Checklist rondvaart organiseren

Een rondvaart vraagt meer voorbereiding dan alleen een boot reserveren. Je moet route, opstapplaats, vervoer, catering en ontvangst op elkaar afstemmen. Begin met de reservering en voorwaarden, verzamel daarna de aanmeldingen en dieetwensen. In de laatste dagen draait alles om koelen, inpakken en het op tijd naar de opstapplaats brengen van eten, drank en apparatuur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Boot en route reserveren
Offerte en voorwaarden bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Route en opstapplaats bevestigen
Vervoersinformatie delen
Cateringmenu vaststellen
2 personen
Muziek samenstellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Vers voedsel voorbereiden
3 personen
Servies en bestek inpakken
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Catering naar opstapplaats brengen
3 personen
Boot en opstapplaats controleren
2 personen
Tafels en buffet opstellen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek aansluiten
Buffet en dranken klaarzetten
3 personen
Gastenlijst bij opstapplaats leggen

Event

Gasten ontvangen en afvinken
3 personen
Welkomstdrankjes uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructies toelichten
Hapjes uitserveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Diner uitserveren
4 personen
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
Muziek en microfoon bedienen
Afval tussendoor verzamelen
2 personen
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
Gasten veilig laten uitstappen
3 personen

Nazorg

Catering en materialen verzamelen
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen en bakken schoonmaken
2 personen
Boot en opstapplaats schoonmaken
3 personen
Materialen laten drogen
2 personen
Materialen opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Eindafrekening controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Stekkerdozenaantal 3
Verlengkabelsaantal 3
Oplaadkabelsaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 5
Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Tafeldecoratiesaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteiltjesaantal 3
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de boot, route en opstapplaats eerst schriftelijk. Deel de vervoersinformatie daarna opnieuw met alle gasten, zodat niemand op de verkeerde kade of op het verkeerde tijdstip aankomt.
Verzamel dieetwensen samen met de aanmelding en leg het definitieve cateringmenu uiterlijk enkele dagen vooraf vast. Houd houdbare producten apart van vers voedsel en gekoelde dranken.
Koel dranken en vul de koelboxen op de dag zelf met voldoende koelelementen. Zet vers voedsel pas vlak voor vertrek klaar en gebruik aparte snijplanken en messen voor de voorbereiding.
Maak per onderdeel een inpakcontrole: servies, bestek, serveerschalen, opscheplepels, koffiekopjes, thermoskannen en koffiezetapparaten worden snel vergeten wanneer ze verspreid liggen.
Test draagbare speakers, microfoon, stekkerdozen, verlengkabels en oplaadkabels vóór vertrek. Leg de gastenlijst bij de opstapplaats en wijs één persoon aan voor afvinken en welkomstdrankjes.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een rondvaart reserveren?: Reserveer de boot en route zodra je een verwachte groepsgrootte hebt, bij voorkeur enkele weken vooraf. Bevestig offerte, voorwaarden en opstapplaats uiterlijk 7 dagen voor vertrek.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een rondvaart?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de vaartijd. Neem extra water mee, vooral wanneer gasten meerdere uren aan boord zijn.
Wanneer moet ik de catering voor een rondvaart regelen?: Stel het menu uiterlijk 7 dagen vooraf vast, zodat je dieetwensen nog kunt verwerken. Doe houdbare boodschappen eerder en bereid vers voedsel op de dag van vertrek.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een rondvaart op te bouwen?: Plan minimaal 60 minuten vóór vertrek voor controle van boot en opstapplaats, tafels, buffet, versiering, muziek en dranken. Kom je ook catering brengen en uitladen, reken dan op extra tijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.