Rouwcafé organiseren: checklist en planning

Een rouwcafé vraagt om een rustige voorbereiding en een duidelijke dagindeling. Regel eerst de locatie, uitnodigingen en aanmeldingen; verzamel daarna dieetwensen en stel het programma vast. Plan aparte plekken voor ontvangst, gesprekken, een rustruimte en een herinneringstafel. Controleer vóór de opening niet alleen de stoelen en tafels, maar ook toiletten, verlichting, water, naamkaartjes en informatiefolders.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Uitnodiging opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Programma opstellen
2 personen
Gespreksbegeleiders briefen
2 personen
Contactgegevens controleren
Informatiefolders verzamelen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Aanwezigheidslijst printen
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Sleutels ophalen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen in gesprekskringen zetten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Rustruimte inrichten
2 personen
Herinneringstafel inrichten
2 personen
Tafels met kleedjes bedekken
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Gesprekskaarten klaarleggen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
Hapjes voorbereiden
2 personen
Allergenen bij hapjes vermelden
Ontvangstteam instrueren
3 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Huisregels toelichten
Opening begeleiden
2 personen
Gesprekstafels begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Rustruimte beschikbaar houden
Informatiefolders aanvullen
Avondgesprekken begeleiden
4 personen
Afsluiting begeleiden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Overgebleven eten verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Sleutels retourneren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Bedankmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Kapstokkenaantal 2
Bijzettafelsaantal 4
Kamerschermenaantal 2

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 50
Herbruikbare glazenaantal 50
Gebaksbordjesaantal 50
Theelepelsaantal 50
Serveerplateausaantal 6
Waterkaraffenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
LED-kaarsenaantal 12
Glazen vaasjesaantal 8
Fotolijstjesaantal 6

Verlichting

LED-sfeerlampenaantal 6

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Serveerschalenaantal 6
Servertangenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Materialen

Naamkaarthoudersaantal 45
Klembordenaantal 3
Balpennenaantal 30
Gesprekskaartenaantal 50
Informatiefoldersaantal 60
Tafelaanduidingenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2
Afwasborstelsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 10
Dweilmop
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf en controleer meteen of er een aparte rustruimte en voldoende toiletten zijn.
Open de aanmeldingen uiterlijk 3 weken voor het rouwcafé en vraag direct naar dieetwensen, contactgegevens en eventuele behoefte aan extra rust.
Brief gespreksbegeleiders uiterlijk 7 dagen vooraf over het programma, de gespreksduur en de manier waarop deelnemers naar de rustruimte of informatiefolders worden verwezen.
Zet stoelen in kleine gesprekskringen en houd minimaal één tafel vrij voor ontvangst; leg naamkaartjes, balpennen, klemborden en de aanwezigheidslijst klaar vóór de eerste bezoeker binnenkomt.
Controleer 2 uur voor aanvang waterkokers, thermoskannen, verlengsnoeren en stekkerdozen; richt daarna de ontvangsttafel, rustruimte en herinneringstafel in zonder de looproutes te blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een rouwcafé organiseren?: Reserveer de locatie ongeveer 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de bijeenkomst, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog kunt verwerken.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een rouwcafé?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw. Daarin zet je de tafels en gesprekskringen klaar, richt je de ontvangsttafel en rustruimte in en controleer je toiletten, verlichting en materialen.
Wat moet ik klaarleggen bij de ontvangst van een rouwcafé?: Leg naamkaartjes, naamkaarthouders, balpennen, de aanwezigheidslijst en eventuele tafelaanduidingen klaar. Zet ook water en informatiefolders op de ontvangsttafel, zodat bezoekers meteen weten waar ze terechtkunnen.
Wanneer moet ik de gespreksbegeleiders briefen?: Brief de gespreksbegeleiders uiterlijk 7 dagen vooraf. Bespreek het programma, de indeling van de gesprekskringen, de rustruimte en wat zij doen als iemand tijdens het gesprek extra ondersteuning nodig heeft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.