Journée portes ouvertes de Schaapskooi : la checklist

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Répartissez les bénévoles au moins 7 jours avant l’ouverture, avec une personne dédiée aux inscriptions, une aux visites guidées et une au point boissons. Prévoyez aussi un renfort pour les arrivées et les changements de groupe.
• Fixez le parcours des visiteurs avant d’installer les flèches. Comptez les passages étroits, les zones réservées aux animaux et le temps nécessaire pour chaque visite guidée afin d’éviter les croisements.
• Vérifiez la météo 3 jours avant, puis de nouveau la veille. Les tentes, les zones d’ombre, les rallonges et le système de sonorisation doivent être installés de façon sûre, sans gêner les clôtures ni les passages.
• Préparez les boissons chaudes et les encas le matin même, mais mettez les produits réfrigérés au frais dès leur réception. Gardez les gobelets, tasses, assiettes et couverts à proximité du point de service pour éviter les allers-retours.
• Ne remettez pas le nettoyage de la bergerie et des toilettes au dernier moment. Terminez ces zones avant l’installation des tables et des chaises, puis vérifiez les poubelles et les stations de lavage des mains avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes à la Schaapskooi ?

Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Les invitations, les inscriptions, les besoins alimentaires, le parking et la répartition des bénévoles doivent être confirmés au plus tard 7 jours avant l’événement.

Quand préparer les visites guidées et la démonstration de moutons ?

Finalisez le programme et les horaires environ 10 jours avant. Faites une répétition avec les personnes concernées 2 à 3 jours avant, notamment pour vérifier le parcours, la durée et la sécurité autour des animaux.

Que faut-il vérifier la veille de la journée portes ouvertes ?

La veille, contrôlez la météo, les livraisons, les animaux, la nourriture, les clôtures et le matériel. Installez si possible la signalétique, les tables, les chaises et les zones d’ombre, puis gardez les produits réfrigérés au frais.

Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?

Pour un petit accueil, prévoyez au minimum 5 à 6 bénévoles en même temps : inscriptions, parking, visites, démonstration, boissons et surveillance générale. Ajoutez une personne pour 10 à 15 visiteurs supplémentaires si les groupes sont nombreux.

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