Schaapskooi open dag organiseren: checklist

Een schaapskooi open dag vraagt om meer voorbereiding dan alleen de deuren openen. Je regelt tegelijk bezoekersstromen, dierenzorg, rondleidingen, parkeren, catering en een terrein dat veilig begaanbaar is. Begin met het programma en de aanmeldingen, werk daarna de vrijwilligers, leveringen en materialen uit en controleer vlak voor de start het weer. Met deze checklist zie je wat eerst moet gebeuren en welke zaken vaak pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerplaatsen reserveren
Leveringen bevestigen
Vrijwilligers indelen
Route voor bezoekers bepalen
2 personen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Rondleidingen voorbereiden
2 personen
Schaapdemonstratie voorbereiden
2 personen
Informatieborden maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Dieren en voer controleren
2 personen
Koelproducten koud zetten
2 personen
Terrein maaien en controleren
2 personen
Schaapskooi schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Tenten en schaduwplekken opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Drank- en koffiestation inrichten
2 personen
Hapjes en broodjes voorbereiden
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Borden en routepijlen plaatsen
2 personen
Dierenrustzone afzetten
2 personen
Voer- en waspunten klaarzetten
2 personen
Kassa en inschrijftafel inrichten
2 personen
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Schaapdemonstratie geven
2 personen
Kinderactiviteit begeleiden
3 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dieren en bezoekers scheiden
2 personen
Afval en tafels bijhouden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Dieren verzorgen
2 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Schaapskooi nalopen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Kraamtafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Scharenaantal 3

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele geluidsset

Dierenbenodigdheden

Voerbakkenaantal 6
Drinkbakkenaantal 6
Hooinettenaantal 3
Handwasstationsaantal 3
Afrasteringspanelenaantal 12
Hekverbindingenaantal 24

Decoratie

Informatiebordenaantal 8
Routepijlenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Krijtbordenaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 8

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handdoekenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma met rondleidingen en de schaapdemonstratie minimaal 2 weken vooraf vast. Plan tijd tussen onderdelen, zodat bezoekers kunnen doorlopen en vrijwilligers de dieren rustig kunnen verzorgen.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en geef het aantal bezoekers door voordat je boodschappen doet. Houd aparte aantallen bij voor hapjes, broodjes, koffie en koude dranken.
Controleer parkeerplaatsen, routepijlen en afrasteringspanelen uiterlijk 1 week vooraf op de plek zelf. Bezoekers moeten vanaf de parkeerplaats tot de schaapskooi zonder uitleg de juiste route kunnen volgen.
Plan de opbouw op de ochtend zelf ruim voor opening: partytenten, tafels, stoelen, handwasstations en informatieborden staan pas klaar als ook kabels, stekkerdozen en geluidsset zijn getest.
Zet koelproducten pas kort voor de start koud en controleer dieren, voerbakken, drinkbakken en hooinetten opnieuw op de dag zelf. Voorzie daarnaast afvalbakken en een duidelijk punt voor gebruikte bekers en servies.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een schaapskooi open dag organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen, parkeren en vrijwilligers. Leg het programma en de leveringen uiterlijk 2 weken voor de open dag definitief vast.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een schaapskooi open dag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per taakgebied: ontvangst, parkeren, rondleidingen, demonstratie, catering en dierenzorg. Bij meerdere rondleidingen tegelijk is 1 begeleider per groep nodig.
Wanneer moet ik de route en afrastering voor de open dag controleren?: Controleer terrein, route, hekverbindingen en afrasteringspanelen 1 week vooraf en nogmaals op de ochtend van het evenement. Zo ontdek je modder, losse verbindingen of blokkades voordat bezoekers arriveren.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste klaarzetten?: Zet eerst de veilige bezoekersroute, afrastering, parkeerbewegwijzering en handwasstations klaar. Bouw daarna tenten, tafels en catering op en test koffiezetapparaten, waterkokers en geluidsset minimaal 1 uur voor opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.