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Checklist pour organiser un marché de Noël scandinave

Un marché de Noël scandinave demande une préparation coordonnée : réserver le lieu, confirmer les exposants et prévoir les équipements avant l’hiver. Commencez par fixer la date, les horaires et les autorisations, puis construisez le plan des stands et le programme. Les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles doivent être suivis au même endroit. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux achats et aux dernières vérifications météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu

  • Fixer la date et les horaires

  • Demander les autorisations

  • Réserver les stands du marché

  • Réserver des tentes de réception

  • Contacter les fournisseurs

    2 personnes

  • Établir la répartition des stands

    2 personnes

  • Établir le programme

    2 personnes

  • Rédiger les invitations

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer les fournisseurs

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Attribuer les stands

    2 personnes

  • Créer les menus

  • Créer des étiquettes de prix

  • Créer des panneaux de direction

  • Contrôler les moyens de paiement

  • Composer la musique

  • Vérifier les prévisions météo

  • Déterminer les quantités finales

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses pour les produits non périssables

    2 personnes

  • Commander des produits frais

  • Trier la décoration

    2 personnes

  • Compter la vaisselle

    2 personnes

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Imprimer les affiches et les flyers

  • Préparer la décoration

    3 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Étiqueter les stands

    2 personnes

  • Dégager le lieu

    3 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les stands du marché

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    4 personnes

  • Installer le système de sonorisation

    2 personnes

  • Présenter les produits du stand

    6 personnes

  • Monter le buffet

    4 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Aménager les points de paiement

    2 personnes

  • Installer les panneaux d'itinéraire

    2 personnes

  • Effectuer le contrôle de sécurité

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les fournisseurs

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Servir du chocolat chaud

    2 personnes

  • Servir du vin chaud

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Dégager les tables

    3 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Gérer la musique

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

  • Saluer les visiteurs à leur départ

    3 personnes

Suivi

  • Stocker les aliments en toute sécurité

    3 personnes

  • Démonter les stands du marché

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Retirer l'éclairage

    3 personnes

  • Rassembler la décoration

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    4 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Distribuer les restes

    2 personnes

  • Retourner le matériel audio

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Stands de marchéqté 10
  • Tentes de réceptionqté 4
  • Tables pliantesqté 12
  • Chaises pliantesqté 80
  • Tables hautesqté 8
  • Portants à vêtementsqté 4
  • Poubellesqté 10
  • Portantsqté 2

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 120
  • Tasses à vin chaudqté 150
  • Verres à boireqté 150
  • Assiettesqté 150
  • Petits bolsqté 100
  • Fourchettesqté 150
  • Couteauxqté 150
  • Cuillèresqté 150

Décoration

  • Sapins de Noëlqté 6
  • Boules de Noëlqté 120
  • Guirlandes de Noëlqté 20
  • Branches de sapinqté 30
  • Étoiles de Noël en boisqté 24
  • Nappesqté 20
  • Porte-serviettesqté 20
  • Porte-menusqté 20
  • Étiquettes de prixqté 100
  • Panneaux d’orientationqté 12
  • Panneaux en ardoiseqté 10
  • Guirlandes de fanionsqté 12

Équipement

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 3
  • Thermosqté 6
  • Marmites à soupeqté 3
  • Bacs de maintien au chaudqté 4
  • Réfrigérateursqté 2
  • Glacièresqté 6
  • Rallongesqté 12
  • Multiprisesqté 8
  • Terminaux de paiementqté 3
  • Caisses à monnaieqté 3
  • Haut-parleursqté 2
  • Microphone

Cuisine

  • Planches à découperqté 8
  • Couteaux de chefqté 6
  • Louchesqté 10
  • Pincesqté 8
  • Verres doseursqté 4
  • Saladiersqté 6
  • Thermosqté 8
  • Plateaux en aluminiumqté 30

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 16
  • Lanternes LEDqté 20
  • Bougies à pilesqté 60

Nettoyage

  • Supports de sacs poubelleqté 10
  • Seauxqté 6
  • Raclettes de solqté 4
  • Sets de balaiqté 4
  • Chiffons de nettoyageqté 30

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réservez les tentes, les stands et le mobilier plusieurs semaines à l’avance, surtout si le marché se tient en extérieur. Prévoyez aussi les tables, les chaises et les tables hautes pour chaque zone.
  • Fixez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant le marché. Vous pourrez ensuite attribuer les stands, confirmer les fournisseurs et recueillir les besoins alimentaires sans modifier le plan chaque jour.
  • Préparez le plan des stands et les panneaux d’orientation avant l’impression des invitations. Indiquez clairement les espaces de vente, les boissons, les repas et les zones de circulation.
  • Pour les boissons chaudes, comptez les tasses à café, les tasses à vin chaud, les verres et les appareils nécessaires séparément. Vérifiez aussi les prises électriques et l’emplacement des machines à café et des bouilloires avant l’installation.
  • Faites les courses des produits non périssables quelques jours avant, puis commandez les produits frais selon les quantités finales. Consultez les prévisions météo 48 heures avant pour ajuster les tentes, les vêtements et l’organisation des bénévoles.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël scandinave ?
Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les tentes, les stands et les fournisseurs sont les éléments à réserver en premier, car ils conditionnent le reste du programme.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?
Envoyez les invitations environ 6 semaines avant le marché, avec une date limite d’inscription fixée 3 semaines avant. Gardez ensuite 10 à 14 jours pour attribuer les stands et confirmer les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël en extérieur ?
La veille, vérifiez la météo, les horaires de livraison, les moyens de paiement, le mobilier et la signalétique. Confirmez également les bénévoles et les fournisseurs au plus tard 24 heures avant l’ouverture.
Quand acheter les produits frais pour un marché de Noël ?
Déterminez les quantités finales 2 à 3 jours avant, puis commandez les produits frais selon les confirmations reçues. Les produits non périssables peuvent être achetés plus tôt, environ une semaine avant.

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