Ein Treffen der Trauergruppe gut organisieren
Bei einem Treffen der Trauergruppe brauchen die Teilnehmenden vor allem Ruhe, Orientierung und einen geschützten Rahmen. Beginne deshalb mit dem Raum und der Begleitperson, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und Barrierefreiheit, damit du Gesprächsablauf und Verpflegung passend planen kannst. Am Veranstaltungstag zählen eine klare Sitzordnung, vorbereitete Namensschilder und leicht erreichbare Getränke mehr als aufwendige Dekoration.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Raum reservieren
- 2
Begleitperson bestätigen
- 3
Teilnehmerliste erstellen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Barrierefreiheit prüfen
- 8
Gesprächsprogramm ausarbeiten
2 Personen
- 9
Gesprächsregeln festlegen
- 10
Anmeldungen bestätigen
- 11
Erinnerung senden
- 12
Einkaufsliste prüfen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 15
Ausrüstung prüfen
- 16
Namensschilder schreiben
2 Personen
- 17
Gesprächsmaterial drucken
- 18
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 19
Essen vorbereiten
3 Personen
- 20
Raum lüften
- 21
Tische aufstellen
3 Personen
- 22
Stühle aufstellen
3 Personen
- 23
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
- 24
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 25
Gesprächsmaterial bereitlegen
Event
- 26
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 27
Anwesenheit erfassen
- 28
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 29
Besprechung eröffnen
- 30
Gesprächsrunde moderieren
2 Personen
- 31
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 32
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 33
Zweite Gesprächsrunde betreuen
2 Personen
- 34
Abendessen servieren
3 Personen
- 35
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 36
Abschlussrunde betreuen
2 Personen
- 37
Verabschiedung von den Teilnehmern
3 Personen
Nachbereitung
- 38
Restbestände verpacken
2 Personen
- 39
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 40
Raum reinigen
3 Personen
- 41
Abfall sammeln
2 Personen
- 42
Materialien einpacken
2 Personen
- 43
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 44
Anwesenheitsdaten sichern
- 45
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 30
- TischeAnz. 6
- Garderobenständer
- BeistelltischeAnz. 3
- KissenAnz. 12
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 30
- WassergläserAnz. 30
- Dinner-TellerAnz. 30
- SuppenschalenAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
- ServiertellerAnz. 6
- SuppenschalenAnz. 4
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 6
- ServierbesteckAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- BrotkörbeAnz. 3
Ausstattung
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 4
- KerzenAnz. 12
- KerzenhalterAnz. 12
Büromaterial
- NamensschilderAnz. 30
- KugelschreiberAnz. 15
- DruckpapierAnz. 50
- UmschlägeAnz. 30
- NotizblöckeAnz. 30
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
- SpülwanneAnz. 2
- GeschirrtücherAnz. 6
- SchwämmeAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Raum mindestens zwei bis drei Wochen vorher und prüfe, ob er barrierefrei erreichbar ist. Plane zusätzlich Zeit zum Lüften sowie für Tische und Stühle ein.
- Verschicke die Einladungen spätestens 14 Tage vor dem Treffen und bitte um Rückmeldung bis sieben Tage vorher. So kannst du Ernährungswünsche und die endgültige Teilnehmerliste rechtzeitig bearbeiten.
- Lege die Gesprächsregeln und den Ablauf vorab schriftlich fest. Plane pro Gesprächsabschnitt 30 bis 45 Minuten und stimme den Ablauf mit der Begleitperson ab.
- Bereite Namensschilder, Kugelschreiber und Gesprächsmaterial spätestens am Vortag vor. Lege die Unterlagen nicht erst während des Ankommens bereit, weil dann wichtige Begrüßungsgespräche verloren gehen.
- Stelle Wasser, Kaffee und Geschirr vor Beginn sichtbar bereit und kühle Getränke rechtzeitig. Zwei Wasserkannen und mehrere Thermoskannen sind meist praktischer als eine zentrale Ausgabe, besonders bei einer größeren Gruppe.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Treffen der Trauergruppe planen?
- Beginne mindestens zwei bis drei Wochen vorher mit der Raumreservierung und der Abstimmung mit der Begleitperson. Die Einladung sollte etwa 14 Tage vor dem Termin verschickt werden.
- Wann sollte ich die Anmeldung für die Trauergruppe schließen?
- Setze den Anmeldeschluss ungefähr sieben Tage vor dem Treffen. Dann bleiben noch mehrere Tage, um Ernährungswünsche, Barrierefreiheit und die Verpflegung anzupassen.
- Wie viel Zeit sollte ein Treffen der Trauergruppe dauern?
- Plane für das eigentliche Treffen etwa zwei bis drei Stunden ein, einschließlich Ankommen und Abschluss. Für das Aufstellen von Tischen und Stühlen sowie das Lüften solltest du zusätzlich 30 bis 45 Minuten vor Beginn reservieren.
- Was muss am Tag vor dem Treffen vorbereitet werden?
- Am Vortag solltest du Gesprächsmaterial drucken, Namensschilder schreiben, Ausrüstung prüfen und die Einkaufsliste abschließen. Getränke können dann bereits gekühlt und haltbare Lebensmittel bereitgestellt werden.
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