Zo organiseer je een schapendrijfwedstrijd

Begin met het wedstrijdreglement en leg daarna het terrein, de jury, de schapen en hun begeleiders vast. Pas wanneer die basis staat, kun je deelnemers uitnodigen en de startlijst opbouwen. Plan daarnaast vroeg de publieksvakken, parkeerplaatsen, catering en een alternatief voor slecht weer. Op de wedstrijddag draait alles om een gecontroleerd veld, duidelijke doorgangen en vrijwilligers die hun taak kennen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdterrein reserveren
3
Juryleden bevestigen
4
Schapen en begeleiders vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
9
Parkeerplaatsen afspreken
10
Weerscenario voorbereiden
2 personen
11
Startlijst opstellen
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Juryformulieren printen
14
Deelnemersbadges maken
2 personen
15
Prijzen en linten klaarzetten
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Wedstrijdmateriaal controleren
2 personen
18
Hekken en poorten klaarleggen
3 personen
19
Catering voorbereiden
3 personen
20
Terrein en toegangen inspecteren
3 personen
21
Wedstrijdveld uitzetten
5 personen
22
Publieksvakken afzetten
3 personen
23
Tenten en tafels opbouwen
6 personen
24
Verlichting ophangen
3 personen
25
Geluidsinstallatie testen
2 personen
26
Registratiebalie inrichten
2 personen
27
Cateringbuffet inrichten
3 personen
28
Dierenwater klaarzetten
2 personen
29
Startdocumenten klaarleggen
2 personen
30
Dierenwelzijnscontrole uitvoeren
2 personen
31
Koffie en thee zetten
2 personen
32
Broodjes en hapjes klaarzetten
3 personen
33
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

34
Deelnemers ontvangen
3 personen
35
Honden en schapen controleren
3 personen
36
Openingsbriefing geven
2 personen
37
Wedstrijdonderdelen begeleiden
6 personen
38
Scores registreren
3 personen
39
Dieren water geven
2 personen
40
Publiek informeren
2 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
43
Wedstrijdveld veilig houden
3 personen
44
Finales begeleiden
5 personen
45
Uitslag controleren
3 personen
46
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
47
Afscheid en publieksuitstroom begeleiden
3 personen
48
Dieren terugbrengen
3 personen

Nazorg

49
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
50
Afval verwijderen
3 personen
51
Servies afwassen
3 personen
52
Tenten en meubilair afbreken
6 personen
53
Terrein schoonmaken
4 personen
54
Hekken en markeringen verwijderen
4 personen
55
Geleende spullen retourneren
2 personen
56
Wedstrijdverslag versturen
2 personen
57
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Bierbankenaantal 10
Afvalbakkenaantal 8
Dranghekkenaantal 20

Sportmateriaal

Wedstrijdpoortenaantal 6
Pionnenaantal 30
Markeervlaggenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Meetlintenaantal 3
Scheidsrechtersfluitjesaantal 4
Halsbandenaantal 10
Lijnenaantal 10
Waterbakken voor dierenaantal 10
Hooi- en rustmattenaantal 6

Apparatuur

Draagbare geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Bouwlampenaantal 4

Kantoorbenodigdheden

Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 30
Startnummersaantal 60
Deelnemersbadgesaantal 80
Prikbordenaantal 2
Printpapieraantal 2
Nietmachinesaantal 2
Plakbandrollenaantal 6

Decoratie

Start- en finishbannersaantal 2
Richtingsbordenaantal 12
Prijzenaantal 6
Medaillelintenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Serveerbladenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 4
Tangenaantal 8

Schoonmaak

Handvegers en blikkenaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Eerste hulpdozenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het reglement vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer onder meer de proeven, tijdslimieten, beoordeling en wat er gebeurt bij een onveilige situatie; zo voorkom je discussies bij de jurytafel.
Reserveer het wedstrijdterrein ruim vooraf en inspecteer het uiterlijk een week voor de wedstrijd opnieuw. Controleer dan hekken, poorten, toegangen, ondergrond en de plek voor waterbakken en rustmatten.
Bevestig juryleden, schapen en begeleiders niet alleen mondeling. Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf de deelnemersinformatie met starttijd, parkeerafspraken, route, dieetwensen en contactgegevens voor de wedstrijddag.
Maak de startlijst pas nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd en deel vrijwilligers in per onderdeel. Zorg per publieksvak en toegang voor een herkenbaar aanspreekpunt; bij wijzigingen houd je de actuele lijst op een prikbord bij.
Test geluidsinstallatie, draadloze microfoons, verlengkabels en verlichting vóór de opbouw klaar is. Leg juryformulieren, klemborden, balpennen, startnummers, badges en prijzen samen in één wedstrijdtafel, zodat je niet tijdens een proef hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schapendrijfwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met het reglement, terrein en de jury. Regel schapen, begeleiders, vrijwilligers en catering daarna zo snel mogelijk, zodat je de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd kunt versturen.
Hoe maak je een veilige indeling voor een schapendrijfwedstrijd?: Zet het wedstrijdveld uit met poorten, pionnen en markeervlaggen en houd publieksvakken fysiek gescheiden met dranghekken of afzetlint. Controleer alle toegangen opnieuw op de wedstrijddag en wijs minstens één vrijwilliger per toegang aan.
Wat moet ik regelen voor slecht weer bij een schapendrijfwedstrijd?: Werk uiterlijk 2 weken vooraf een weerscenario uit met locaties voor tenten, jury en catering, plus een besluitmoment voor afgelasting of aanpassing. Controleer op de dag zelf minstens 3 uur voor de start de wind, neerslag, ondergrond en bereikbaarheid.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een schapendrijfwedstrijd?: Plan naast de jury minimaal één vrijwilliger voor de startlijst en deelnemers, één voor publieksvakken en toegangen, één voor parkeren en één voor catering. Bij meerdere velden of druk publiek voeg je per extra veld en ingang minstens één persoon toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.