Eine rustikale Hochzeit Schritt für Schritt organisieren

Bei einer rustikalen Hochzeit entscheidet die Reihenfolge über einen entspannten Tag: Zuerst stehen Gästeliste, Ort, Menü und Reservierungen fest, danach folgen Einladungen und Rückmeldungen. In den letzten Wochen klärst du Ernährungswünsche, Tischordnung, Musik und Lieferanten. Kurz vor der Feier geht es um Kühlung, frische Produkte, Blumen und den Aufbau vor Ort. Plane außerdem feste Zuständigkeiten ein, damit nicht alles an dir hängen bleibt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste erstellen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Tischordnung erstellen
2 Personen
6
Menüoptionen festlegen
2 Personen
7
Reservierungen vornehmen
8
Musikliste zusammenstellen
2 Personen
9
Lieferanten bestätigen
10
Programmhefte für die Zeremonie drucken
2 Personen
11
Namensschilder erstellen
2 Personen
12
Willkommensschild bemalen
13
Dekoration überprüfen
2 Personen
14
Geschirr inventarisieren
2 Personen
15
Einkaufsliste abschließen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Getränke kühlen
2 Personen
18
Kuchen gekühlt lagern
2 Personen
19
Blumen abholen
2 Personen
20
Frische Produkte bereitstellen
3 Personen
21
Tische aufstellen
4 Personen
22
Stühle aufstellen
4 Personen
23
Zeremonieort einrichten
3 Personen
24
Buffetische aufstellen
3 Personen
25
Tischwäsche auflegen
3 Personen
26
Geschirr auf den Tisch stellen
3 Personen
27
Namensschilder platzieren
2 Personen
28
Blumengestecke platzieren
2 Personen
29
Dekoration aufhängen
4 Personen
30
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
31
Tontechnik anschließen
2 Personen
32
Mikrofone testen
2 Personen
33
Buffetgerichte vorbereiten
4 Personen
34
Snacks vorbereiten
3 Personen
35
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
36
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
37
Toiletten kontrollieren
38
Müllstationen aufstellen
2 Personen
39
Abschließende Reinigung durchführen
3 Personen

Event

40
Gäste empfangen
3 Personen
41
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
42
Zeremonie begleiten
2 Personen
43
Gruppenfoto begleiten
2 Personen
44
Snacks servieren
4 Personen
45
Getränke nachfüllen
2 Personen
46
Buffet eröffnen
2 Personen
47
Buffet auffüllen
3 Personen
48
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
49
Geschirr abräumen
3 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
51
Torte anschneiden
2 Personen
52
Torte servieren
3 Personen
53
Musik organisieren
54
Tanzfläche freihalten
55
Letzte Runde servieren
2 Personen
56
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

57
Verderbliche Reste kühlen
2 Personen
58
Abfall sammeln
4 Personen
59
Geschirr vorsortieren
3 Personen
60
Tische abräumen
4 Personen
61
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
62
Audioausrüstung abkoppeln
2 Personen
63
Dekoration sicher verstauen
3 Personen
64
Location fegen
3 Personen
65
Geschirr abwaschen
4 Personen
66
Möbel abbauen
4 Personen
67
Tischwäsche waschen
2 Personen
68
Blumengestecke verarbeiten
2 Personen
69
Übrig gebliebene Sachen mitnehmen
2 Personen
70
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
4 Personen
71
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
72
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
73
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
74
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Lange TischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
Geschenketisch
Willkommenstisch
Kaffeetafel
BarhockerAnz. 6
FestzeltAnz. 2
Holzzeremonie-Bogen
Kleiderständer

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
KuchenplattenAnz. 100
SchälchenAnz. 100
WeingläserAnz. 100
WassergläserAnz. 100
ChampagnergläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100

Dekoration

Jute-TischläuferAnz. 8
Weiße TischdeckenAnz. 8
StoffserviettenAnz. 100
Holz-NamensschilderAnz. 90
Willkommensschild
ZeremonietellerAnz. 4
GlasvasenAnz. 30
KunstblumenAnz. 40
HolzkistenAnz. 8
Gläserne TöpfeAnz. 30
JutebandAnz. 4
WimpelgirlandenAnz. 6
TischnummernAnz. 8
FotorahmenAnz. 12
Gästebuch
Ringbox

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
EiswürfelbehälterAnz. 4
Tortenmesser

Küche

ServierlöffelAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
BratpfannenAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LaternenAnz. 12
StumpenkerzenAnz. 40
AußenlampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
PutzeimerAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Schließe die Gästeliste früh ab und verschicke die Einladungen mit einer klaren Rückmeldefrist. Zwei bis drei Wochen vor der Hochzeit solltest du Anmeldungen und Ernährungswünsche gesammelt haben.
Lege Menü und Getränke erst fest, wenn die Gästezahl belastbar ist. Plane pro erwachsene Person für die erste Stunde etwa zwei bis drei Getränke und stelle Wasser während des gesamten Essens bereit.
Bestätige Lieferanten spätestens 7 Tage vorher noch einmal schriftlich. Kläre dabei Anlieferzeit, Aufbauort, Abholung und eine Telefonnummer für den Hochzeitstag.
Prüfe Geschirr und Mobiliar nicht erst beim Aufbau. Zähle Teller, Gläser, Besteck, Stühle und Tische mindestens 3 Tage vorher und rechne bei zerbrechlichen Teilen mit etwa 10 Prozent Reserve.
Teile den Aufbau in Zeitblöcke ein: Zeremonieort, Tische, Buffet, Willkommensbereich und Dekoration. Getränke sollten einige Stunden vor Beginn gekühlt werden, der Kuchen bleibt bis zum Servieren gekühlt.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine rustikale Hochzeit planen?: Beginne idealerweise 9 bis 12 Monate vorher mit Gästeliste, Termin, Ort und Reservierungen. Menü, Dekoration und Lieferanten lassen sich anschließend Schritt für Schritt konkretisieren.
Wann verschickt man die Einladungen zur rustikalen Hochzeit?: Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Monate vor der Hochzeit. Setze die Rückmeldefrist auf ungefähr 6 bis 8 Wochen vorher, damit Menü, Tischordnung und Mengen rechtzeitig feststehen.
Wie viel Geschirr braucht man für eine Hochzeit?: Plane pro eingeladenem Gast mindestens einen Dinner-Teller, ein Wasserglas, ein Weinglas sowie Gabel, Messer und Löffel ein. Bei Buffet, Kaffee und Kuchen kommen zusätzliche Teller, Tassen und Kuchenplatten dazu; 10 Prozent Reserve verhindern Engpässe.
Wann baut man eine rustikale Hochzeitslocation auf?: Der eigentliche Aufbau sollte am Hochzeitstag mindestens 4 bis 6 Stunden vor dem Empfang beginnen. Tische, Stühle und der Zeremonieort kommen zuerst, danach Tischwäsche, Buffet, Namensschilder und Dekoration.

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