Zo organiseer je een rouwgroepbijeenkomst

Begin met de twee zaken die de bijeenkomst inhoudelijk en praktisch dragen: een geschikte ruimte en een bevestigde begeleider. Daarna maak je de deelnemerslijst, verstuur je uitnodigingen en verzamel je dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften. Werk het gespreksprogramma en de gespreksafspraken uit voordat je de herinnering verstuurt. Plan de laatste voorbereiding zo dat naamkaartjes, gespreksmateriaal, dranken en de opstelling van de ruimte vóór binnenkomst klaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Begeleider bevestigen
3
Deelnemerslijst maken
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Toegankelijkheid controleren
8
Gespreksprogramma uitwerken
2 personen
9
Gespreksafspraken opstellen
10
Aanmeldingen bevestigen
11
Herinnering versturen
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen verzamelen
2 personen
15
Apparatuur controleren
16
Naamkaartjes schrijven
2 personen
17
Gespreksmateriaal printen
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Eten voorbereiden
3 personen
20
Ruimte ventileren
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen opstellen
3 personen
23
Welkomsttafel inrichten
2 personen
24
Servies klaarzetten
2 personen
25
Gespreksmateriaal klaarleggen

Event

26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Aanwezigheid registreren
28
Koffie en thee serveren
2 personen
29
Bijeenkomst openen
30
Gespreksronde begeleiden
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Pauzehapjes serveren
2 personen
33
Tweede gespreksronde begeleiden
2 personen
34
Avondmaaltijd serveren
3 personen
35
Koffie en thee bijvullen
2 personen
36
Afsluitende ronde begeleiden
2 personen
37
Afscheid nemen van deelnemers
3 personen

Nazorg

38
Restanten verpakken
2 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Ruimte schoonmaken
3 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Materialen inpakken
2 personen
43
Geleende spullen retourneren
2 personen
44
Aanwezigheidsgegevens beveiligen
45
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 30
Tafelsaantal 6
Kapstok
Bijzettafelsaantal 3
Kussensaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 30
Waterglazenaantal 30
Dinerbordenaantal 30
Soepkommenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerbordenaantal 6
Soepkommenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Serveerbestekaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Broodmandenaantal 3

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Bloemstukkenaantal 4
Kaarsenaantal 12
Kaarshoudersaantal 12

Kantoorbenodigdheden

Naamkaartjesaantal 30
Balpennenaantal 15
Printpapieraantal 50
Enveloppenaantal 30
Notitieblokkenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afwasteilaantal 2
Vaatdoekenaantal 6
Sponzenaantal 4
Emmeraantal 2
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de ruimte minstens 2 weken vooraf op toegankelijkheid, ventilatie, toiletten en een rustige indeling. Zet stoelen zo neer dat deelnemers elkaar kunnen aankijken en houd een vrije doorgang naar de uitgang.
Bevestig de begeleider voordat je uitnodigingen verstuurt en leg het gespreksprogramma uiterlijk 1 week vooraf vast. Zo kunnen de gespreksafspraken en het materiaal tijdig worden gedeeld of geprint.
Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en eventuele toegankelijkheidsbehoeften in één overzicht. Stuur een herinnering 2 tot 3 dagen vooraf met het tijdstip, de route en een contactmogelijkheid bij verhindering.
Zet water, koffie of thee en het eten op een aparte welkomsttafel klaar. Reken per deelnemer op minstens 1 waterglas en plan het koud zetten van dranken en het voorbereiden van eten op dezelfde dag.
Kom minstens 60 minuten eerder om tafels en stoelen op te stellen, de ruimte te ventileren, naamkaartjes neer te leggen en apparatuur te controleren. Leg gespreksmateriaal klaar voordat de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een rouwgroepbijeenkomst organiseren?: Reserveer de ruimte en bevestig de begeleider bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat deelnemers minimaal 2 weken hebben om zich aan te melden.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een rouwgroepbijeenkomst?: Zet voor iedere aangemelde deelnemer, de begeleider en eventuele ondersteuning één stoel klaar. Voeg 2 extra stoelen toe als reserve, maar houd voldoende ruimte voor een vrije doorgang.
Wanneer stuur ik een herinnering voor een rouwgroepbijeenkomst?: Stuur de herinnering 2 tot 3 dagen voor de bijeenkomst. Vermeld daarin het tijdstip, de locatie, praktische route-informatie en hoe iemand zich kan afmelden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de ruimte klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten voorbereidingstijd op de dag zelf. Daarin kun je ventileren, tafels en stoelen plaatsen, de welkomsttafel inrichten, dranken klaarzetten en het gespreksmateriaal controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.