Salsa-Party organisieren: Die vollständige Checkliste
Eine Salsa-Party steht und fällt mit Musik, Tanzfläche und einem reibungslosen Ablauf. Plane zuerst Datum, Ort und Programm, bevor du Einladungen verschickst oder Technik reservierst. Besonders häufig werden Tanzlehrer, Lautsprecher, Genehmigungen und gekühlte Getränke zu spät organisiert. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau und hilft dir, Anmeldungen, Ernährungswünsche, Material und Helfer rechtzeitig zusammenzubringen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
2 Personen
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
Tanzlehrer reservieren
Musikanlage reservieren
Genehmigungen prüfen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Programm veröffentlichen
Informationen an die Teilnehmenden senden
Teilnehmerzahl bestätigen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Lieferungen bestätigen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Allergiekarte erstellen
Musikwiedergabelisten vorbereiten
Einkaufen gehen
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Salsa-Accessoires bereitlegen
2 Personen
Standortschlüssel abholen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Tanzfläche freiräumen
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofon testen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Buffet vorbereiten
4 Personen
Snacks auslegen
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
Salsa-Workshop betreuen
3 Personen
Musik bedienen
2 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks nachfüllen
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Buffet sauber halten
2 Personen
Tanzfläche freihalten
2 Personen
Wunschlieder sammeln
Kurze Tanzvorführung geben
2 Personen
Vegetarische Häppchen auffüllen
2 Personen
Allergeninformationen anzeigen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Die letzte Tanzrunde ankündigen
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Anlage ausschalten
2 Personen
Übriges Catering verpacken
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Tanzfläche reinigen
2 Personen
Ort abschließend kontrollieren
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 8
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 80
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Kabelloses Mikrofon
- Mikrofonständer
- Laptop
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KabelmattenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermokannenAnz. 4
- LichterkettenAnz. 6
- LED-SpotsAnz. 4
- Wiederaufladbare LampenAnz. 6
Dekoration
- WimpelbahnenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 2
- TischdeckenAnz. 10
- Rote ServiettenhalterAnz. 8
- PflanzenAnz. 6
- Fotowand
- FotopropsAnz. 20
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 3
- RührschüsselnAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
- KüchenzangenAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
- AufbewahrungsbehälterAnz. 12
- KühlelementeAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Ort mindestens 8 bis 10 Wochen vorher fest. Prüfe dabei früh, ob die Tanzfläche groß genug ist, Musik erlaubt ist und eine Genehmigung benötigt wird.
- Reserviere Tanzlehrer, Musikanlage und Mikrofon möglichst 6 Wochen vor der Party. Teste Laptop, Mischpult, aktive Lautsprecher und Verlängerungskabel spätestens am Vortag gemeinsam.
- Verschicke die Einladungen 4 bis 6 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von etwa 10 Tagen. Frage dabei gleichzeitig nach Allergien und Ernährungswünschen, damit Buffet und Allergiekarte passen.
- Bestätige die Teilnehmerzahl 7 Tage vor dem Termin. Danach lassen sich Getränke, Teller, Gläser, Snacks und Sitzplätze genauer planen, ohne am Veranstaltungstag nachkaufen zu müssen.
- Bereite am Vortag Namensschilder, Salsa-Accessoires, Wiedergabelisten und Serviermaterial vor. Hole den Standortschlüssel rechtzeitig ab, fülle die Kühlboxen und stelle Getränke mindestens 4 Stunden vor Beginn kalt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Salsa-Party organisieren?
- Beginne 8 bis 10 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Tanzlehrer und Technik solltest du spätestens 6 Wochen vor dem Termin reservieren.
- Wann sollte ich die Einladungen für eine Salsa-Party verschicken?
- Verschicke die Einladungen 4 bis 6 Wochen vor der Party. Gib eine Rückmeldefrist von ungefähr 10 Tagen an und bestätige die endgültige Teilnehmerzahl 7 Tage vorher.
- Wie viel Technik braucht man für eine Salsa-Party?
- Plane mindestens aktive Lautsprecher, ein Mischpult, ein Mikrofon und einen Mikrofonständer ein. Lege außerdem Verlängerungskabel und Kabelmatten bereit und führe spätestens am Vortag einen vollständigen Test durch.
- Wann sollte man Getränke für eine Salsa-Party kalt stellen?
- Stelle die Getränke mindestens 4 Stunden vor Beginn kalt, bei größeren Mengen besser am Vorabend. Fülle die Kühlboxen erst kurz vor dem Einlass mit Eis, damit sie während der Party möglichst lange kalt bleiben.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!