Salsafeest organiseren: checklist van plan tot dansvloer

Een salsafeest vraagt meer voorbereiding dan alleen muziek en drank. Je regelt een geschikte dansruimte, een programma met genoeg tijd om vrij te dansen en eventueel een dansdocent. Daarnaast moeten aanmeldingen, dieetwensen, apparatuur, hapjes en koude dranken op elkaar aansluiten. Gebruik de checklist in volgorde: leg eerst datum en locatie vast, bevestig daarna deelnemers en leveranciers, en werk in de laatste week alle materialen en boodschappen af.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Dansdocent reserveren
Muziekapparatuur reserveren
Vergunningen controleren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma publiceren
Informatie naar deelnemers sturen
Aantal deelnemers bevestigen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Leveringen bevestigen
Materialen verzamelen
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Allergenenkaart maken
Muziek afspeellijsten klaarzetten
Boodschappen doen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salsa-accessoires klaarleggen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Koelboxen vullen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoon testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Salsaworkshop begeleiden
3 personen
Muziek bedienen
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes bijvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Buffet schoonhouden
2 personen
Dansvloer vrijhouden
2 personen
Verzoeknummers verzamelen
Korte dansdemonstratie geven
2 personen
Vegetarische hapjes aanvullen
2 personen
Allergeneninformatie tonen
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste dansronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Resterende catering verpakken
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Dansvloer schoonmaken
2 personen
Locatie eindcontroleren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Dessertbordjesaantal 80
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Laptop
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Lichtslingersaantal 6
Ledspotsaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 6

Decoratie

Slingerdoekenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Rode servettenhoudersaantal 8
Plantenaantal 6
Fotowand
Fotopropsaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Bewaarbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de dansvloer vóór je tafels en stoelen indeelt. Houd een vrije ruimte over voor de les en het vrij dansen; zet buffettafels en kapstokken aan de rand.
Reserveer de dansdocent en muziekapparatuur zodra datum en locatie vaststaan. Test laptop, mengpaneel, actieve speakers en draadloze microfoon uiterlijk één dag vooraf.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en maak uiterlijk enkele dagen voor het feest een allergenenkaart. Zo kun je hapjes en serveerschalen duidelijk labelen voordat de gasten binnenkomen.
Zet dranken niet pas bij aanvang koud. Vul koelboxen en ijscontainers op de dag zelf en controleer vooraf of je genoeg waterglazen, wijnglazen en koffievoorzieningen hebt.
Maak de laatste deelnemersbevestiging kort voor het feest en pas boodschappen en naamkaartjes daarop aan. Haal locatiesleutels, controleer leveringen en leg salsa-accessoires vóór de opbouw klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een salsafeest organiseren?: Leg datum, locatie en dansdocent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Reserveer muziekapparatuur en controleer vergunningen zodra de locatie bekend is.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een salsafeest?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, buffettafels, geluidsapparatuur, verlichting en de dansvloer. Doe de geluidscheck minstens 30 minuten voordat deelnemers binnenkomen.
Wanneer verstuur ik de informatie voor een salsafeest?: Stuur de uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en praktische informatie uiterlijk 1 week voor het feest. Vraag dieetwensen en aanmeldingen vóór het bevestigen van de boodschappen.
Wat moet ik de dag voor een salsafeest controleren?: Controleer afspeellijsten, kabels, microfoon, programma en deelnemersaantal één dag vooraf. Zet houdbare materialen klaar en bevestig leveringen; dranken en koelboxen werk je op de feestdag af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.