Organiser une réunion de groupe de deuil, étape par étape
Une réunion de groupe de deuil demande surtout un cadre prévisible et suffisamment de temps pour les échanges. Commencez par réserver une salle calme, confirmer l’accompagnateur et établir la liste des participants. Prévoyez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires et l’accessibilité avant de préparer le programme. La veille, vérifiez les courses, le matériel et les confirmations ; le jour même, installez la salle au moins 60 minutes avant l’arrivée du groupe.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver la salle
- 2
Confirmer l’accompagnateur
- 3
Établir la liste des participants
- 4
Envoyer les invitations
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Vérifier l’accessibilité
- 8
Élaborer le programme des échanges
2 personnes
- 9
Établir les consignes d’entretien
- 10
Confirmer les inscriptions
- 11
Envoyer un rappel
- 12
Vérifier la liste des courses
- 13
Faire les courses
2 personnes
- 14
Rassembler le matériel
2 personnes
- 15
Vérifier l'équipement
- 16
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
- 17
Imprimer le support de discussion
- 18
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 19
Préparer la nourriture
3 personnes
- 20
Aérer la salle
- 21
Installer les tables
3 personnes
- 22
Installer les chaises
3 personnes
- 23
Installer la table d’accueil
2 personnes
- 24
Préparer la vaisselle
2 personnes
- 25
Préparer le matériel de discussion
Événement
- 26
Accueillir les participants
3 personnes
- 27
Enregistrer la présence
- 28
Servir le café et le thé
2 personnes
- 29
Ouvrir la réunion
- 30
Animer la table ronde
2 personnes
- 31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 32
Servir les en-cas de pause
2 personnes
- 33
Animer le deuxième tour d’entretiens
2 personnes
- 34
Servir le dîner
3 personnes
- 35
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
- 36
Accompagner la ronde finale
2 personnes
- 37
Dire au revoir aux participants
3 personnes
Suivi
- 38
Emballer les restes
2 personnes
- 39
Faire la vaisselle
3 personnes
- 40
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 41
Rassembler les déchets
2 personnes
- 42
Emballer le matériel
2 personnes
- 43
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 44
Sécuriser les données de présence
- 45
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 30
- Tablesqté 6
- Porte-manteau
- Tables d'appointqté 3
- Coussinsqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 30
- Verres à eauqté 30
- Assiettes de dînerqté 30
- Bol à soupeqté 30
- Couvertsqté 30
- Assiettes de serviceqté 6
- Bol à soupeqté 4
Cuisine
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 4
- Louchesqté 6
- Couverts de serviceqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Corbeilles à painqté 3
Équipement
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 2
- Rallongesqté 2
Décoration
- Nappesqté 6
- Compositions floralesqté 4
- Bougiesqté 12
- Bougeoirsqté 12
Fournitures de bureau
- Badges nominatifsqté 30
- Stylos à billeqté 15
- Papier d’impressionqté 50
- Enveloppesqté 30
- Blocs-notesqté 30
Nettoyage
- Poubellesqté 3
- Bac à vaisselleqté 2
- Torchonsqté 6
- Épongesqté 4
- Seauqté 2
- Serpillièreqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez la salle avant d’envoyer les invitations et vérifiez l’accessibilité, les sanitaires et l’espace disponible pour le cercle de discussion. Une disposition avec les chaises en cercle facilite les échanges mieux que des rangées face à une table.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez-les quelques jours avant la réunion. Prévoyez l’eau, les boissons chaudes et le service avant l’arrivée des participants, car ces détails sont souvent réglés trop tard.
- Fixez un délai d’inscription et envoyez un rappel 48 heures avant la rencontre. Cette étape permet de confirmer l’effectif, d’ajuster les quantités et de repérer les absences sans attendre le début de la réunion.
- Préparez le déroulé des échanges, les consignes d’entretien et les supports imprimés avant le jour J. Gardez les badges nominatifs et les stylos sur la table d’accueil pour éviter un accueil désorganisé.
- Commencez l’installation environ 60 minutes à l’avance : aérez la salle, placez les tables et les chaises, puis vérifiez l’équipement et les rallonges. Mettez les boissons au frais et préparez la vaisselle avant l’arrivée du premier participant.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une réunion de groupe de deuil ?
- Prévoyez au moins 10 à 14 jours pour réserver la salle, confirmer l’accompagnateur et recueillir les inscriptions. Gardez les 48 dernières heures pour les rappels, les achats et la vérification du matériel.
- Quand envoyer les invitations pour une réunion de groupe de deuil ?
- Envoyez-les dès que la salle et l’accompagnateur sont confirmés, idéalement 10 jours avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 3 jours avant la réunion.
- Combien de temps avant faut-il préparer la salle ?
- Arrivez au moins 60 minutes avant le début pour aérer, installer les chaises, préparer la table d’accueil et vérifier l’équipement. Ajoutez 30 minutes si la salle doit être entièrement aménagée ou si le repas est servi sur place.
- Que faut-il prévoir pour l’accueil des participants ?
- Préparez les badges nominatifs, des stylos, la liste des inscriptions et les supports de discussion avant l’ouverture. Gardez une personne disponible pendant les 15 premières minutes pour orienter les participants et répondre aux besoins pratiques.
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