Checklist voor een schapendrijfwedstrijd organiseren
Een schapendrijfwedstrijd vraagt om meer voorbereiding dan alleen een wedstrijdveld en een startlijst. Je regelt tegelijk de dieren, deelnemers, jury, publieksveiligheid en de praktische inrichting van het terrein. Begin met het reglement, de locatie en de betrokken begeleiders; werk daarna toe naar inschrijvingen, vrijwilligers en materiaal. Controleer vlak voor de wedstrijd vooral poorten, hekken, waterbakken, geluidsapparatuur en het weerscenario. Met deze checklist houd je de 57 taken en 51 benodigdheden in de juiste volgorde bij.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Wedstrijdterrein reserveren
Juryleden bevestigen
Schapen en begeleiders vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Parkeerplaatsen afspreken
Weerscenario voorbereiden
2 personen
Startlijst opstellen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Juryformulieren printen
Deelnemersbadges maken
2 personen
Prijzen en linten klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Wedstrijdmateriaal controleren
2 personen
Hekken en poorten klaarleggen
3 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Terrein en toegangen inspecteren
3 personen
Wedstrijdveld uitzetten
5 personen
Publieksvakken afzetten
3 personen
Tenten en tafels opbouwen
6 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dierenwater klaarzetten
2 personen
Startdocumenten klaarleggen
2 personen
Dierenwelzijnscontrole uitvoeren
2 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Broodjes en hapjes klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Honden en schapen controleren
3 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Wedstrijdonderdelen begeleiden
6 personen
Scores registreren
3 personen
Dieren water geven
2 personen
Publiek informeren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Wedstrijdveld veilig houden
3 personen
Finales begeleiden
5 personen
Uitslag controleren
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Afscheid en publieksuitstroom begeleiden
3 personen
Dieren terugbrengen
3 personen
Nazorg
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
Afval verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tenten en meubilair afbreken
6 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Hekken en markeringen verwijderen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wedstrijdverslag versturen
2 personen
Uitslagen publiceren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Bierbankenaantal 10
- Afvalbakkenaantal 8
- Dranghekkenaantal 20
Sportmateriaal
- Wedstrijdpoortenaantal 6
- Pionnenaantal 30
- Markeervlaggenaantal 20
- Afzetlintaantal 6
- Meetlintenaantal 3
- Scheidsrechtersfluitjesaantal 4
- Halsbandenaantal 10
- Lijnenaantal 10
- Waterbakken voor dierenaantal 10
- Hooi- en rustmattenaantal 6
Apparatuur
- Draagbare geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Bouwlampenaantal 4
Kantoorbenodigdheden
- Klembordenaantal 12
- Balpennenaantal 30
- Startnummersaantal 60
- Deelnemersbadgesaantal 80
- Prikbordenaantal 2
- Printpapieraantal 2
- Nietmachinesaantal 2
- Plakbandrollenaantal 6
Decoratie
- Start- en finishbannersaantal 2
- Richtingsbordenaantal 12
- Prijzenaantal 6
- Medaillelintenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 180
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Herbruikbaar bestekaantal 120
- Serveerbladenaantal 10
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 4
- Tangenaantal 8
Schoonmaak
- Handvegers en blikkenaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Eerste hulpdozenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdreglement vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Neem daarin onder meer de onderdelen, startvolgorde, beoordeling en omgang met schapen op, zodat jury en deelnemers dezelfde informatie krijgen.
- Plan de terreinindeling vooraf op papier. Reserveer aparte zones voor het wedstrijdveld, publieksvakken, parkeren, dierenrust en catering en controleer of dranghekken, wedstrijdpoorten en afzetlint op tijd beschikbaar zijn.
- Stuur deelnemersinformatie niet pas op de wedstrijddag. Deel starttijd, parkeerafspraken, route, kledingadvies, contactpersoon en uiterste wijzigingen door zodra de aanmeldingen zijn verwerkt.
- Maak de vrijwilligersindeling concreet per tijdsblok. Wijs aparte mensen aan voor ontvangst, parkeren, publieksafzetting, dierenbegeleiding, juryformulieren en catering; één persoon kan niet tegelijk het wedstrijdveld bewaken en de geluidsinstallatie bedienen.
- Test geluid en verlichting vóór de opbouw klaar is. Controleer de draagbare geluidsinstallatie, draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen en houd bouwlampen achter de hand voor donkere toegangen of een uitlopende wedstrijd.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een schapendrijfwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het reglement, terrein, jury en schapen met begeleiders. Verstuur daarna de uitnodigingen en plan de laatste week voor startlijst, vrijwilligers, boodschappen en materiaalcontrole.
- Wat moet ik regelen voor schapen tijdens een wedstrijd?
- Leg vooraf vast welke schapen deelnemen en wie ze begeleidt. Richt daarnaast een rustige zone in met waterbakken en hooi- en rustmatten en controleer vóór aanvang alle hekken, lijnen en poorten.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een schapendrijfwedstrijd?
- Plan minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor ontvangst en parkeren, 2 voor terrein- en publieksbegeleiding en 1 persoon voor jury en uitslagen. Bij meerdere wedstrijdonderdelen of veel publiek heb je extra dierenbegeleiders en cateringhulp nodig.
- Wanneer zet ik het wedstrijdveld en de publieksvakken uit?
- Zet het wedstrijdveld en de publieksvakken uiterlijk de dag vóór de wedstrijd uit als het terrein dat toelaat. Controleer op de wedstrijddag nogmaals de markeervlaggen, pionnen, afzetlinten en doorgangen voordat deelnemers en publiek binnenkomen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!