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Trauercafé organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Trauercafé braucht mehr als einen reservierten Raum und Kaffee. Du koordinierst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Gesprächsleitung und einen Ablauf, der Gespräche ebenso zulässt wie Rückzug. Plane zuerst Raum und Termin, öffne danach die Anmeldung und bestätige die Teilnehmenden. In der letzten Woche prüfst du Materialien, Informationsbroschüren und Verpflegung. Am Veranstaltungstag zählen klare Raumzonen, vorbereitete Namensschilder und eine ruhige Begrüßung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Einladung erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Gesprächsleiter briefen

    2 Personen

  • Kontaktdaten prüfen

  • Informationsbroschüren sammeln

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Location und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Schlüssel abholen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle in Gesprächskreise stellen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Ruheraum einrichten

    2 Personen

  • Erinnerungstisch einrichten

    2 Personen

  • Tische mit Tischdecken bedecken

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Gesprächskarten bereitlegen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Allergene bei Häppchen angeben

  • Empfangsteam einweisen

    3 Personen

Event

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

  • Hausregeln erläutern

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Gesprächstische begleiten

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Ruheraum verfügbar halten

  • Informationsbroschüren auffüllen

  • Abendgespräche begleiten

    4 Personen

  • Abschluss begleiten

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Essen einsammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Schlüssel zurückgeben

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesmail versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 6
  • StühleAnz. 45
  • KleiderständerAnz. 2
  • BeistelltischeAnz. 4
  • RaumteilerAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 50
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 50
  • TortenplattenAnz. 50
  • TeelöffelAnz. 50
  • ServierplattenAnz. 6
  • WasserkaraffenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • LED-KerzenAnz. 12
  • GlasvasenAnz. 8
  • FotorahmenAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-AmbientelampenAnz. 6

Ausstattung

  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Küche

  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2

Materialien

  • NamensschildhalterAnz. 45
  • KlemmbretterAnz. 3
  • KugelschreiberAnz. 30
  • GesprächskartenAnz. 50
  • InformationsbroschürenAnz. 60
  • TischschilderAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 4
  • SpülbeckenAnz. 2
  • SpülbürstenAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 10
  • Wischmopp
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Raum frühzeitig und prüfe spätestens eine Woche vorher Toiletten, Zugang, Schlüssel und die geplante Bestuhlung. Für Gesprächskreise brauchst du bewegliche Stühle und ausreichend Abstand zwischen den Gruppen.
  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Termin, Ort und Programm feststehen. Schließe sie einige Tage vor dem Trauercafé, damit du Teilnehmende, Ernährungswünsche und Bestätigungen zuverlässig bearbeiten kannst.
  • Plane neben dem Gesprächsraum einen Ruheraum ein. Raumteiler, Beistelltische und gedämpfte LED-Beleuchtung helfen dabei, den Rückzug sichtbar und trotzdem unaufdringlich zu gestalten.
  • Bereite Namensschilder, Anwesenheitsliste, Gesprächskarten und Informationsbroschüren spätestens am Vortag vor. Lege zusätzlich Kugelschreiber und Klemmbretter am Empfang bereit, statt sie während der Begrüßung zu suchen.
  • Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle Wasser in Karaffen bereit. Prüfe Wasserkocher, Thermoskannen und Verlängerungskabel am Aufbauort, bevor die Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Trauercafé organisieren?
Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Raumreservierung, Termin und Programm. Die Anmeldung sollte spätestens drei bis vier Wochen vor dem Termin geöffnet werden.
Wie viele Sitzplätze braucht ein Trauercafé?
Plane pro angemeldeter Person einen Stuhl und zusätzlich zwei bis vier Reserveplätze ein. Stelle die Stühle in kleine Gesprächskreise und halte einen separaten Ruheraum frei.
Wann sollte man die Anmeldungen für ein Trauercafé schließen?
Schließe die Anmeldung etwa drei bis fünf Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Ernährungswünsche prüfen, Anwesenheitslisten drucken und die Gesprächsleitung passend briefen.
Was muss am Tag vor dem Trauercafé vorbereitet werden?
Bereite Namensschilder, Tischschilder, Gesprächskarten, Informationsbroschüren und die Anwesenheitsliste am Vortag vor. Kontrolliere außerdem Verpflegung, Geschirr, Beleuchtung und alle benötigten Kabel.

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