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Checkliste für den Skandinavischen Weihnachtsmarkt

Ein Skandinavischer Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorlauf als ein normales Fest: Location, Genehmigungen und Marktstände müssen früh gesichert werden. Plane zuerst Datum, Öffnungszeiten und Standaufteilung, bevor du Programm und Einladungen verschickst. In den letzten zwei Wochen klärst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Lieferanten und Helfer. Kurz vor dem Markt folgen Wettercheck, endgültige Gästezahlen sowie haltbare und frische Einkäufe. Diese Checkliste hält die Reihenfolge übersichtlich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Uhrzeiten festlegen

  • Genehmigungen beantragen

  • Marktstände reservieren

  • Partyzelte reservieren

  • Lieferanten kontaktieren

    2 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferanten bestätigen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Stände zuweisen

    2 Personen

  • Menükarten erstellen

  • Preisschilder erstellen

  • Wegweiser erstellen

  • Zahlungsmittel prüfen

  • Musik zusammenstellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Endgültige Zahlen festlegen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Haltbare Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Frische Produkte bestellen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Geschirr zählen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Plakate und Flyer drucken

  • Dekoration vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Stände beschriften

    2 Personen

  • Veranstaltungsort räumen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Marktstände aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufstellen

    2 Personen

  • Standprodukte auslegen

    6 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Zahlungspunkte einrichten

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Lieferanten empfangen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Heiße Schokolade servieren

    2 Personen

  • Glühwein ausschenken

    2 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Musik bedienen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Lebensmittel sicher verstauen

    3 Personen

  • Marktstände abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung entfernen

    3 Personen

  • Dekoration sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Soundanlage zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 10
  • PartyzelteAnz. 4
  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 80
  • StehtischeAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 10
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • GlühweintassenAnz. 150
  • TrinkgläserAnz. 150
  • TellerAnz. 150
  • SchälchenAnz. 100
  • GabelnAnz. 150
  • MesserAnz. 150
  • LöffelAnz. 150

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 6
  • WeihnachtskugelnAnz. 120
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 20
  • TannenzweigeAnz. 30
  • Holz-WeihnachtssterneAnz. 24
  • TischdeckenAnz. 20
  • ServiettenhalterAnz. 20
  • MenükartenhalterAnz. 20
  • PreisschilderAnz. 100
  • WegweiserAnz. 12
  • KreidetafelnAnz. 10
  • WimpelkettenAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermokannenAnz. 6
  • SuppenkesselAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KühlschränkeAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KartenterminalsAnz. 3
  • GeldkassettenAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon

Küche

  • SchneidebretterAnz. 8
  • KochmesserAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 10
  • ZangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8
  • AluminiumschalenAnz. 30

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 16
  • LED-LaternenAnz. 20
  • BatteriekerzenAnz. 60

Reinigung

  • MüllbeutelhalterAnz. 10
  • EimerAnz. 6
  • BodenabzieherAnz. 4
  • BesensetsAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 30

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Location, Marktstände und Partyzelte möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Kläre dabei sofort Strom, Aufbauzeiten, Abfallbehälter und Platz für Garderobenständer.
  • Beantrage Genehmigungen nicht erst nach dem Versand der Einladungen. Plane für Rückfragen mindestens 14 Tage Puffer ein, besonders wenn Glühwein, Verkaufsstände oder Zelte vorgesehen sind.
  • Erstelle die Standaufteilung, Wegweiser und Preisschilder spätestens eine Woche vorher. So kannst du Marktstände, Stehtische, Klapptische und Sitzplätze passend zu den Anbieterflächen verteilen.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend und lege die endgültigen Zahlen 3 bis 5 Tage vor dem Markt fest. Erst danach bestellst du frische Produkte und passt Geschirr wie Glühweintassen, Teller und Trinkgläser an.
  • Teile Freiwillige in feste Schichten ein und bestätige Lieferanten spätestens 48 Stunden vor Beginn. Prüfe am Vortag Wetter, Musik, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und die Beschilderung vor Ort.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Skandinavischen Weihnachtsmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Location, Datum, Genehmigungen und Marktständen. Einladungen und Anmeldungen können danach starten; die endgültigen Zahlen stehen etwa 3 bis 5 Tage vor dem Termin fest.
Wann sollte ich die Genehmigung für einen Weihnachtsmarkt beantragen?
Reiche den Antrag mindestens 4 Wochen vor dem Markt ein, sofern die zuständige Stelle keine andere Frist nennt. Plane zusätzlich 14 Tage für Rückfragen oder fehlende Unterlagen ein.
Wann kaufe ich Lebensmittel für einen Weihnachtsmarkt ein?
Haltbare Lebensmittel kannst du 7 bis 10 Tage vorher einkaufen. Frische Produkte bestellst du nach der finalen Gästezahl etwa 2 bis 3 Tage vor dem Markt.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Weihnachtsmarkt?
Plane mindestens zwei Personen pro besetztem Stand und zusätzlich eine Person für Aufbau, Nachschub oder Probleme ein. Bei Schichten von jeweils 2 bis 3 Stunden brauchst du entsprechend mehr Freiwillige.

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