Checklist voor een Scandinavische kerstmarkt organiseren

Een Scandinavische kerstmarkt vraagt vooral om een strakke planning van locatie, kramen, leveranciers en vrijwilligers. Leg eerst datum, tijden, vergunningen en de indeling vast; daarna kun je gericht uitnodigen en inkopen. Denk niet alleen aan kerstbomen, slingers en houten kerststerren, maar ook aan routebordjes, betaalmiddelen en voldoende servies. Met deze checklist werk je van de eerste reserveringen naar de definitieve aantallen en de laatste boodschappen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
Vergunningen aanvragen
Marktkramen reserveren
Partytenten reserveren
Leveranciers benaderen
2 personen
Kraamindeling maken
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Stands toewijzen
2 personen
Menukaarten maken
Prijskaarten maken
Routebordjes maken
Betaalmiddelen controleren
Muziek samenstellen
Weersverwachting controleren
Definitieve aantallen bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Versproducten bestellen
Decoratie sorteren
2 personen
Servies tellen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Borden en flyers printen
Versiering voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Kramen labelen
2 personen
Locatie vrijmaken
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Marktkramen opstellen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Kraamproducten uitstallen
6 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Betaalpunten inrichten
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Leveranciers ontvangen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Warme chocolademelk serveren
2 personen
Glühwein serveren
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Toiletten controleren
Muziek bedienen
Kassa afsluiten
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Voedsel veilig opbergen
3 personen
Marktkramen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Decoratie verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 10
Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 10
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glühweinbekersaantal 150
Drinkglazenaantal 150
Bordenaantal 150
Kommetjesaantal 100
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150

Decoratie

Kerstbomenaantal 6
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Dennentakkenaantal 30
Houten kerststerrenaantal 24
Tafelkledenaantal 20
Servettenhoudersaantal 20
Menukaarthoudersaantal 20
Prijskaartjesaantal 100
Routebordjesaantal 12
Krijtbordenaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Soepketelsaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Betaalterminalsaantal 3
Geldkistjesaantal 3
Speakersaantal 2
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 10
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Aluminium schalenaantal 30

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 16
LED-lantaarnsaantal 20
Batterijkaarsenaantal 60

Schoonmaak

Afvalzakhoudersaantal 10
Emmersaantal 6
Vloertrekkersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer marktkramen en partytenten vroeg en maak daarna pas de kraamindeling. Zo weet je hoeveel stands, tafels en loopruimte je werkelijk nodig hebt.
Stuur uitnodigingen zodra datum, tijden en programma vaststaan. Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding, zodat je vóór het bestellen van versproducten weet voor hoeveel aangepaste porties je moet zorgen.
Plan per zone welke bewegwijzering nodig is: entree, kramen, eten, drinken en afval. Maak routebordjes en prijzkaarten niet op het laatste moment; druk of schrijf ze zodra de stands zijn toegewezen.
Controleer betaalmiddelen, koffiekopjes, glühweinbekers en ander servies vóór de markt. Tel per uitgiftepunt wat nodig is en regel een reservevoorraad, vooral als bekers niet tussendoor worden afgewassen.
Controleer de weersverwachting enkele dagen vooraf en pas de tentindeling, kleding en vrijwilligersplanning aan. Zet houdbare boodschappen eerder klaar en bestel versproducten pas nadat de definitieve aantallen bekend zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Scandinavische kerstmarkt organiseren?: Leg de locatie, datum en tijden bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Regel vergunningen, kramen, partytenten en leveranciers daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 3 tot 4 weken voor de markt kunt uitnodigen.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een Scandinavische kerstmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Bepaal de definitieve hoeveelheid pas na de aanmeldingen en houd rekening met koffie, warme dranken en alcoholvrije opties.
Wanneer moet ik de kraamindeling en routebordjes maken?: Maak een eerste kraamindeling zodra de marktkramen en stands zijn toegewezen, ongeveer 3 tot 4 weken vooraf. Werk de routebordjes, prijzkaarten en menukaarten uiterlijk 1 week voor de markt definitief uit.
Wanneer bestel ik verse boodschappen voor een kerstmarkt?: Bestel houdbare boodschappen zodra het programma en menu vaststaan. Plaats de bestelling voor verse producten 2 tot 4 dagen vooraf, nadat je de definitieve aantallen en dieetwensen hebt gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.