Checklist para organizar un café de duelo

Organizar un café de duelo requiere más que reservar una sala y preparar café. Hay que coordinar las inscripciones, recoger las preferencias dietéticas, informar a los moderadores y preparar los círculos de conversación. Esta checklist reúne 57 tareas y 38 materiales en el orden adecuado, desde la reserva del lugar hasta la recepción de los asistentes. También ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento: llaves, baños, señalización, tarjetas con nombres y listas impresas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Redactar la invitación
Enviar invitaciones
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Elaborar el programa
2 personas
Informar a los moderadores de conversaciones
2 personas
Comprobar datos de contacto
Recoger folletos informativos
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Imprimir la lista de asistencia
Comprobar el lugar y los baños
2 personas
Recoger las llaves
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas en círculos de conversación
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar la zona de descanso
2 personas
Montar la mesa de recuerdos
2 personas
Cubrir las mesas con manteles
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Preparar las tarjetas de conversación
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
Preparar aperitivos
2 personas
Indicar los alérgenos en los aperitivos
Instruir al equipo de recepción
3 personas

Evento

Abrir las puertas
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
Explicar las normas de la casa
Acompañar la inauguración
2 personas
Coordinar mesas de conversación
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Mantener disponible la zona de descanso
Reponer folletos informativos
Coordinar las conversaciones de la tarde
4 personas
Guiar el cierre
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Recoger la comida sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar espacios
3 personas
Limpiar los baños
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver las llaves
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar correo de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 6
Sillascant. 45
Percheroscant. 2
Mesas auxiliarescant. 4
Biomboscant. 2

Vajilla

Tazas reutilizablescant. 50
Vasos reutilizablescant. 50
Platos de postrecant. 50
Cucharillascant. 50
Bandejas para servircant. 6
Jarras de aguacant. 4

Decoración

Mantelescant. 6
Velas LEDcant. 12
Jarroncitos de vidriocant. 8
Marcos de fotoscant. 6

Iluminación

Luces ambientales LEDcant. 6

Equipo

Teterascant. 2
Termoscant. 4
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3

Cocina

Bandejas de servircant. 6
Pinzas de serviciocant. 6
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2

Materiales

Portatarjetas de nombrecant. 45
Portapapelescant. 3
Bolígrafoscant. 30
Tarjetas de conversacióncant. 50
Folletos informativoscant. 60
Señalización de mesascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Guantes de limpiezacant. 4
Fregaderoscant. 2
Cepillos para fregarcant. 2
Paños de microfibracant. 10
Fregona
Cuboscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Reserva el lugar antes de abrir las inscripciones y confirma que haya suficientes mesas, sillas y baños accesibles. Programa una comprobación presencial antes del día del encuentro para detectar problemas de distribución o limpieza.
Cierra las inscripciones con tiempo suficiente para confirmar asistentes, preferencias dietéticas y datos de contacto. Imprime la lista de asistencia y prepara las tarjetas con nombres antes de comenzar el montaje.
Entrega a los moderadores el programa y las tarjetas de conversación con antelación, no cuando lleguen los primeros participantes. Así podrán revisar la duración y la distribución de los círculos antes de recibir al grupo.
Prepara por separado la zona de recepción, los círculos de conversación, el área de descanso y la mesa de recuerdos. La señalización de mesas y los portatarjetas evitan que los asistentes tengan que preguntar dónde sentarse.
Comprueba el material técnico y de servicio el día anterior: teteras, termos, jarras, bandejas, pinzas, alargadores y regletas. Cuenta también las tazas, vasos, platos de postre y cucharillas para que no falten durante la pausa.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un café de duelo?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del encuentro. Deja al menos 7 días para gestionar las inscripciones, recoger preferencias dietéticas y confirmar la asistencia.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción a un café de duelo?: Cierra la inscripción entre 5 y 7 días antes. Ese margen permite imprimir la lista de asistencia, preparar las tarjetas con nombres y ajustar las compras.
¿Qué hay que preparar el día anterior al café de duelo?: El día anterior conviene reunir los materiales, imprimir la documentación, comprobar los datos de contacto y revisar el equipo de servicio. Deja también listas las tarjetas de conversación, la señalización y los materiales informativos.
¿Cuánto tiempo antes hay que llegar para montar un café de duelo?: Reserva al menos 2 horas para recoger las llaves, comprobar el lugar y los baños, montar las mesas, colocar las sillas en círculos y preparar la recepción. Si la sala no está familiarizada o hay varios espacios, añade 30 minutos.

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