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Organiser un spectacle de rapaces : la checklist complète

Un spectacle de rapaces demande une préparation plus précise qu’un simple événement en plein air. Il faut coordonner le fauconnier, l’autorisation, le lieu, la zone de vol et la sécurité du public avant d’envoyer les invitations. Le jour J, les barrières, les panneaux, la sonorisation et le matériel pour les oiseaux doivent être installés dans le bon ordre. Cette checklist rassemble les 63 tâches et 59 éléments à prévoir, des premières réservations à l’ouverture du site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Demander une autorisation

  • Enregistrer le fauconnier

  • Réserver le lieu

  • Réserver les toilettes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Coordonner les places de parking

  • Inspecter la zone de vol

    2 personnes

  • Délimiter la zone du public

    2 personnes

  • Élaborer le plan de sécurité

    2 personnes

  • Définir le scénario météo

  • Calculer les quantités de catering

  • Imprimer le programme

  • Concevoir les panneaux de direction

  • Tester la musique et le micro

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Rassembler le matériel

    2 personnes

  • Préparer la liste d’inscription

  • Vérifier les prévisions météo

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Délimiter la zone de vol

    4 personnes

  • Installer les panneaux de sécurité

    2 personnes

  • Installer les enclos des rapaces

    3 personnes

  • Vérifier l’aéroport

    2 personnes

  • Tester le son

    2 personnes

  • Vérifier l’éclairage et l’alimentation

    2 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Accueillir le responsable des rapaces

    2 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer le programme

    2 personnes

  • Guider les visiteurs vers les places assises

    2 personnes

  • Faire l'annonce d'ouverture

  • Animer le premier spectacle de rapaces

    3 personnes

  • Animer la séance de questions-réponses

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Contrôler la zone du public

    2 personnes

  • Annoncer le spectacle du soir

  • Encadrer le spectacle du soir

    3 personnes

  • Faire partir les visiteurs en toute sécurité

    3 personnes

  • Faire partir les rapaces en toute sécurité

    3 personnes

  • Finaliser la nourriture et les boissons

    2 personnes

Suivi

  • Nettoyer la zone de vol

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Démonter le son et l’éclairage

    2 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Nettoyer les glacières

    2 personnes

  • Contrôler le catering restant

  • Traiter les objets trouvés

  • Gérer les factures et la caution

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 100
  • Tabourets de barqté 4
  • Table d'inscription
  • Poubellesqté 6

Équipement

  • Micro sans filqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 4
  • Lampes de poche rechargeablesqté 6
  • Pilesqté 24

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 6
  • Projecteurs LED de chantierqté 4
  • Passe-câblesqté 6

Sécurité

  • Barrières de fouleqté 20
  • Ruban de balisageqté 8
  • Cônesqté 20
  • Panneaux d'avertissementqté 8
  • Trousse de premiers secours
  • Extincteursqté 2
  • Gants de travailqté 8

Matériel pour animaux

  • Perchoirs pour oiseaux de proieqté 6
  • Caisses de transportqté 6
  • Bacs à eauqté 6
  • Gamellesqté 6
  • Ceintures en cuirqté 6
  • Gants de fauconnerieqté 6
  • Housses de protectionqté 6
  • Écrans de reposqté 4
  • Cannes-sièges portablesqté 4

Vaisselle

  • Verres réutilisablesqté 120
  • Assiettesqté 120
  • Couteauxqté 120
  • Fourchettesqté 120
  • Cuillèresqté 120
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Tasses à caféqté 60
  • Thermosqté 6

Cuisine

  • Glacièresqté 6
  • Bacs à glaçonsqté 4
  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Pinces de serviceqté 8
  • Louchesqté 6
  • Tire-bouchonsqté 4
  • Bouilloiresqté 2
  • Machines à caféqté 2

Décoration

  • Panneaux d’orientationqté 12
  • Pupitres de programmeqté 6
  • Panneaux indicateursqté 8
  • Nappesqté 8
  • Badges nominatifsqté 20

Nettoyage

  • Seauxqté 4
  • Sets de balaiqté 3
  • Sets de serpillièreqté 2
  • Lavettesqté 12

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commence les démarches administratives au moins 6 à 8 semaines avant le spectacle : l’autorisation, le lieu et l’enregistrement du fauconnier peuvent dépendre de plusieurs interlocuteurs.
  • Inspecte la zone de vol avant de finaliser l’organisation. Prévois une séparation nette entre le public et l’espace de démonstration avec barrières, cônes, ruban de balisage et panneaux d’avertissement.
  • Prépare un scénario météo au plus tard 7 jours avant l’événement, puis vérifie les prévisions à 48 heures et le matin même. La décision doit préciser ce qui est déplacé, reporté ou annulé.
  • Teste le micro sans fil, les haut-parleurs et la table de mixage avant l’arrivée du public. Installe les rallonges, multiprises et passe-câbles de façon à ne laisser aucun câble accessible dans les zones de circulation.
  • Le jour J, ouvre le lieu assez tôt pour monter les tentes, installer les tables et contrôler le matériel animalier. Garde les caisses de transport, perchoirs, bacs à eau, gamelles et gants de fauconnerie regroupés au même endroit.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de rapaces ?
Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, obtenir l’autorisation et enregistrer le fauconnier. Commencez plutôt 3 mois à l’avance si le spectacle est public ou si plusieurs prestataires interviennent.
Quand vérifier la météo pour un spectacle de rapaces ?
Faites une première vérification 7 jours avant, puis une autre à 48 heures et le matin même. Définissez votre scénario météo avant la dernière semaine afin de pouvoir prévenir les participants rapidement.
Quelle distance prévoir entre le public et la zone de vol ?
La distance dépend des oiseaux, du programme et des consignes du fauconnier : faites-la valider avant d’installer les barrières. Délimitez ensuite toute la zone avec un dispositif visible et contrôlez-le avant l’ouverture du site.
Quand installer la sonorisation et les barrières ?
Installez les barrières et la délimitation de la zone avant l’arrivée du public, puis testez le micro et les haut-parleurs après leur branchement. Prévoyez au moins 60 minutes pour les contrôles, les réglages et la correction des câbles ou passages gênants.

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