Zo organiseer je een rustieke bruiloft

Begin met de gastenlijst en werk daarna in vaste volgorde naar de uitvoering toe. Eerst leg je uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen, menu en leveranciers vast; daarna maak je de tafelindeling en het ceremonieprogramma. In de laatste dagen draait alles om controleren, klaarzetten en koelen. Bij een rustieke bruiloft zit de meeste voorbereiding niet in losse decoratie, maar in de combinatie van meubilair, servies, bloemen, eten en een duidelijke opbouw van de dag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Tafelindeling maken
2 personen
6
Menukeuzes vastleggen
2 personen
7
Reserveringen maken
8
Muzieklijst samenstellen
2 personen
9
Leveranciers bevestigen
10
Ceremonieprogramma drukken
2 personen
11
Naamkaartjes maken
2 personen
12
Welkomstbord schilderen
13
Decoratie controleren
2 personen
14
Servies inventariseren
2 personen
15
Boodschappenlijst afronden
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Taart gekoeld opslaan
2 personen
19
Bloemen ophalen
2 personen
20
Verse producten klaarzetten
3 personen
21
Tafels opstellen
4 personen
22
Stoelen plaatsen
4 personen
23
Ceremonieplek inrichten
3 personen
24
Buffettafels opstellen
3 personen
25
Tafellinnen leggen
3 personen
26
Servies op tafel zetten
3 personen
27
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
28
Bloemstukken plaatsen
2 personen
29
Versiering ophangen
4 personen
30
Verlichting ophangen
3 personen
31
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
32
Microfoons testen
2 personen
33
Buffetgerechten voorbereiden
4 personen
34
Hapjes voorbereiden
3 personen
35
Koffiepunt inrichten
2 personen
36
Welkomsttafel inrichten
2 personen
37
Toiletten controleren
38
Afvalpunten plaatsen
2 personen
39
Laatste schoonmaak uitvoeren
3 personen

Event

40
Gasten ontvangen
3 personen
41
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
42
Ceremonie begeleiden
2 personen
43
Groepsfoto begeleiden
2 personen
44
Hapjes serveren
4 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Buffet openen
2 personen
47
Buffet aanvullen
3 personen
48
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
49
Servies afruimen
3 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Taart aansnijden
2 personen
52
Taart serveren
3 personen
53
Muziek verzorgen
54
Dansvloer vrijhouden
55
Laatste ronde serveren
2 personen
56
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

57
Bederfelijke restanten koelen
2 personen
58
Afval verzamelen
4 personen
59
Servies voorsorteren
3 personen
60
Tafels leegmaken
4 personen
61
Verlichting uitschakelen
2 personen
62
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
63
Decoratie veilig opbergen
3 personen
64
Locatie vegen
3 personen
65
Servies afwassen
4 personen
66
Meubilair afbreken
4 personen
67
Tafellinnen wassen
2 personen
68
Bloemstukken verwerken
2 personen
69
Overgebleven spullen meenemen
2 personen
70
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
71
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
72
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
73
Huurmaterialen retourneren
2 personen
74
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Lange tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Cadeautafel
Welkomsttafel
Koffietafel
Barkrukkenaantal 6
Partytentaantal 2
Houten ceremonieboog
Kledingrek

Servies

Dinerbordenaantal 100
Gebaksbordenaantal 100
Kommetjesaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100

Decoratie

Jute tafellopersaantal 8
Witte tafelkledenaantal 8
Stoffen servettenaantal 100
Houten naamkaartjesaantal 90
Welkomstbord
Ceremoniebordjesaantal 4
Glazen vaasjesaantal 30
Kunstbloemenaantal 40
Houten kratjesaantal 8
Glazen potjesaantal 30
Jute lintaantal 4
Wimpelslingersaantal 6
Tafelnummersaantal 8
Fotolijstjesaantal 12
Gastenboek
Ringendoosje

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Muziekspeler
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
IJsblokjesbakkenaantal 4
Taartmes

Keuken

Serveerlepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Braadpannenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Lantaarnsaantal 12
Ledkaarsenaantal 40
Buitenlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Vloertrekkersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de tafelindeling pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Houd per lange tafel ruimte vrij voor schalen, karaffen en eventuele extra stoelen, zodat je indeling niet op de dag zelf hoeft te veranderen.
Bevestig alle leveranciers uiterlijk 7 dagen vooraf en noteer per leverancier een contactpersoon, aankomsttijd en wat er op locatie klaar moet staan. Zo voorkom je dat bloemen, catering of verhuurd meubilair tegelijk aankomt zonder aanspreekpunt.
Controleer servies en glaswerk aan de hand van de gastenlijst en tel per soort. Reken voor glazen en borden niet alleen het aantal gasten, maar ook op reserve voor breuk, tweede rondes en de taart.
Maak een tijdlijn voor de laatste 48 uur: boodschappen afronden, dranken koelen, taart gekoeld opslaan, bloemen ophalen en verse producten klaarzetten. Zet producten met verschillende bewaartijden niet allemaal op hetzelfde moment klaar.
Richt de locatie op in de volgorde waarin gasten haar gebruiken: eerst ceremonieplek en welkomsttafel, daarna tafels en stoelen, vervolgens buffet, cadeautafel en koffietafel. Leg naamkaartjes en ceremonieprogramma’s pas neer nadat het meubilair definitief staat.

Veelgestelde vragen

Wanneer begin je met het organiseren van een rustieke bruiloft?: Begin zodra de trouwdatum en gastenlijst voorlopig vaststaan. Plan de grote onderdelen minstens 3 maanden vooraf, zodat je tijd hebt voor uitnodigingen, aanmeldingen, menu, reserveringen en leveranciers.
Hoeveel tijd heb je nodig om een rustieke bruiloft op te bouwen?: Reserveer minimaal 4 tot 6 uur voor de opbouw wanneer tafels, stoelen, ceremonieplek, buffet en decoratie op dezelfde locatie komen. Plan daarnaast minstens 1 uur voor controle van servies, glaswerk, koeling en bewegwijzering.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een rustieke bruiloft?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf en geef een uiterste aanmelddatum van ongeveer 4 weken voor de bruiloft. Dan kun je dieetwensen verwerken en de tafelindeling en menukeuzes afronden.
Wat moet je de dag voor een rustieke bruiloft regelen?: Rond de boodschappen af, koel de dranken, haal de bloemen op en zet houdbare decoratie en servies klaar. Bewaar de taart gekoeld en plan voor verse producten een moment zo laat mogelijk, bij voorkeur binnen 24 uur voor het serveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.