Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del aprisco
Una jornada de puertas abiertas del aprisco necesita más coordinación que una visita informal: hay que controlar el recorrido, los horarios, los animales y la llegada de visitantes. Empieza cerrando las inscripciones y recogiendo las preferencias dietéticas; después asigna voluntarios y prepara cada zona. El día anterior, revisa el terreno, limpia el aprisco y deja listos los materiales. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden y a detectar lo que suele quedarse para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar plazas de aparcamiento
Confirmar entregas
Asignar voluntarios
Definir la ruta para los visitantes
2 personas
Definir el programa y los horarios
2 personas
Preparar las visitas guiadas
2 personas
Preparar la demostración de ovejas
2 personas
Hacer carteles informativos
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Comprobar animales y pienso
2 personas
Poner los productos refrigerados en frío
2 personas
Cortar y revisar el terreno
2 personas
Limpiar el aprisco
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Montar las carpas y las zonas de sombra
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la estación de bebidas y café
2 personas
Preparar aperitivos y bocadillos
4 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar carteles y flechas de ruta
2 personas
Delimitar la zona de descanso de los animales
2 personas
Preparar los puntos de pienso y lavado
2 personas
Montar la caja registradora y la mesa de inscripción
2 personas
Dar la charla a los voluntarios
3 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Guiar visitas
3 personas
Dar una demostración de ovejas
2 personas
Acompañar la actividad infantil
3 personas
Servir aperitivos y bocadillos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Separar a los animales y a los visitantes
2 personas
Supervisar la basura y las mesas
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Cuidar a los animales
2 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Revisar el aprisco
2 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas de cervezacant. 6
- Sillascant. 60
- Mesas de puestocant. 3
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Tijerascant. 3
Equipo
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Equipo de sonido móvil
Suministros para animales
- Cuencos para comidacant. 6
- Cuencos de aguacant. 6
- Redes para henocant. 3
- Puestos de lavado de manoscant. 3
- Paneles de valladocant. 12
- Conectores de vallascant. 24
Decoración
- Paneles informativoscant. 8
- Flechas de rutacant. 12
- Guirnaldascant. 6
- Pizarrascant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 4
- Guantes de trabajocant. 8
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Toallascant. 12
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones con varios días de margen y anota por separado las alergias o dietas especiales. Esa información determina cuántos aperitivos y bocadillos preparar y evita resolver comidas a última hora.
- Define la ruta de visitantes antes de colocar las flechas: marca la entrada, las paradas de la visita guiada, la demostración de ovejas y la salida. Comprueba que el recorrido no cruce zonas de trabajo ni accesos para vehículos.
- Asigna voluntarios a turnos concretos, no solo a tareas. Para una jornada de varias horas, prevé al menos una persona para recibir al público, otra para orientar el aparcamiento y otra para vigilar cada actividad simultánea.
- Revisa el pronóstico y prepara las carpas y zonas de sombra antes de que llegue el público. Comprueba también los cables alargadores, las regletas y el equipo de sonido con tiempo suficiente para sustituir lo que falle.
- El día anterior, comprueba animales, pienso y agua, y deja refrigerados los productos que lo necesiten. El mismo día, monta primero baños, lavamanos, bebidas y señalización; así las zonas básicas funcionan antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del aprisco?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y reservar plazas de aparcamiento. Deja cerrados el programa, los voluntarios y la compra principal al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que preparar el recorrido de la visita al aprisco?
- Define la ruta y los horarios como mínimo 10 días antes, para poder ajustar las visitas guiadas y la demostración de ovejas. Recorre el trayecto de nuevo el día anterior, después de cortar y revisar el terreno.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior a una jornada de puertas abiertas?
- Comprueba el pronóstico, los animales, el pienso, el estado del aprisco, los baños y todo el material de montaje. Deja en frío los productos refrigerados y confirma las entregas antes de terminar la jornada.
- ¿Cómo calcular la comida y la bebida para la jornada?
- Usa el número de inscripciones confirmadas como base y añade un margen del 10 % para bebidas, vasos, platos y cubiertos. Prepara los aperitivos y bocadillos según las preferencias dietéticas recogidas, y separa claramente las opciones especiales.
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