Checklist para tu fiesta de salsa

Una fiesta de salsa necesita más que música y una pista despejada. Hay que cerrar el lugar, coordinar al profesor de baile, preparar el programa musical y confirmar cuántas personas asistirán. Esta checklist reúne las tareas y el material necesario en el orden adecuado, desde las primeras reservas hasta enfriar las bebidas y recoger las llaves del recinto. También te ayuda a evitar olvidos frecuentes, como las preferencias dietéticas, las tarjetas con nombres o la protección de los cables.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Preparar el programa musical
2 personas
Reservar profesor de danza
Reservar el equipo de música
Comprobar permisos
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Publicar el programa
Enviar información a los participantes
Confirmar el número de participantes
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Confirmar entregas
Reunir los materiales
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Preparar tarjeta de alérgenos
Preparar las listas de reproducción de música
Hacer la compra
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Dejar listos los accesorios de salsa
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Despejar la pista de baile
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Probar el micrófono
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Preparar el buffet
4 personas
Montar aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Guiar el taller de salsa
3 personas
Controlar la música
2 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer aperitivos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener limpio el buffet
2 personas
Mantener libre la pista de baile
2 personas
Recopilar solicitudes de canciones
Ofrecer una breve demostración de baile
2 personas
Reponer los aperitivos vegetarianos
2 personas
Mostrar información sobre alérgenos
Servir café y té
2 personas
Anunciar la ronda final de baile
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
2 personas
Empaquetar el catering restante
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar la pista de baile
2 personas
Hacer la revisión final del lugar
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 80
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófono inalámbrico
Soporte de micrófono
Portátil
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 6
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Focos LEDcant. 4
Lámparas recargablescant. 6

Decoración

Guirnaldas de telacant. 8
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Mantelescant. 10
Porta servilletas rojoscant. 8
Plantascant. 6
Photowall
Accesorios para fotoscant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de cocinacant. 4
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Bandejas de almacenamientocant. 12
Acumuladores de fríocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 6
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de enviar las invitaciones. Comprueba también cuándo puedes recoger las llaves y cuánto tiempo tendrás para montar el equipo.
Confirma el número de participantes varios días antes. Con esa cifra podrás ajustar la compra, preparar las tarjetas con nombres y calcular la vajilla, las bebidas y los aperitivos.
Prepara el programa musical con antelación y deja las listas de reproducción descargadas en el portátil. Así no dependerás de la conexión a internet durante la fiesta.
Haz una prueba completa del sonido antes de que lleguen los invitados: altavoces, mesa de mezclas, micrófono, cables alargadores y regletas. Cubre los cables que crucen zonas de paso con alfombrillas.
Enfría las bebidas y llena las neveras portátiles antes de abrir las puertas. Reserva una zona clara para el buffet y deja visible la tarjeta de alérgenos junto a los aperitivos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de salsa?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar el lugar, el profesor de danza y el equipo de música. Envía las invitaciones al menos 3 semanas antes y confirma las inscripciones varios días antes del evento.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una fiesta de salsa?: Envíalas aproximadamente 3 semanas antes de la fiesta. Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes para conocer el número final, las preferencias dietéticas y las necesidades de voluntariado.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: Deja listas las listas de reproducción, los accesorios de salsa, las tarjetas con nombres, la tarjeta de alérgenos y los materiales reunidos. También conviene confirmar las entregas y comprobar la lista de la compra el día anterior.
¿Cuándo se deben enfriar las bebidas?: Pon las bebidas a enfriar entre 4 y 6 horas antes de que empiece la fiesta, según el volumen y la temperatura inicial. Llena las neveras portátiles justo antes de la apertura y prepara los contenedores para hielo.

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