Café funéraire : la checklist pour tout préparer

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Réservez le lieu au moins 4 à 6 semaines avant la rencontre. Vérifiez dès ce moment l’accès aux toilettes, les clés, les porte-manteaux et la possibilité d’aménager un espace de repos séparé.
• Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant l’événement. Utilisez les réponses pour confirmer les présences, noter les besoins alimentaires et ajuster les chaises, les mugs, les verres et les assiettes à pâtisserie.
• Préparez le programme et briefez les animateurs de discussion au moins 5 jours à l’avance. Précisez la durée des échanges, les consignes de prise de parole et la façon de laisser une personne se retirer sans attirer l’attention.
• Imprimez la liste de présence, les badges nominatifs et les panneaux de table la veille. Préparez aussi les cartes de discussion, les brochures d’information, les presse-papiers et suffisamment de stylos à bille à la table d’accueil.
• Prévoyez 60 à 90 minutes d’installation avant l’arrivée du public. Disposez les chaises en cercles, préparez la table du souvenir, testez les lampes LED, les bouilloires, les rallonges et les multiprises, puis gardez un temps pour vérifier les toilettes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un café funéraire ?

Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la rencontre, avec une date limite d’inscription fixée environ 7 jours avant. Une relance peut partir 10 à 14 jours avant pour les personnes qui n’ont pas répondu.

Combien de temps faut-il prévoir pour installer un café funéraire ?

Comptez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce temps couvre les tables, les cercles de discussion, l’accueil, l’espace de repos, la table du souvenir et le test du matériel électrique.

Que prévoir pour l’accueil d’un café funéraire ?

Prévoyez une table d’accueil avec la liste de présence, les badges nominatifs, des stylos et les informations utiles. Installez-la au moins 30 minutes avant l’ouverture afin qu’une personne puisse accueillir les participants sans interrompre l’installation.

Comment organiser les espaces de discussion et de repos ?

Disposez les chaises en cercles de discussion et prévoyez au moins un espace de repos à l’écart, avec des paravents si nécessaire. Vérifiez ces deux espaces la veille, puis faites un dernier contrôle 30 minutes avant l’arrivée du public.

Des plans du même genre

• Que prévoir pour un atelier de respiration ?
• La liste de courses pour un café funéraire
• Checklist pour organiser un atelier de fabrication de meubles
• Organiser un atelier de respiration sans rien oublier