de schatkist, maar met de route. Leg eerst het zoekgebied, de start- en finishlocatie, rustpunten en toestemming vast en controleer de route op veiligheid. Werk daarna het verhaal uit, schrijf puzzels en opdrachten en test elke clue met iemand die het plan niet kent. Pas wanneer de route klopt, regel je teams, materialen, vrijwilligers en catering. Zo voorkom je dat deelnemers verdwalen, een onoplosbare opdracht krijgen of wachten bij de finish.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en zoekgebied vastleggen
2 personen
2
Route op veiligheid controleren
2 personen
3
Toestemming voor route regelen
4
Start- en finishlocatie vastleggen
5
Rustpunten op de route bepalen
2 personen
6
Schatzoektochtconcept uitwerken
2 personen
7
Puzzels en opdrachten schrijven
2 personen
8
Clues op routepunten ontwerpen
2 personen
9
Routekaarten maken
2 personen
10
Antwoordformulieren maken
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligers indelen
15
EHBO-contact en noodnummers vastleggen
16
Starttijden per team bepalen
2 personen
17
Weerscenario voorbereiden
2 personen
18
Schatkisten controleren
2 personen
19
Teamnummers voorbereiden
20
Clues en formulieren printen
2 personen
21
Clues waterdicht verpakken
2 personen
22
Schatinhoud inkopen
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Materialen verzamelen
2 personen
25
Schatkisten vullen
3 personen
26
Teamzakken samenstellen
3 personen
27
Routekaart en antwoorden nalopen
2 personen
28
Vrijwilligersbriefing versturen

Event

29
Locatie en route afzetten
4 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Startbalie inrichten
2 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Schatkisten en prijzen klaarzetten
3 personen
35
Routeclues ophangen
4 personen
36
Rustpunten inrichten
3 personen
37
Geluid en microfoon testen
2 personen
38
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
2 personen
40
Deelnemers registreren
4 personen
41
Teamkaarten uitdelen
3 personen
42
Spelregels uitleggen
43
Teams gefaseerd laten vertrekken
3 personen
44
Routepost één bemannen
2 personen
45
Routepost twee bemannen
2 personen
46
Routepost drie bemannen
2 personen
47
Antwoorden en hints controleren
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Snacks en fruit aanvullen
2 personen
50
Verdwaalde deelnemers opvangen
2 personen
51
Route op achterblijvers controleren
2 personen
52
Teams bij finish ontvangen
3 personen
53
Antwoordformulieren innemen
2 personen
54
Finishopdrachten begeleiden
3 personen
55
Winnaars bepalen
3 personen
56
Prijzen uitreiken
2 personen
57
Eten en drinken serveren
4 personen
58
Koffie en thee serveren
2 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Routeclues verwijderen
4 personen
62
Schatmaterialen innemen
2 personen
63
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Servies en materiaal schoonmaken
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
68
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
69
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
70
Routecontrole na afloop uitvoeren
2 personen
71
Gevonden voorwerpen teruggeven
72
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Klapkratjesaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Serveerkommenaantal 12
Schaaltjesaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Mobiele geluidsset
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Schatmateriaal

Houten schatkistenaantal 12
Kompasjesaantal 15
Vergrootglazenaantal 15
Teamrugzakkenaantal 15
Sleutels voor schatkistenaantal 15
Gouden muntjesaantal 150
Prijzenaantal 12

Papierwaren

Routekaartenaantal 80
Antwoordformulierenaantal 80
Routecluesaantal 30
Teamkaartenaantal 20
Clipboardsaantal 20
Notitieblokkenaantal 20
Balpennenaantal 40
Stiftenaantal 20
Plakbandaantal 8
Waterdichte hoezenaantal 40

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Startbord
Finishbord
Pijlbordenaantal 20
Teamhesjesaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-doos
Veiligheidshesjesaantal 8
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 4
Handportofoonsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelers voor flessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Blikopenersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Sponzenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route op tijd en controleer elk routepunt lopend. Noteer per punt een alternatief voor slecht weer en regel toestemming zodra je openbare ruimte gebruikt; doe dit uiterlijk 4 weken vooraf.
Maak per team een routekaart, antwoordformulier en genummerde clues. Test alle puzzels minstens 7 dagen vooraf en controleer of elk antwoord maar op één manier kan worden gevonden.
Werk met starttijden per team in plaats van één massale start. Een interval van 5 tot 10 minuten voorkomt opstoppingen bij drukke routepunten en maakt het eenvoudiger om teams te volgen.
Verpak routeclues waterdicht en maak een volledige reserveset. Neem per team extra pennen, routekaarten en een powerbank mee; regen maakt papier en telefoons sneller onbruikbaar dan je verwacht.
Vul de schatkisten pas na de laatste controle en houd de sleutels apart bij de organisatie. Leg schatinhoud, prijzen en gouden muntjes vooraf per team klaar, zodat de finish niet verandert in zoekwerk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een schatzoektocht?: Reken voor een route met 5 tot 8 zoekpunten op ongeveer 90 tot 150 minuten. Plan daarnaast 30 minuten voor ontvangst en uitleg en 30 tot 45 minuten voor de finish, prijsuitreiking en opruimen.
Hoeveel deelnemers kunnen in één team bij een schatzoektocht?: Een team van 4 tot 6 deelnemers werkt meestal het prettigst: genoeg mensen om te zoeken, lezen en navigeren, maar klein genoeg om samen te blijven. Deel grotere groepen uiterlijk een week vooraf in en geef elk team een nummer.
Hoe ver van tevoren organiseer je een schatzoektocht?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met route, toestemming en locatie. Schrijf en test de puzzels uiterlijk 2 weken vooraf; print, verpak en sorteer clues, formulieren en teammateriaal in de laatste 2 dagen.
Wat doe je bij regen tijdens een schatzoektocht?: Maak uiterlijk 1 week vooraf een regenvariant met kortere route of extra opdrachten op overdekte rustpunten. Gebruik waterdichte verpakkingen, plan partytenten bij start en finish en communiceer de beslissing over doorgaan of aanpassen minstens 3 uur vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.