Roofvogelshow organiseren: checklist en planning

Een roofvogelshow vraagt meer voorbereiding dan een gewone buitenactiviteit. Je regelt niet alleen een roofvogelhouder en locatie, maar ook een veilige vliegzone, publieksafzetting, weerscenario en duidelijke route voor bezoekers. Begin met vergunning, reserveringen en veiligheidsafspraken; werk daarna de aanmeldingen, catering en techniek uit. In de laatste dagen controleer je vooral het terrein, de weersverwachting, het materiaal en de opbouwvolgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunning aanvragen
Roofvogelhouder vastleggen
Locatie reserveren
Toiletten reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerplaatsen afstemmen
Vliegzone inspecteren
2 personen
Publiekszone afbakenen
2 personen
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
Weerscenario bepalen
Cateringhoeveelheden berekenen
Programma afdrukken
Routebordjes ontwerpen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Aanmeldlijst klaarleggen
Weersverwachting controleren

Event

Locatie openen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Vliegzone afzetten
4 personen
Veiligheidsborden plaatsen
2 personen
Roofvogelverblijven plaatsen
3 personen
Vliegveld controleren
2 personen
Geluid testen
2 personen
Licht en stroom controleren
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Roofvogelhouder ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
Openingsaankondiging verzorgen
Eerste roofvogelshow begeleiden
3 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Publiekszone controleren
2 personen
Avondshow aankondigen
Avondshow begeleiden
3 personen
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen
Roofvogels veilig laten vertrekken
3 personen
Eten en drinken afronden
2 personen

Nazorg

Vliegzone opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geluid en verlichting afbreken
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Overgebleven catering controleren
Gevonden voorwerpen verwerken
Facturen en borg afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 4
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare zaklampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 6
Led-bouwlampenaantal 4
Kabelmattenaantal 6

Veiligheid

Dranghekkenaantal 20
Afzetlintaantal 8
Pionnenaantal 20
Waarschuwingsbordenaantal 8
EHBO-koffer
Brandblussersaantal 2
Werkhandschoenenaantal 8

Dierenbenodigdheden

Roofvogelstokkenaantal 6
Transportkooienaantal 6
Waterbakkenaantal 6
Voerbakkenaantal 6
Leren riemenaantal 6
Valkeniershandschoenenaantal 6
Beschermhoezenaantal 6
Rustschermenaantal 4
Draagbare zitstokkenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Serveerplateausaantal 8
Koffiekopjesaantal 60
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2

Decoratie

Routebordjesaantal 12
Programmastandaardsaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Sponsdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de vliegzone ruim op tijd vast met de roofvogelhouder. Controleer het terrein opnieuw op de dag zelf en houd de publiekszone fysiek gescheiden met dranghekken, afzetlint, pionnen en waarschuwingsborden.
Werk minstens twee weerscenario’s uit: doorgaan op de geplande plek en een alternatief bij wind, regen of hitte. Spreek vooraf af wie de beslissing neemt en wanneer bezoekers daarover worden geïnformeerd.
Test microfoon, luidsprekers, mengpaneel en stroomaansluitingen vóór de bezoekers komen. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen veilig weg met kabelmatten, zodat niemand over kabels struikelt.
Plan de opbouw in deze volgorde: locatie openen, partytenten opbouwen, tafels en stoelen plaatsen, publieksafzetting controleren en daarna techniek testen. Leg de aanmeldlijst, programma’s en routebordjes bij de registratietafel klaar.
Controleer dierenbenodigdheden niet alleen op aanwezigheid, maar ook op bruikbaarheid. Zorg dat transportkooien, water- en voerbakken, roofvogelstokken, leren riemen, valkeniershandschoenen en beschermhoezen bereikbaar zijn voor de roofvogelhouder.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een roofvogelshow organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de vergunning, locatie en roofvogelhouder. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, catering, techniek en het veiligheidsplan.
Heb ik een vergunning nodig voor een roofvogelshow?: Dat hangt af van de locatie, bezoekersaantallen en lokale regels. Neem minimaal 8 weken vooraf contact op met de gemeente, zodat je tijd houdt voor aanvullende informatie of voorwaarden.
Hoe richt ik een veilige vliegzone voor een roofvogelshow in?: Inspecteer het terrein op de dag zelf en maak de vliegzone vóór de opbouw vrij van obstakels. Houd publiek en dieren gescheiden met een duidelijke afzetting en laat de roofvogelhouder de definitieve indeling goedkeuren.
Wanneer controleer ik het weer voor een roofvogelshow?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend van de show. Leg vooraf vast wanneer je het programma aanpast of verplaatst bij wind, regen of hitte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.